Der Use-Case: Mehrarbeit beantragen
Beantragung und Verwaltung von Mehrarbeitsanträgen mittels SAP ESS/MSS Services
Mit Hilfe des von p78 umgesetzten Mehrarbeitsantrages können die zuständigen Führungskräfte innerhalb des Manager Self-Services (MSS) oder die Mitarbeitenden selbst, in Form eines Employee Self-Services (ESS), Mehrarbeitsanträge direkt im SAP System initiieren und abwickeln (lassen).
Warum Mehrarbeitsanträge?
Mehrarbeiten gehören aufgrund saisonaler Schwankungen oder besonderer Auftragslagen immer öfter zum Alltag vieler Unternehmen. Ein Mehrarbeits--antrag wird gestellt, wenn der Mitarbeitende voraussichtlich mehr arbeiten soll bzw. muss, als es sein Arbeitsvertrag vorsieht. In Konzernen fallen in der Regel jährlich Mehrarbeits--anträge im fünfstelligen Bereich an.
Oftmals werden Mehrarbeitsanträge konventionell, d. h. papierbasiert gestellt und zwischen den Verantwortlichen ausgetauscht.
Enorme Entlastung für Manager und Personalverantwortliche
Mit dem Mehr--arbeitantrag für SAP HCM Self-Services können Führungskräfte Mehrarbeits--anträge für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig einreichen. Durch den digitalen Prozess werden wertvolle Ressourcen eingespart, der administrative Aufwand in der Personal--abteilung verringert und die Durchlauf--zeiten der Anträge erheblich beschleunigt.
Dank dem standardisierten und revisions--sicheren Prozess zur Beantragung von Mehrarbeitende müssen Formulare nicht länger manuell im SAP System hinterlegt werden. Auch werden Medien--brüche vermieden.
Unser Use-Case zeigt einen digitalen Lösungs--ansatz auf Basis einer komplexen Individual--programmierung für ein Unternehmen der Automobil--industrie, welches mittels SAP Fiori bzw. SAPUI5 realisiert wurde. Die Antrags--stellung für Mehrarbeit wird in diesem Szenario durch den betreffenden Mitarbeitenden selbst (ESS), oder in Form eines Manager Self-Services (MSS) von der zuständigen Führungs--kraft im SAP HCM System initiiert.
Alle Features im Überblick
- Flexibel konfigurierbarer Genehmigungs--prozess (workflow--gesteuert) inkl. automatischer E-Mail-Benachrichtigung an alle Prozessbeteiligten
- Intuitive sowie responsive Benutzer--oberfläche (auf Basis SAPUI5) für alle Prozzess--beteiligten und Devices
- Durchgängiger End-to-end-Prozess mit dem Ziel minimaler Bearbeitungs--zeiten und der Vermeidung von Medienbrüchen
- Kein manueller Pflegeaufwand für diverse Fachbereiche
- Möglichkeit für Massenanträge und -genehmigungen
- Einfache und schnelle Nachverfolgung der Aufträge sowie aktuelles und übersichtliches Reporting
- Integrative Weiterverarbeitung aller relevanten Daten z. B. innerhalb der SAP HCM Zeitwirtschaft (PT) und Personalabrechnung (PY)
Bestandteile des Mehrarbeitsantrages
Der Mehrarbeitsantrag bezieht sich immer auf einzelne Personen und kann immer nur dann freigegeben werden, wenn die aufgeführten Mitarbeitende, das Thema und die Begründung für die Entscheidung dem Genehmigenden vorliegen. Die Formularmaske des Mehrarbeitsantrags weist dementsprechend mindestens die folgende Bestandteile auf:
- die Antragskategorie (wie Messen, Dienstreise, Wochenendproduktion)
- Thema
- Zeitraum (Kontingent oder tagesgenau)
- Mitarbeitende
- Mitarbeitereinverständnis
- Begründung für die Entscheidung
- Ausgleichsart (Freizeitausgleich vs. Auszahlung)
Workflow Definition
Der mit Hilfe von p78 umgesetzte Mehrarbeitsantrag bringt einen definierten Workflow als "Vorschlag" für die Steuerung des Genehmigungsprozesses mit, welcher individuell konfiguriert werden kann:
- Konfigurierbares Prozess-Template
- Automatisierter mehrstufiger Genehmigungsprozess: Flexible Abbildung der Genehmigungsschritte
- Konfiguration der Aktivitäten vor und nach der Genehmigung bzw. Ablehnung und nach der Verbuchung
- Automatische E-Mail-Benachrichtigungen an alle Beteiligten / Rollen
Transparentes Reporting
Alle gestellten Anträge und Mehrarbeitskonten der Mitarbeitenden sind jederzeit für alle Vorgesetzten, Sachbearbeitenden und Betriebsräte einsehbar. Dadurch können Sie die Kontrolle behalten, rechtliche Rahmenbedingungen einhalten und eventuelle Arbeitszeitverstöße vorbeugen.
Mobilfähige Lösung
Der mit Hilfe von p78 umgesetzte Mehrarbeitsantrags basiert auf der neuesten SAPUI5/SAP Fiori Technologie und ermöglicht somit den NutzerInnen eine intuitive Bedienbarkeit. Das UI5-Framework ist responsive und daher sowohl für Mobile-, als auch für eine Desktop-Bedienung geeignet.