Mitarbeitereinsatzplanung bei dm-drogerie markt

Mitarbeiter­zentrierte Personal­einsatz­planung im Rahmen der SAP Self-Services

Die Personaleinsatzplanung ist für viele Unternehmen ein wichtiges Teilgebiet der Personalplanung, um Mitarbeiter unter Berücksichtigung von qualitativen, quantitativen und zeitlichen Aspekten sowie persönlichen Präferenzen einzuplanen. Oftmals ist eine integrative Verknüpfung zum Personal-/ERP-System, in unserem Falle zum SAP HCM Zeitwirtschafts-System (PT), essentiell. So auch bei unserem Referenzkunden dm-drogerie markt.

Personaleinsatzplanung (PEP)

Die Personal­einsatz­planung soll kurz-, mittel- und langfristig garantieren, dass die vorhandenen Mit­arbeiter­kapazitäten die aktuelle Auftrags­lage oder aber auch die Öffnungs­zeiten des Unternehmens abdecken. Denn nur wenn die erforderlichen Personal­ressourcen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Qualität vorhanden sind, können die Unternehmensziele erreicht werden.

 

Besonders in Organisationen mit Schichtbetrieb, so wie in Betrieben mit einem erhöhten bereichs­übergreifenden Personal­bedarf wie in der Produktion, im (Einzel-)Handel, im Gesundheitswesen, in der Dienstleistungs­branche oder in der Logistik ist die Personal­einsatz­planung zwingend notwendig und verlangt oft die direkte Integration mit dem vorhandenen SAP ERP System.

Vereinigung von Unternehmens- und Mitarbeiterinteressen

Es liegt in der Verantwortung des Personal­bereichs, Mitarbeitenden mit einer bewussten und voraus­schauenden PEP möglichst effizient einzusetzen, um sowohl personelle Engpässe als auch Über­kapazitäten zu vermeiden. Idealerweise ist der Prozess zur Personal­einsatz­planung so gestaltet, dass die über­geordneten Belange des Unternehmens und die persönlichen Präferenzen der Mitarbeitenden berücksichtigt werden: Eine vorgeschaltete Personal­bedarfs­ermittlung gibt sowohl dem Unternehmen als auch dem Mitarbeiter ausreichende Planungssicherheit und gibt den Beschäftigten die Möglichkeit die persönlichen Arbeitszeiten mit zu gestalten.

Da sehr viele Parameter beachtet werden müssen und die Komplexität auf diesem Gebiet auch in Zukunft weiter zunehmen wird, bildet ein digitales Personal-einsatzplanungs­system eine wesentliche Basis für den Unternehmenserfolg und die Mitarbeiterzufriedenheit.

Unser Use-Case zeigt einen digitalen und integrativen Lösungs­ansatz auf Basis einer Individual­programmierung für dm-drogerie markt, der mittels SAP Fiori bzw. SAPUI5 realisiert wurde. Die Mitarbeiter­einsatz­planung wird in diesem Szenario durch den betreffenden Mitarbeitenden selbst (ESS) sowie durch dessen Führungskraft oder den Planer in Form eines Manager Self-Services (MSS) im SAP HCM System erstellt.  

Mann mit Smartphone in der Hand übernimmt Zeiten in den Papierkalender vor ihm.

Rahmen­bedingungen und Key-Anforderungen

  • dm-drogerie markt arbeitet filialzentriert - jede Filiale organisiert sich selbst.
  • Die Unternehmenskultur von dm-drogerie markt sieht vor, dass sich jeder in den Prozess der Mitarbeitereinsatzplanung (MEP) mit einbringen kann. Die Einplanung erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen Bedürfnisse des Mitarbeiters und der Bedarfe der Filiale. 
  • Durch die intensiven Mitarbeitermitbe­stimmungs­rechte ergibt sich die Anforder­ung an insgesamt vier Applikationen, die Mitarbeitern, Planern und Führungskräften die MEP-Planung Hand in Hand ermöglichen. 
  • Das Zusammenspiel und der Datenaus­tausch der Applikationen sowie die direkte Einbindung in das bestehende Personalwirtschaftssystem (SAP HCM) muss gewährleistet werden. 
Mann trinkt Kaffee und plant seine Arbeitszeiten am Desktopbildschirm.

1. Freigabe des Planungszeitraums

Auf Basis einer tages- und stundenbasierten Mitarbeiterbedarfsermittlung kann der Planer Serienanwesenheiten verwalten oder beispielsweise spezielle Tagesinfos ergänzen.

Die Freigabe des gewünschten Planungszeitraums mit einem definierten Rückgabedatum übergibt die Einsatzplanung an die Mitarbeitenden, die sich bis zu diesem Datum anhand der Bedarfe selbständig einplanen.

Zwei Smartphones mit dem Kalender und Arbeitszeiten.

2. Mitarbeiter planen sich selbstständig ein

Die Mitarbeiter können sich mithilfe der Einplanungs-App am Smartphone für den freigegebenen Planungszeitraum einplanen.

Der Einstieg über einen Kalender und die Farbgebung einzelner Kalendertage (z.B. bei Urlaub oder bereits geplanten Arbeitszeiten) ermöglichen eine einfache und intuitive Nutzung.

Die Einplanung wird dem Mitarbeiter durch die Anzeige verschiedener Kennzahlen, die grafische Darstellung der Bedarfe und deren Deckung sowie  persönlicher Informationen (aktueller Zeitsaldo, Freiwünsche, Qualifikationen) erleichtert.

Ziel der Einplanungs-App ist es, dem Mitarbeiter alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die er benötigt, um seine individuellen Arbeitszeitwünsche mit dem Bedarf der Filiale in Einklang zu bringen.

Mann arbeitet am Laptop an der Mitarbeitereinsatzplanung.

3. Prüfung und Finalisierung der Planung

Nach Erreichen des Rückgabedatums prüft der Planer, ob die Bedarfe der Filiale im Planungszeitraum ausreichend gedeckt sind.

Der Planer wird dabei durch eine Planungszusammenfassung unterstützt, die bestimmte Auffälligkeiten (wie beispielsweise Über-/Unterdeckung) direkt hervorhebt . 

Auf dieser Basis nimmt der Planer etwaige Korrekturen vor und gibt die Planung final frei.

Smartphone mit finalem Einsatzplan.

4. Finaler Einsatzplan

Die Mitarbeiter können ihre freigegebenen Arbeitszeiten und die der Kollegen am Smartphone einsehen.

Dadurch kann der Mitarbeiter einfach erkennen:

  • Wann arbeite ich an welchem Tag? 
  • Wer arbeitet an welchem Tag mit mir zusammen?
  • Wer löst mich nach meiner Schicht ab?
  • Mit wem kann ich ggf. meine Schicht tauschen?

Demo der neuen dm-Mitarbeiter­einsatz­planung User Journey und SAPUI5 Benutzer­oberfläche:

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