Strategischer Durchblick: Wie Rodenstock eine zukunftssichere HR/IT-Strategie gestaltet
Erarbeitung einer HR/IT-Transformation-Roadmap für die Zeit nach SAP ERP HCM
Unternehmen / Branche
Rodenstock GmbH / Augenoptik
Leistungsspektrum
Die Rodenstock Gruppe fertigt als globaler Innovationsführer im Bereich Vision Care hochwertige biometrische Brillengläser, sowie Systeme zur Augenvermessung für Augenoptiker. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in München und beschäftigt rund 5.000 Mitarbeitende weltweit.
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SAP HCM-Anwenderunternehmen bewegen sich immer mehr in Richtung Cloud, denn das bewährte SAP ERP HCM on-premise System wird auf absehbare Zeit für Kunden auslaufen. Bei Rodenstock, dem Spezialisten für hochwertige Brillengläser, hat man erkannt, dass die eigene HR/IT Systemlandschaft darum neu aufgestellt werden muss und frühzeitig damit begonnen, sich mit den Fragen zu beschäftigen, die sich daraus ergeben: Wie muss das Personalmanagement in Zukunft gestalten werden? Welche Optionen zu SAP ERP HCM existieren? Nutzen wir ausschließlich SAP SuccessFactors, die HR-Cloudlösung von SAP, oder doch besser eine hybride Lösung? Wie lange dauert eine Transformation und welche technischen Abhängigkeiten müssen berücksichtigt werden?
Die Rodenstock Gruppe aus München fertigt hochwertige Brillengläser und Systeme zur Augenvermessung für Augenoptiker. Der Fokus liegt dabei im Bereich biometrischer Brillengläser, in dem Rodenstock Innovationsführer ist: Für ein biometrisches Brillenglas von Rodenstock wird die einzigartige Form und Größe jeden Auges individuell vermessen und auf Basis dieser Daten wird jedes einzelne Brillenglas präzise anhand der Biometrie des Auges seiner Trägerin oder seines Trägers gefertigt. Auf diese Weise stellt Rodenstock pro Jahr mehrere Millionen Brillengläser her.
Seit der Gründung vor über 145 Jahren ist Rodenstock Pionier des Fortschritts in der Augenoptik. Rodenstock hält über 500 Patente weltweit. Mit der Einführung der biometrischen Brillengläser hat Rodenstock eine Innovation hervorgebracht, die das Sehen von Millionen von Menschen mit Brille auf ein neues Niveau gehoben hat. Basis dieses Strebens nach neuen, besseren Lösungen sind die Menschen, die bei Rodenstock arbeiten. Weiterhin die besten Köpfe für das Unternehmen zu gewinnen und zu binden, bleibt der Schlüssel zum zukünftigen Erfolg des Unternehmens. Mit dem absehbaren Wartungsende der on-premise basierten Human Capital Management Lösung - SAP ERP HCM - stehen große Veränderungen im HR/IT-Bereich an. Dies war der Anlass für die Verantwortlichen bei Rodenstock, gemeinsam mit p78 die zukünftigen Ziele und die Wege für eine zukunftssichere HR/IT-Systemlandschaft zu erarbeiten. Es soll eine valide Entscheidungsgrundlage für die anstehende HR/IT-Transformation vorliegen.
Planungshorizont
aber weltweit ausrollbar
die Zukunft
Auch ein gut funktionierendes System hat zeitliche und funktionelle Grenzen
Rodenstock hat seit vielen Jahren SAP ERP HCM on-premise als führendes personalwirtschaftliches System in Deutschland im Einsatz. Durch seinen modularen Aufbau deckt es bereits eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im HR-Bereich ab, zahlreiche Eigenentwicklungen ergänzen den Funktionsumfang.
Da der Support für dieses System seitens des Softwareherstellers nur noch bis 2027 gegeben ist, im sog. Extended Service bis 2030, war den Verantwortlichen klar, dass in absehbarer Zukunft eine größere HR/IT Transformation ansteht. Und dass es besser ist, diesen Wandel frühzeitig anzugehen. Denn die Erfahrung hat gezeigt, dass eine derartige Weiterentwicklung eines etabliertes und „gewachsenen“ HR-Systems oft ein mehrjähriges Vorhaben ist. Gut, wenn die Beteiligten sich sowohl über die Marschrichtung einig sind als auch die Vorarbeiten bereits erledigt sind.
Um eine Entscheidung für eine Transformation der bestehenden Systemlandschaft fällen zu können, beschlossen die Verantwortlichen bei Rodenstock sich externe Kompetenz ins Haus zu holen. „Wenn wir etwas machen, dann muss es auch zukunftssicher sein,“ so Andreas Schmitz, Director IT, Strategy & Digital Transformation bei Rodenstock. Die Wahl dabei fiel auf p78 als HR/IT Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, das sowohl reichlich ausgewiesene Expertise für eine Transformationsberatung als auch tiefgreifendes Know-how rund um die IT-Lösungen SAP SuccessFactors, SAP ERP HCM, SAP HCM for S/4HANA (H4S4) sowie SAP Concur besitzt.
Der Weg führt zum Ziel: Die Stufen einer HR/IT Transformation Roadmap
Eine HR/IT-Transformation Roadmap ist ein mehrstufiger, iterativer Prozess, in dem alle Beteiligten gemeinsam den Status Quo analysieren und im Einklang mit der Unternehmens- bzw. HR-Strategie ein Zielbild der präferierten HR/IT-Architektur sowie deren konkreten Umsetzungsmöglichkeiten erarbeiten.
Als Prämisse für die Entwicklung der Roadmap galt bei Rodenstock folgendes: Die Roadmap soll eine Perspektive über den Zeitraum der nächsten vier bis fünf Jahre geben. Die Ergebnisse gelten zunächst nur für die Niederlassungen und Töchter in Deutschland, können langfristig, aber auch global angewendet werden. Da Rodenstock unternehmensweit eine SAP Strategie verfolgt, konzentrierte sich die System- und Lösungsbetrachtung auf das Produktportfolio der Walldorfer.
Das Format für die Ausarbeitung der HR/IT-Roadmap, waren gemeinsame Workshops mit allen für das Projekt relevanten Stakeholdern von Rodenstock und p78. Punktuelle Interviewtermine mit Schlüsselpersonen und Know-How-Trägern rundeten das strukturierte Verfahren ab. In Phase 1 legten alle Beteiligten mit den sogenannten „Guiding Principles“ die Leitlinien für das Projekt fest und analysierten im Rahmen einer As-Is-Analyse den Status Quo. In Phase 2 wurden verschiedene Lösungsszenarien entwickelt und deren Umsetzung konzipiert. Darauf folgte eine Bewertung dieser Optionen.
Zweck der HR/IT-Transformation Roadmap ist, eine optimale Ausrichtung der HR-Systeme in Bezug auf die aktuellen und zukünftigen Anforderungen und Rahmenbedingungen zu definieren. Die Ergebnisse der Roadmap dienen als Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Transformation, die dadurch klarer und zielgerichteter umgesetzt werden kann.
Phase 1: Wo stehen wir? Wo wollen wir hin?
Wichtige Handlungsprämissen und Rahmenbedingungen bilden in Form der Guiding Principles die „Leitplanken“ der künftigen Roadmap. Auf dieser Basis werden dann entlang des Employee Lifecycles die fachlichen Anforderungen und Wünsche an eine zukünftige Lösung diskutiert und erhoben. Dabei ist es wichtig, immer eine umfassende Perspektive auf die HR-Organisation, Prozesse und Technologien sowie deren Wechselwirkungen zu bewahren.
Folgt man diesen Verfahren, führt das zu den richtigen Lösungen.
Für den Bereich HR-Systeme und Technologien galt: Der Workshop konzentriert sich auf eine mittelfristige Abbildung aller Prozesse mittels SAP-Systeme, um das optimale Zusammenspiel aller Komponenten zu gewährleisten. Anstelle des bisherigen on-premise basierten Ansatzes soll ein stärkerer Fokus auf der Cloud liegen. Eine zentrale HR-Plattform soll eine verbesserte User-Experience auf allen (mobilen) Endgeräten ohne Systembrüche bieten. Zusätzlich soll die zukünftige Lösung skalierbarer und offen für zukünftige Veränderungen sein.
Für den Bereich Budget / TCO galt folgendes: Neue Mittel sollen überlegt und mit maximaler Effizienz eingesetzt werden. Bereits vorhandene Ressourcen und Investitionen sollten möglichst weiterverwendet werden. Bewährte, aber zukunftssichere Lösungen sind innovativeren, aber risikoreicheren vorzuziehen.
Bei den HR-Prozessen wurde ein starker Fokus auf die Nutzung von Self-Services durch die Mitarbeitenden gelegt. Für eine gute Benutzerfreundlichkeit und hohe Effizienz sollten Prozesse daher in hohem Maße standardisiert und auf einer globalen Ebene entworfen werden. Damit soll auch die Konsistenz von Entscheidungen und deren Einklang mit den Compliance-Regeln sichergestellt werden. Gleichzeitig sollten Prozesse so gestaltet sein, dass sie offen für Veränderung und innovative Ansätze sind.
Für die Prozessgestaltung sollten bewährte Vorgehensweisen, wie zum Beispiel Best-Practice-Beispiele von p78 hergezogen werden.
Sobald die Leitlinien stehen, alle Prozesse und der Employee Lifecycle durchleuchtet und auftretende Zielkonflikte aufgelöst sind, kann die Frage nach den möglichen Transformationszielen beantwortet werden.
Das geschieht in der Definition von Zielszenarien. Dabei wurde klar, dass für Rodenstock im SAP-Umfeld mittelfristig nur die on-premise basierte Nachfolgelösung SAP ERP HCM for S/4HANA (H4S4) oder eine hybride Systemlandschaft bestehend aus H4S4 und ausgewählten Komponenten der SAP SuccessFactors HXM-Suite im Sinne eines „Core-Hybrides“ in Betracht kommt.
Phase 2: Vom Erarbeiten von Zielszenarien bis hin zu einer fundierten Entscheidungsgrundlage
Wie die erste Phase bestand auch die zweite Phase aus gemeinsamen Workshops. Hier ging es darum, konkrete Zielszenarien für die HR/-IT-Infrastruktur und -Prozesse anhand von Systemdemos kennenzulernen und auszuarbeiten. Die spezifischen Vor- und Nachteile in Bezug auf die Guiding Principles wurden in einer Bewertungsmatrix gegenübergestellt. Ergänzend dazu erhielt jedes Szenario einen Fahrplan für die organisatorische und zeitliche Umsetzung.
Im konkreten Fall waren das unterschiedliche Szenarien, die beispielsweise einen ausschließlichen Einsatz von H4S4, aber auch verschiedene Ausprägungen von hybriden Ansätzen in Verbindung mit SAP SuccessFactors vorsahen. Auch wurde der Einsatz von SAP Build Work Zone respektive SAP SucessFactors Work Zone als künftiger digitaler Arbeitsplatz für die Mitarbeitenden bei Rodenstock geprüft.
Das Ergebnis und der Mehrwert für die Verantwortlichen bei Rodenstock durch die HR/IT-Transformation-Roadmap ist es, nicht nur die verschiedenen möglichen Szenarien und deren spezifischen Vor- und Nachteile zu kennen, sondern auch zu wissen, wie man diese umsetzt und welchen Zeitrahmen man dafür einplanen sollte.
Dies ergibt eine faktenbasierte Entscheidungsgrundlage, um zum Zeitpunkt X nun schnell und zielgerichtet handeln zu können. Denn auch wenn durch die HR/IT-Transformation-Roadmap klar wurde, dass das aktuelle SAP ERP HCM on-premise noch ein paar Jahre weiterlaufen kann, ist genauso klar, dass bis allerspätestens 2030 eine Transformation stattgefunden haben muss.