Egal ob Organisationsdiagramm, Organisationsplan, Organisationsschaubild, Strukturplan oder Stellenplan, letztlich bezeichnen all diese Formen des Organigramms eine vereinfachte, grafische Darstellung der Aufbauorganisation eines Unternehmens. Die Zielsetzung eines solchen Organigramms: Die Organisation und die entsprechenden Leitungsbeziehungen zwischen den einzelnen Organisationseinheiten sollen transparent dargestellt werden. Ferner sollen entsprechende Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar erkennbar werden. Je nach Ausprägung kommen Kommunikationsbeziehungen oder die personelle Besetzung von existierenden Stellen, Stäben und Abteilungen hinzu.
Stellt sich die Frage, wie ein Organigramm all diesen Anforderungen gerecht werden kann. Und wie sich dieses mit möglichst wenig Aufwand und im besten Falle softwaregestützt erstellen und publizieren lässt. Rund um diese Fragestellungen diskutieren Michael Scheffler, Geschäftsführer bei projekt0708 und Michael Grimm, einer der Gründer und Geschäftsführer von Ingentis.
Ergänzende Informationen zu dieser Episode:
- Landingpage zum Ingentis org.manager: https://www.ingentis.com/de/ingentis-org-manager/
- Individualisierte Organigramme und Simulationen auf Basis von SAP SuccessFactors: https://www.ingentis.com/de/produkte/org-manager-suite/web-for-sf/
- projekt0708 Live-Webinar am 24.01.2023 "Ingentis org.manager for SAP SuccessFactors"
Das Interview zum Nachlesen
Die Evolution des Organigramms
Moderne Organigramme im Jahr 2022: Wichtige Bestandteile und deren Bedeutung für Anwenderunternehmen
Michael Scheffler:
Du hast es ja gerade schon eingeleitet das Thema, wir wollen uns heute über Organigramme unterhalten und der Titel der heutigen Episode lautet auch „die Evolution des Organigramms“, daher habe ich in Vorbereitung auf das heutige Gespräch mal ein wenig bei Wikipedia recherchiert, wie man das heutzutage so macht. Das Ur-Organigramm wurde erstmals von einem Eisenbahnmanager, Daniel Craig McCallum, um 1855 angewendet. Der ist, wie ich das dort entnommen habe, der Urvater des Organigramms und demnach hat das fast schon wie ihr (lacht) einige Jahre auf dem Buckel.
Meine Frage nur an dich, was genau macht deiner Erfahrung nach ein Organigramm im Jahr 2022 inhaltlich aus? Auf welche Bestandteile gilt es denn besonders zu achten aus Blick der Anwenderunternehmen?
Michael Grimm:
Zunächst einmal muss ich sagen, dass das Organigramm in seiner Grundform sicher grundsätzlich zu dem, was du gerade erwähnt hast, was da als die Urform gilt, jetzt nicht in seinen Grundzügen verändert hat. Organigramme sollen in einer leicht verständlichen Art und Weise die oftmals doch sehr komplexen Organisationen von Firmen oder Behörden übersichtlich darstellen, sodass es für uns leicht zu verstehen ist. Dieses Grundthema hat sich ja erstmal an und für sich nicht verändert. Das ist zumindest mein Eindruck, das hat oftmals zur Konsequenz, dass das Organigramm als solches einen angestaubten Ruf genießt.
So „das ist von früher, das hat man früher so gemacht, das ist ja alles gar nicht mehr so“, das stimmt aber einfach nicht. Firmen haben Hierarchien, Firmen haben Strukturen, auch wenn die jetzt mittlerweile agiler geworden sind, was gut und richtig ist, aber Strukturen haben sie trotzdem und die lassen sich über eine Visualisierung, über ein Organigramm eben sehr schön und verständlich einfach darstellen. Ich sage es mal so, wir Menschen sind visuelle Wesen und da hilft es enorm, wenn man komplexe Strukturen eben versucht durch eine Visualisierung begreifbar zu machen.
Der Daniel Craig McCallum, den du angesprochen hast, hat das 1855 sehr schön gemacht und denjenigen, die das nicht kennen, kann ich nur empfehlen, auch mal danach zu googlen. Das ist ein sehr künstlerisch wertvolles Organigramm, was ein bisschen an einen Baum erinnert. Das ist auch künstlerisch sehr schön gemacht. Ganz so künstlerisch sind die Organigramme heutzutage vielleicht nicht mehr, aber von der Grundform her absolut vergleichbar.
Ich denke, wo dann auch ein bisschen die Gefahren drin liegen, sind eben diese Visualisierungen, die man nutzen kann und das geht jetzt über das Organigramm hinaus, trifft aber auch auf das Organigramm zu, da kann man auch viele Fehler machen. Einer der beliebtesten Fehler ist, dass man Visualisierungen einfach mit Informationen überfrachtet. Dazu lädt ein Organigramm förmlich ein. Ich habe da diese Kästchen, da kann ich Informationen reinschreiben, da kann ich zwei Informationen reinschreiben oder auch 20. Da ist viel Flexibilität in der Gestaltung vorhanden und das birgt durchaus auch Gefahren. Denen muss man sich bewusst sein, wenn man versucht etwas klar und übersichtlich darzustellen.
Auf der anderen Seite ist es natürlich so, dass ein Organigramm heutzutage mehr sein sollte als Vor- und Nachname und vielleicht noch eine Stellenbezeichnung und Nummer, weil einfach damit das Potential der Visualisierung verschenkt wird. Man kann ganz viel arbeiten mit Einfärbungen, mit Nutzung von grafischen Symbolen, um eben auf bestimmte Sachverhalte aufmerksam zu machen. Auch hier ist wieder das richtige Maß zu finden. Das ist das Entscheidende.
Deswegen ist es heutzutage so, dass man nicht sagen kann bei einer Firma „da gibt es das eine Organigramm und das ist dann für die Firma gültig und das ist gut und richtig so“, sondern ein Organigramm kann viele verschiedene Ausprägungen haben und sollte die auch haben unserer Meinung nach, weil man damit einfach die verschiedenen Sachverhalte entsprechend visualisieren kann ohne zu versuchen alles in eine Darstellung zu packen.
Michael Scheffler:
Also quasi verschiedene Sichten auf das Organigramm eines Unternehmens?
Michael Grimm:
So ist es. Verschiedene Sichten mit verschiedenen Daten mit verschiedenen Zielgruppen vielleicht auch innerhalb des Unternehmens, die man damit ansprechen möchte, die man mit Informationen versorgen möchte. Da gibt es ganz viele Komponenten, die da mit reinspielen.
Effizientes Organisationsmanagement mit Ingentis org.manager: Ein Überblick über die Funktionen und Schnittstellen für SAP-Anwenderunternehmen
Michael Scheffler:
Absolut. Jetzt sind wir auch schon mitten in der Sache, du hast es ja vorhin angesprochen, euer Flaggschiff, eure Softwarelösung „Ingentis org.manager“ ermöglicht ja eine automatisierte Organigramm-Erstellung und -Publizierung.
Ich weiß nicht, ob es das noch gibt, aber der eine oder andere kennt eure Lösung vielleicht noch nicht, vielleicht kannst du uns da nochmal, sprich den ZuhörerInnen, nochmal einen kurzen Überblick über eure Lösung verschaffen, also was der Funktionsumfang hergibt und vielleicht nochmal grundsätzlich, wenn ich das vorausschicken darf, ihr visualisiert ja, jetzt für SAP-Anwenderunternehmen relevant, Daten aus dem führenden HR-System und dann quasi eins zu eins und man kann natürlich noch drauf Einfluss nehmen, wie ich weiß, das bedeutet z. B. aus dem SAP HCM Organisationsmanagement, also der On-Premise-basierten Variante oder eben aus dem SAP SuccessFactors Position Management.
Dort werden die Daten extrahiert und für beides habt ihr ja eine Schnittstelle geschaffen. Es gibt auch Schnittstellen Richtung anderer Non-SAP-Lösungen, aber bevor ich viel rede, vielleicht kannst du uns da mal einen Überblick verschaffen.
Michael Grimm:
Wo fange ich da an (lacht)? Wir haben es ja gerade schon gesagt, wir entwickeln die Lösung seit mittlerweile fast 25 Jahren, fast so lange wie es die Firma gibt und da ist die natürlich mit im Laufe der Jahre gewachsen. Die Basisfunktion, dass wir die weltbeste Software bieten möchten, um automatisiert Organigramme zu visualisieren, die ist natürlich geblieben und ich glaube da sind wir sehr gut dabei.
Was ganz wichtig ist, ist eben dieses Wort „automatisiert“, d. h. Ingentis org.manager ist kein Zeichentool, sondern wir, wie du es gerade schon richtig mit den Beispielen der SAP-Produkte erläutert hast, binden uns an HR-Lösungen an, ziehen uns dort die Daten, werten die entsprechend aus und visualisieren die dann. Das sind so die Grundfunktionen, die HR-Daten. Und warum ist das gerade so spannend? Weil die HR-Daten in Organisationen, die eine relativ überschaubare Größe haben, sich täglich ändern. Täglich werden Mitarbeiter ins Team geholt oder freigestellt, es verändert sich die Struktur. Da ist immer Veränderung gegeben und die muss ich natürlich im Organigramm möglichst zeitnah widerspiegeln.Das ist die Grundfunktion, die das Produkt abdeckt.
Mittlerweile ist es aber so, dass wir diesem Grundanspruch weiter entwachsen sind und wir mittlerweile viele Themen aus Bereichen, HR Analytics abdecken, wir unterstützen Organisationsabteilungen in der Planung von zukünftigen Strukturen und Mitarbeiterressourcen auch und wenn man dann noch diese Möglichkeiten kombiniert in Bezug auf was wir zu leisten im Stande sind, wenn es um das Thema Datenauswertungen geht, Berechnungen, die im Hintergrund ablaufen können und eben der wirklich sehr flexiblen Darstellungsmöglichkeiten, die wir bieten, dann hat man mit dem Ingentis org.manager wirklich für die HR-Abteilung und für das Management von solchen Organisationen wirklich ein sehr mächtiges Werkzeug an der Hand, was auch maßgeblich zum Erfolg mit beitragen kann.
Es ist wirklich eine Lösung, die weit über ein reines, ich will es nicht despektierlich sagen, Personaltool hinausgeht. Dadurch auch gerade dieses über viele Jahre heiß diskutierte Thema einfach mit unterstützen, „wie schafft es der Personalbereich ein bisschen mehr auf Managementebene präsent zu sein?“ und ich glaube da haben wir mit unserer Lösung schon einen gewissen Beitrag geleistet.
Best Practices für die Organigramm-Erstellung mit Ingentis org.manager
Michael Scheffler:
Super spannend, Michael. Ich selbst kenne ja auch den Ingentis org.manager aus OM-Einführungsprojekten bzw. SuccessFactors-Projekten und muss sagen, ihr habt da echt ein geniales Tool geschaffen, Chapeau.
Jetzt hast du schon einen sehr umfassenden Überblick gegeben über eure Funktionen oder den Funktionsumfang der Lösung, jetzt glaube ich könnte es unsere ZuhörerInnen besonders interessieren, ob du uns dazu ein paar good practices geben könntest, im Sinne wie man ein Organigramm auf Basis von Ingentis org.manager im besten Fall ausprägt? Du hast vorhin schon den Tipp gegeben „nicht mit Informationen überladen“, hast du da noch ein paar Tipps aus der Praxis für die ZuhörerInnen?
Michael Grimm:
Nachdem man den ersten Schritt gegangen ist und hat dann mal ein automatisiert erzeugtes Organigramm, dann sollte man sich natürlich die Frage stellen „welche HR-Daten und vor allem welche Kennzahlen beschäftigen uns im HR-Reporting? Sind da vielleicht nicht einige dabei, die in so einer grafischen Visualisierung in Organigrammform wirklich gut oder vielleicht sogar besser aufgehoben wären als sie das bisher sind?“.
Das ist so eine ganz grundsätzliche Frage, die man sich relativ früh stellen sollte meiner Meinung nach. Darüber hinaus kann man natürlich noch viel weiter denken. So ein Beispiel wäre die Führungsspanne. Das ist so ein Klassiker. Oder irgendeine Auswertung zum Thema offene Planstellen, Headcounts. Aus unserer Sicht die Basics. Die sind in einem Organigramm sehr schön darstellbar und aus unserer Sicht sehr gut aufgehoben.
Wenn man dann noch ein bisschen weiterdenken möchte, dann sind es natürlich immer die Themen, die wirklich aktuell die HR-Welt beschäftigen, wo man immer dran denken sollte, egal was es für ein Thema ist, zumindest einmal drüber nachdenken schadet nichts, „kann uns da eine ansprechende Visualisierung als Firma, als Organisation voranbringen?“. Das können jetzt grundsätzliche Themen sein, die ich gerade schon angesprochen habe, Nachfolgeplanung ist auch so ein sehr spannendes Feld, wo man in einer Organigrammvisualisierung sehr viel sehr transparent darstellen kann, aber natürlich auch so Fokusthemen wie wir sie jetzt haben, die Unterstützung von Vielfältigkeit innerhalb von Unternehmen. Da kann man auch ganz viel machen, indem man einfach mal den Status Quo visuell darstellt, um auch ein Bewusstsein dafür zu schaffen „wie sind wir überhaupt aufgestellt?“.
Das kann einfach einen Unterschied machen in der Akzeptanz, solche Themen im Unternehmen voranzutreiben. Vielleicht noch einen Schritt zurück, ein bisschen ein klassischeres Thema ist auch die Kombination zwischen Personal- und Finanzdaten. Das sind oft zwei sehr getrennte Felder, die natürlich unglaublich eng verzahnt sind eigentlich. Wenn man dann eine Lösung hat, die quasi es ermöglicht die Daten, die aus dem Personal kommen und die Daten, die aus der Finanzabteilung stammen und dass man die zusammenbringt an den Stellen, wo es einfach Sinn macht und entsprechend visualisiert, das kann auch sehr große Möglichkeiten eröffnen.
Was ich noch ansprechen möchte ist das Thema Datenqualität und Reporting. Wir erleben das ganz oft, dass unsere Lösung eingeführt wird und erst wenn die Daten wirklich sichtbar werden, stellen Kunden fest, dass sie einfach beim Thema Datenqualität noch ein gewisses Verbesserungspotential haben, um es mal so zu formulieren. Es ist nicht so, dass die Daten vorher nicht verfügbar gewesen waren, sie waren aber nicht verfügbar in einer visuellen Form, sodass man eben genau diese Mängel in der Datenqualität, die vorhanden war, schlichtweg nicht gesehen hat. Wenn man das Ganze in eine visuelle Form bringt, wird vieles ganz, ganz schnell offensichtlich, was vorher irgendwo im Verborgenen lag.
Die Modellierung von Umstrukturierungen - Eine starke Funktion des Ingentis org.manager
Michael Scheffler:
Ein weiterer Schritt in der Evolution des Organigramms ist gleichzeitig auch eine nützliche Funktion, die ich selbst auch bei Kunden häufiger zum Einsatz gebracht habe und zwar meine ich die Unterstützung bei kleineren, aber auch größeren Reorganisationen innerhalb der Unternehmen. Damit meine ich die Möglichkeit, strukturelle Veränderungen und Umstrukturieren auf Grundlage der aktuellen Situation simulativ im Ingentis org.manager zu modellieren, also quasi als ein „Zeichentool“.
Du hast vorhin gesagt, ihr seid kein Zeichentool, aber an der Stelle steht die Modellierung ein bisschen im Vordergrund. Was genau geht denn da? Kannst du uns das nochmal genauer erläutern und ich habe das schon oftmals bei Kunden im Einsatz vorgefunden und ich glaube, dass das eine sehr hilfreiche Funktionalität ist.
Michael Grimm:
Absolut. Die Funktion gibt es nicht schon immer, aber die gab es sehr früh in der Geschichte der Lösung schon, weil das ist natürlich der zweite logische Schritt. Wenn ich einmal das Organigramm sehe, habe ich meinen Stand heute und in jedem Unternehmen und ich spreche da aus eigener Erfahrung und jetzt sind wir ein sehr kleines Unternehmen noch, in jedem Unternehmen wird eifrig umorganisiert, weil man berechtigt die Struktur immer wieder optimieren will.
Unsere Welt ist ja nicht langsamer geworden, sondern Dinge verändern sich eher immer schneller und da muss man reagieren können. Da ist es natürlich enorm hilfreich, wenn ich sage „ich habe hier mein Organigramm“ und dann muss ich es im Kleinen ein bisschen relativieren, weil der Nutzer kann dann im Organigramm Veränderungen vornehmen, aber das macht er nicht wie er es in einem Zeichentool machen würde, indem er einfach sagt „ich nehme hier das Kästchen und schiebe das mal 2 cm nach rechts und 5 cm nach oben“, sondern er kann das Kästchen zwar nehmen und woanders hin verschieben, aber was er verändert und das ist das wirklich Spannende, sind die Daten, die dahinter liegen.
Ich verschiebe eben dann Mitarbeiterin X unter den Mitarbeiter Y. Ich tue das visuell, indem ich natürlich auch sofort sehe „das Organigramm sieht dann anders aus“, aber auch die Daten im Hintergrund verändern sich. Das ist natürlich etwas, was sehr, sehr mächtig ist, weil ich kann dann diese Veränderungen, die wir mit protokollieren können, ich kann dann da z. B. auch eine Differenzliste erzeugen. Gerade in so Umorganisationsprojekten, die ja nie an einem Tag erledigt sind, sondern das sind ja Projekte, die sich über Wochen, manchmal Monate hinziehen können, ist natürlich diese Dokumentierung der Veränderungen, die man vornimmt, enorm wichtig und enorm wertvoll.
Wie du gesagt hast, es gibt so viele verschiedene Anwendungsfelder, das können kleinere Umorganisationen sein, die wirklich dann auch in kürzerer Zeit mal gemacht werden, aber es können Umorganisationen sein, die wirklich sehr groß aufgehängt sind, wo viele Abteilungen, viele Kollegen dann auch involviert sind in diesen Prozess. Da ist es natürlich ein enormer Mehrwert, wenn man eine Lösung hat, auf die man gemeinsam zugreifen kann und die man als diese Planungsplattform dann auch verwenden kann.
Michael Scheffler:
Absolut.
Michael Grimm:
Dabei ist es natürlich noch, wenn ich das noch sagen darf, für uns die Herausforderungen, dieses durchaus nicht unkomplexe Thema in der Benutzeroberfläche so einfach zu halten, dass es eben gut für den Nutzer durchführbar ist, weil das ist schon unser Ziel, weil da legen dann ja oft wirklich auch Personen Hand an, die jetzt nicht tagtäglich mit der Lösung arbeiten. Da eben die Balance zu finden, diese teilweise komplexeren Sachverhalte so abzudecken, dass sie noch einfach zu bedienen sind in der Oberfläche. Das ist etwas, wo wir ganz viel Zeit und hoffentlich auch Talent mit einbringen, um das hinzukriegen.
Cloudlösungen für HR mit Ingentis und SAP SuccessFactors
Michael Scheffler:
Stichwort „einfach“, das ist ein ganz guter Brückenschlag zu meiner nächsten Frage. Ein weiterer Evolutionsschritt, nicht nur bei euch, bei Ingentis, sondern generell in der, ganz breit gefasst, Informationstechnologie ist ja die Bereitstellung von Softwarelösungen über die Cloud. Das habt ihr natürlich auch erkannt und aufgegriffen, d. h. ihr habt eure Softwarelösungen hin zu Cloudlösungen geöffnet. Bspw. SAP SuccessFactors, was ja eine sehr mächtige Cloudlösung für HR darstellt, d. h. der Ingentis org.manager vor SAP SuccessFactors wie der Produktname genau lautet, läuft auf der SAP Business Technology Plattform, also ihr habt euch da wirklich auch die BTP zunutze gemacht und könnt direkt über die Benutzeroberfläche von SAP SuccessFactors aufgerufen werden.
Was genau wird damit für die SAP Anwenderunternehmen möglich? Was ist auch der Unterschied zwischen der Variante für die klassische SAP HCM On-Premise-Variante und die Cloudlösung? Kannst du das nochmal erläutern bitte?
Michael Grimm:
Ganz klar und offensichtlich, bei der einen Lösung handelt es sich um On-Prem, bei der anderen um eine Lösung, die in der Cloud läuft, auf der SAP Business Technology Plattform. Im Grunde ist es trotzdem das gleiche Produkt. Es ist lauffähig auf einer anderen Plattform und dadurch ergeben sich technische Details, die voneinander abweichen, d. h. es ist nicht 100 Prozent deckungsgleich. Die Unterschiede sind aber eher auf einer Detailebene, die ein bisschen zu weit führen würde. Ich denke das Wichtigste ist wirklich, was man gerade in Bezug auf SAP SuccessFactors wissen muss, „warum haben wir überhaupt diesen Schritt gemacht?“, zu sagen „wir machen unser Produkt auf der SAP Business Technology Plattform lauffähig“, das ist ja jetzt kein Muss. Man kann ja Cloudlösungen, die auf unterschiedlichen Plattformen laufen, miteinander verbinden und nutzbar machen.
Wir haben uns aber ganz bewusst dafür entschieden, weil wir gesagt haben, es macht gerade, wenn es um das Thema HR-Daten geht, einfach Sinn, wenn es die Möglichkeit gibt und ein Kunde auf einer bestimmten Technologie unterwegs ist, dann auch wenn man ihm die Möglichkeit geben möchte sein System zu erweitern und das auf der gleichen Plattform tun zu können, weil das macht vieles ganz viel einfacher bei den immer stärker in den Vordergrund tretenden Themen wie Datensicherheit. Es ist eben in unserem Fall so, ja, wir sind natürlich ein Dritthersteller, wir sind nicht SAP, aber die HR-Daten verlassen quasi bei der Nutzung unserer Lösung nicht das SAP-Datencenter. Das ist ein enormer Vorteil in Richtung Datensicherheit und gerade bei den Themen, die wir bespielen, ist das natürlich ein ganz, ganz großer Punkt. Was noch dazukommt, ist der Komfort, den der User damit genießt, dass wir auf der gleichen Plattform laufen, so Themen wie Single Sign On, die Integration in die Oberfläche.
Man kann wirklich direkt aus SAP SuccessFactors von einer bestimmten Person zu dieser Person im Organigramm springen und das Ganze geht auch in die andere Richtung, also aus dem Organigramm können bestimmte Dialoge im SAP SuccessFactors angesprungen werden. Das ist natürlich auch vom Benutzungskomfort her ein ganz großer Vorteil, den man natürlich nicht hätte, wenn man sich nicht so integrieren würde und einfach sagen würde „wir ziehen uns die Daten ab und laufen in unserer eigenen Welt“.
Michael Scheffler:
Sind dir da irgendwelche funktionalen „Defizite“ bekannt jetzt seitens der Bereitstellungsvariante durch die SAP? Es gibt ja da oftmals philosophische Diskussionen, ob On-Prem oder Cloud der richtige Ansatz ist. Man bewegt sich in Richtung Cloudlösungen, aber gibt es da aus deiner Perspektive im Kontext Organigrammerstellung irgendwo nochmal funktionale Einschränkungen, wenn man die eine oder andere Variante wählt?
Michael Grimm:
Wenn wir wirklich speziell über SAP sprechen, dann sprechen wir natürlich von zwei komplett unterschiedlichen HR-Systemen, SAP HCM On-Prem hat ja mit dem SAP SuccessFactors nichts zu tun. Es sind zwei komplett verschiedene Lösungen. Da ist es natürlich nicht so, dass wir aus der Organigramm-Sicht sagen „da geht irgendwas nicht, was On-Prem geht, das geht in der Cloudwelt nicht aufgrund von technischen Einschränkungen“, sondern da gibt’s ein paar Details, aber die sind wirklich sehr tief unten.
Viel spannender ist natürlich das Thema „was für Daten kommen denn von den jeweiligen Systemen?“ und da unterscheidet sich SAP HCM mit SAP SuccessFactors natürlich sehr. Die Unterschiede sind viel, viel deutlicher. Die werden weniger, SAP steht ja da auch bei Weitem nicht still, aber grundsätzlich, wenn wir ein paar Jahre zurückschauen, war SAP SuccessFactors ein amerikanisches System, was einen anderen Fokus hatte ganz am Anfang und das merkt man natürlich an verschiedenen Stellen und das wissen sicherlich viele der Zuhörer deutlich besser als ich, die vielleicht schon den Schritt gemacht haben von SAP HCM auf SAP SuccessFactors, dass es da schon viele Unterschiede gibt, die wir dann teilweise in der Visualisierung ein Stück weit abfangen können, weil wir einfach die Flexibilität mitbringen und sagen können „im SAP SuccessFactors ist es vielleicht nicht ganz so, aber wir können entsprechend drauf reagieren“.
Wir wissen, was eigentlich gemeint ist und wie es dann auch in der Oberfläche in der Visualisierung aussehen sollte und können das dann entsprechend darstellen. Das schätzen viele Kunden, auch gerade die, die den Umstieg von SAP On-Prem in die Cloud machen und gemacht haben.
HR-Daten-Visualisierung mit Ingentis org.manager: Mehr als nur Organigramme
Michael Scheffler:
Du hast mir jetzt gerade nochmal ein Stichwort gegeben, darauf würde ich gerne noch ein bisschen näher drauf eingehen. Und zwar hattest du das Thema Daten aufgegriffen. Ich habe gelernt, dass der Ingentis org.manager, das hast du ja vorhin schon angesprochen, mehr ist zwischenzeitlich als eine reine Organigrammvisualisierung und das richtige Schlagwort wäre wohl HR-Daten-Visualisierung oder visuelles Reporting, ich weiß gar nicht, wie ihr das Ganze bezeichnet. Was steckt denn dahinter?
Michael Grimm:
Wie wir es bezeichnen, ist eine gute Frage (lacht). Wir versuchen da immer am Puls der Zeit zu sein und einfach natürlich das entsprechend so zu bezeichnen, wie es im Moment gerade genannt wird. Ich bin immer noch ein Fan, dass ich es wirklich ganz einfach HR-Daten-Visualisierung nenne oder HR Data Visualization im Englischen. Das sagt eigentlich aus, was es ist.
Das Organigramm ist eben eine mögliche Form HR-Daten zu visualisieren. Es ist eine sehr bekannte, eine sehr gut einsetzbare Form, aber es gibt natürlich genügend Themen und Fälle, wo ich sage „das kann ich versuchen in ein Organigramm zu packen, aber eigentlich geht’s anders besser“.
Wir haben dann gesagt „wir wollen die beste Lösung, wenn es um das Thema Organigramme geht, sein, die verfügbar ist, aber wir wollen damit nicht aufhören“. Wir wollen die Daten, die der Kunde bei uns visualisiert in Form von Organigrammen einfach anders nutzbar machen. Mittlerweile kann man mit dem org.manager einfach auch Dashboards generieren, man kann andere Visualisierungsformen wählen. Ich nenne als Beispiel mal das Sunburst-Chart. Ich kann es in dem Audioformat hier nicht zeigen, aber ich kriege das hin. Ein Sunburst-Chart ist im Prinzip, man stelle sich den CEO einer Firma in der Mitte vor und nach außen bildet sich Ebene für Ebene ein Kreis drum herum. Damit kann ich sehr, sehr viele Daten auf einmal visualisieren. Das ist interaktiv bedienbar und stellt die Hierarchie eines Unternehmens auf eine andere Art und Weise dar. Das ist jetzt nicht besser oder schlechter als ein Organigramm, es ist nur anders.
Es gibt Anwendungsfälle, wo die Visualisierung in der Form ein bisschen mehr Sinn macht als die klassische Organigrammvisualisierung. Es gibt sogar Anwendungsfälle, wo ich beide Sichten nebeneinander legen kann und damit ganz viel Mehrwert generieren kann. Das ist nur ein Beispiel. Ansonsten ist es auch so, alles, was zur Visualisierung beiträgt, hat für uns einfach einen hohen Stellenwert. Das sind dann natürlich auch irgendwo Diagramme, ganz klassisch, wie man sie kennt, um einfach Daten entsprechend besser visualisieren zu können oder das, was ich ganz am Anfang angesprochen habe, ganz einfache Dinge wie dass ich bestimmte Themen einfach durch Icons, kleine Symbole, erkläre. Ampelsysteme, rot, grün, gelb, was auch immer, um auf bestimmte Themen in einem Organigramm aufmerksam zu machen.
So wollen wir das Ganze sehen, dass wir sagen „wir sind ein System zur HR-Datenvisualisierung“ und man muss sich die verschiedenen Fälle, die verschiedenen Themen genau ansehen und dann auch in Zusammenarbeit mit unseren Consultants, die ganz viel Erfahrung damit haben, dann entsprechend die Visualisierungen wählen, die einfach dem Zweck am besten dienen.
Michael Scheffler:
Und jeden, den diese Sunburst-Darstellung interessiert, ich bin hier gerade auch parallel auf eurer Homepage und ich sehe gerade im Bereich „Produkte org.manager Suite“, da findet man einen Screenshot bzw. eine exemplarische Darstellung und ich kannte das schon aus der Vergangenheit heraus von euch, aber es ist immer wieder beeindruckend. Das ist nochmal eine ganz andere Sicht auf die Organisation.
Michael Grimm:
Auch dann in Kombination wirklich wieder mit den Themen, die wir im Organigramm abdecken, dass man bestimmte Sachen einfärbt, highlighted. Da bin ich selbst immer wieder begeistert, klingt jetzt blöd, aber wenn ich Beispiele von Kunden sehe, denke ich „Klasse, so haben wir uns das vorgestellt“ (lacht).
Fehler vermeiden: Empfehlungen für eine erfolgreiche Einführung von Ingentis org.manager
Michael Scheffler:
Michael, um langsam zum Ende zu kommen, kannst du unseren ZuhörerInnen aus der Praxis abschließend noch ein paar „Do’s and Don’ts“ mitgeben? Was sollte man denn bei einer Einführung von Ingentis org.manager tunlichst nicht tun oder vielleicht auch doch tun? Was hast du da für Empfehlungen? Welche Fettnäpfchen lassen sich denn bei solchen Vorhaben vermeiden?
Michael Grimm:
Grundsätzlich natürlich, die Themen brauchen wir gar nicht zu besprechen, wenn man eine Software einführt, egal welche Software das ist, gibt’s immer wieder Dinge, die man tun und lassen sollte. Wenn es jetzt ein bisschen spezieller in Richtung Ingentis org.manager gehen soll, ist ein Tipp, den ich immer ganz gerne sage und das ist der allererste „denke groß und fange klein an“, weil wir in vielen, vielen Projekten einfach schon gesehen haben, das ist vielleicht dem geschuldet, wie mächtig die Lösung mittlerweile ist.
Man hat so viele Möglichkeiten und das birgt halt immer die Gefahr, dass man sagt „das machen wir noch und das und das“ und dann kriegt man das Ganze nie wirklich zum Laufen oder es dauert sehr lange, viel länger als es dauern müsste. Je länger das dann dauert, umso mehr ändern sich auch wieder Anforderungen und deswegen sagen wir „lass uns erstmal einen ersten Wurf machen und dann reden wir über Phase 2 oder wir können schon Entwürfe machen für Phase 3, aber lass uns das einfach Schritt für Schritt angehen“, weil das Schöne an unserer Lösung ist, es ist kein Einführungsprojekt nötig, wo ich erstmal ein viertel Jahr vor mich hinarbeiten muss.
Das kann durchaus schnell gehen und ich habe dann wirklich einen sog. quick win. Ich kann Kollegen dafür begeistern, die sagen „Mensch, das ist klasse, was ihr da habt, was kann man da noch machen?“ und dann kann man über die weiteren Ausbaustufen nachdenken. Wir haben viele Kunden, mit denen wir über Jahre zusammenarbeiten, die immer wieder neue Themen mit einbauen und schon viele Jahre das Programm nutzen. Das ist ein ganz spannender Punkt. Was natürlich immer hilfreich ist darüber hinaus, dass man klare Definitionen findet. Was möchte man wirklich mit der Lösung erreichen? Wenn man irgendeine Idee hat, die über das reine Organigramm hinausgeht, was ist wirklich das Ziel? Was möchte ich erreichen? Je klarer das natürlich definiert ist, umso besser kann man auch die Möglichkeiten vom Ingentis org.manager nutzen an der Stelle und dann auch zum gewünschten Ziel finden.
Wenn wir über Ziele reden, muss man sich auch die Frage immer stellen, weil wir haben es schon oft gesagt, wir visualisieren Daten. Wir generieren keine Daten, mal von der Simulationskomponente abgesehen, die wir vorhin besprochen haben. Erstmal generieren wir keine Daten, sondern wir visualisieren sie. Um irgendwelche Ziele erreichen zu können, muss ich natürlich die Daten erstmal in einer auswertbaren Form vorliegen haben und mir nutzen die besten Ideen nichts, sage ich jetzt mal, wenn die Datengrundlage nicht entsprechend vorhanden ist. Das geht auch wieder zu dem Thema Datenqualität, was wir vorhin hatten. Die Qualität muss natürlich auch passen. Wenn ich Dinge visualisiere, die vielleicht aufgrund von schlechterer Datenqualität gar nicht so sind, dann erreiche ich natürlich das Gegenteil von dem, was ich eigentlich möchte.
Einen Punkt muss ich unbedingt noch sagen, weil das ganz oft ein Thema ist, es ist ja nicht so, dass man als Firma / Organisation für alle Zeit ein System einsetzt. Wir erleben es ganz oft, dass eben Firmen sich auch für ein neues System entscheiden oder vielleicht gar nicht für einen neuen Anbieter, sondern wie in dem Fall von SAP HCM On-Prem Umstieg auf SAP SuccessFactors. Da ist es wirklich entscheidend von Vorteil, spontan verstehe ich das Herangehen komplett, wenn man sagt „ich wechsele auf ein neues System, das führe ich jetzt erstmal ein und dann binde ich danach eine Lösung an, um die Daten entsprechend zu visualisieren“.
Man sollte es genau umgekehrt machen, weil eine Lösung wie der Ingentis org.manager einfach beim Umstieg von einem HR-System auf ein anderes von enormem Vorteil sein kann, wenn ich die Daten visualisieren kann, die ich vielleicht noch im alten System habe und wenn ich sie dann mal transferiert habe, dann die gleichen Daten sofort wieder visualisieren kann und sofort sehen kann „da haben wir eine Diskrepanz“ oder ich kann eben auf bestimmte Bereiche mehr ins Detail schauen mit einer Lösung, das ist von enormem Mehrwert. Das haben wir schon in einigen Projekten gesehen, wo wir auch Kunden hatten, die gesagt haben „ich habe das schon mal gemacht, aber dadurch, dass wir jetzt den Ingentis org.manager mit im Boot hatten, das hat ganz viel Mehrwert geliefert“.
Michael Scheffler:
Super Michael. Vielen, vielen Dank. Da war einiges dabei. Ich glaube das soll allen interessierten ZuhörerInnen da draußen hilfreich sein. Wer noch nicht genügend Informationen gehört hat, den lade ich herzlich ein am 24.01.2023 an unserem gemeinsamen Webinar teilzunehmen. Ein Kollege von dir und einer von mir werden sich über das Thema org.manager im Kontext von SAP SuccessFactors unterhalten, werden auf das Thema Organigrammerstellung eingehen, Reorganisationen, was wir auch schon diskutiert haben, aber auch HR Analytics und Big Data. Ich verlinke das auch gerne nochmal in den Shownotes, gerne dazu kommen und ich für meinen Teil sage vielen Dank, Michael, mir hat es sehr viel Spaß gemacht.
Michael Grimm:
Sehr gerne. War eine Freude hier zu sein. Das mit dem Spaß kann ich zurückgeben und nochmal herzlichen Dank, dass ich hier dabei sein durfte und vielen Dank für das Zuhören.
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