Auf dem DSAG-Jahreskongress im September 2019 haben die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe und SAP gemeinsam bekannt gegeben, dass das On-Premise basierte SAP HCM als integraler Bestandteil von S/4HANA bereitgestellt werden wird. Somit garantiert SAP eine Wartung dieser Lösung entgegen bisheriger Aussagen auch nach 2025. Einmal mehr stellt sich nun für SAP Anwenderunternehmen die Frage: Was bedeutet das konkret für meine SAP HCM Systemlandschaft? Mach SAP SuccessFactors für mich nach wie vor Sinn? Und falls ja, wie gestalte ich meinen individuellen Weg in die HR-Cloud bestmöglich?
Shownotes
Ergänzende Informationen zu dieser Episode:
- DSAG-Pressemitteilung: „SAP bietet für Human Capital Management Alternative in S/4HANA“ https://www.dsag.de/pressemitteilungen/dsag-setzt-sich-durch-beim-personalwesen
- DSAG-Pressemitteilung: „SAP schafft Klarheit im Personalwesen“ https://www.dsag.de/externe-news/dsag-forderung-erfolgreich-sap-schafft-klarheit-im-personalwesen
- SAP Pressemitteilung: „On-Premise-Lösung für das Personalmanagement für SAP S/4HANA“ https://news.sap.com/germany/2018/01/hcm-on-premise-s4hana/
- SAP Trust Center: https://www.sap.com/germany/about/trust-center.html
- Fachartikel „SAP und SuccessFactors - das Beste aus beiden Systemwelten“, COMPUTERWOCHE: https://www.computerwoche.de/a/sap-und-successfactors-das-beste-aus-beiden-systemwelten
Das Interview zum Nachlesen
SAP HCM nun doch als integraler Bestandteil von S/4HANA?
Michael Scheffler:
Auf dem DSAG-Jahreskongress im September 2019 haben die deutschsprachige SAP Anwendergruppe und SAP gemeinsam bekanntgegeben, dass das On-Premise basierte SAP HCM als integraler Bestandteil der S/4HANA Lösung bereitgestellt wird. Somit garantiert SAP eine Wartung dieser Lösung entgegen bisheriger Aussagen auch nach 2025. Einmal mehr stellt sich nun für SAP Anwender die Frage, was bedeutet das konkret für meine SAP HCM Systemlandschaft ? Macht SAP SuccessFactors nach wie vor für mich Sinn? Und falls ja, wie gestalte ich meinen individuellen Weg in die HR Cloud bestmöglich? Damit herzlich Willkommen zu dieser neuen Folge HR/IT Talk, mein Name ist Michael Scheffler.
Matthias, schön dass du es geschafft hast. Kannst du bitte mit einer Vorstellung deiner Person beginnen, deinen beruflichen Werdegang, deinen fachlichen Schwerpunkt hier bei projekt0708.
Matthias Grün:
Hallo Michael, sehr gerne. Ich bin direkt nach meinem Studium der Wirtschaftsinformatik bei der SAP eingestiegen, war dort mehrere Jahre in der Beratung tätig, habe Kunden in Deutschland und international bei der Einführung von HCM Software unterstützt als Berater, Entwickler und später auch Projektleiter. Mein Fokus war immer so ein bisschen die Talent-Management Ecke. Bin dann über ein anderes Beratungsunternehmen zu projekt0708 gestoßen, hier jetzt seit 2011 in der Geschäftsführung und als CEO verantwortlich für den Bereich HR Consulting. Worum geht es im Bereich HR-Consulting?
Vereinfacht gesagt zwei Themengebiete, einmal HR Business-Consulting, wo wir HR Fachabteilungen helfen neue Konzepte, neue Personalprozesse zu implementieren und im anderen Bereich HR Solutions, helfen wir Personallösungen aus dem Hause SAP, u.a. SAP HCM aber mittlerweile fast ausschließlich SuccessFactors bei diesen Kunden zu positionieren, einzuführen und entsprechend einzurichten. Neben meiner Verantwortung als Leiter HR Solutions, bin ich als CEO noch für die strategische Ausrichtung von projekt0708 verantwortlich. Das heißt, ich identifiziere neue Geschäftsfelder, entwickele neue Geschäftsfelder zusammen mit den Kollegen und schaue, dass wir mit dem Themenportfolio welches wir anbieten einfach zeitgemäß sind und unsere Kunden entsprechend unterstützen können.
Michael Scheffler:
Vielen Dank. Ich habe vorhin einmal überlegt wie lange wir uns eigentlich kennen, das ist ja schon ein paar Jährchen her und ich finde die Geschichte wie wir uns kennengelernt haben ganz witzig. Vielleicht willst du die mal noch unseren Hörern mitgeben. Ist in der Tat recht witzig, glaube es war 2005.
Matthias Grün:
Ich damals noch Junior Berater bei der SAP, noch gar nicht so erfahren kam damals zur Knorr-Bremse, deinem ehemaligen Arbeitgeber und sollte beim E-Recruiting Einführungsprojekt unterstützen. Du hattest gehört, dass jemand von der SAP kommt und hattest eine ganz spezielle Fachfrage in der Hoffnung, dass ich das ja sicher wissen müsste. Du hattest mit irgendeinem BSP Problem gelöchert, ich selber noch nicht so erfahren, musste jedoch unbedingt eine Antwort finden. Wir haben uns dann gemeinsam die Köpfe zerbrochen, es dann am Ende des Tages auch gelöst und irgendwie hat sich dadurch dann auch eine Freundschaft entwickelt. Wir sind dann auch über das Projekt in Kontakt geblieben, auch über verschiedenste Arbeitgeber, du hattest dich ja schon vorher selbständig gemacht. Somit denk ich gerne noch einmal zurück an die Geschichte, auch an die Zeit von Knorr- Bremse wo wir viel gelernt haben.
Strategische Marschrichtung der SAP in Richtung SAP SuccessFactors: Vorteile der Cloud-Lösung und Handlungsempfehlungen für Kunden
Michael Scheffler:
Kommen wir zum Thema. In der heutigen Podcast Episode würde ich mich gerne mit Dir über die strategische Marschrichtung der SAP in Richtung SAP SuccessFactors unterhalten wollen. Wie siehst du das denn, was ist denn die Motivation der SAP, welche Vorteile haben denn Anwenderunternehmen also unsere Kunden davon? Und wie müssen sich die Kunden darauf einstellen und handeln? Kannst du damit beginnen, dass du noch einmal die generellen Vorteile der HR Lösung aus der Cloud erläuterst? Ich denke, das ist wichtig zu verstehen. Gern auch was es denn so für Bereitstellungsoptionen gibt, wenn man an SAP SuccessFactors denkt.
Matthias Grün:
Ist natürlich ein sehr spannendes Thema, da ist sehr viel Bewegung am Markt. Es entwickelt sich sehr viel und die Welt entwickelt sich wirklich auch sehr rasant weiter. Vorab noch kurz ein paar Worte zum Thema Cloud an sich - es ist ja eigentlich kein Trend, den sich die SAP ausgedacht hat, sondern man sieht ganz klar, dass sich in der IT, stand heute, eigentlich alles in Richtung Cloud verlagert. Das betrifft natürlich die Geschäftsumgebung, es betrifft andere Lösungen, es gibt andere Anbieter die genauso in die Cloud investieren wie z.B. Salesforce oder auch Microsoft oder Amazon Web Services. Alles ganz bekannte Unternehmen, die mittlerweile fast ausschließlich über Cloud-Dienste am Markt unterwegs sind. Selbst im privaten Umfeld ist die Cloud eigentlich gar nicht mehr wegzudenken.
Jeder nutzt Dropbox, Google Drive oder was auch immer - ebenso alles Cloud-Lösungen. Das hält natürlich auch in den Geschäftsumgebungen oder Applikationen der Anwender Einzug. Es geht nicht nur darum Cloud der Cloud Willen zu machen sondern es gibt ganz knallharte Argumente die einfach dafür sprechen. Aus meiner Sicht sind es weniger solche Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit oder Kosten, da wir mittlerweile auch für On-Premise Software benutzerfreundliche Applikationen entwickeln können. Stichwort SAP Fiori, da gibt es auch ganz tolle Möglichkeiten.
Auch der Kostenaspekt, demnach sind Cloud-Lösungen nicht wirklich günstiger. Die Kosten verteilen sich einfach anders, es fallen nicht mehr am Anfang rießen Investitionen an, sondern sie verteilen sich ein bisschen über die Laufzeit. Aber auch ein Unternehmen wie die SAP würde jetzt hier nicht auf Geld verzichten wollen, sondern sind hier auch an langfristigen Wartungseinnahmen interessiert. Von daher sind diese beiden Argumente aus meiner Sicht gar nicht ausschlaggebend. Aus meiner Perspektive sind das ganz andere Themen, die hier relevant sind. Zum einen bietet so eine Cloud-Lösung eine Plattform als wesentliche Grundlage für Wandel und Innovation.
Das sind dann Herausforderungen, denen die Organisationen mittlerweile gegenüberstehen. Sie müssen sich viel schneller an sich ändernde Rahmenbedingungen anpassen, sie müssen ihren Fokus neu ausrichten, sie müssen einfach in der Lage sein anders und schneller zu agieren als früher. Auch speziell für das Thema HR, welches heute nichts mehr mit Personalarbeit vor 20 Jahren zu tun hat. Damals war der Fokus sehr stark auf die Unterstützung von administrativen Prozessen. Es war sehr stark geprägt von einem Expertensystem für Personalsachbearbeiter. Heute hat Personal eine ganz andere Denkweise dahinter, es steht vielmehr der Mensch im Fokus, wir reden über neue Führungsmodelle, Agilität, Continuous Performance Management, Objectives und Key Results. Das sind so ein paar Schlagworte, die momentan in aller Munde sind und diese neuen Trends sind einfach nicht mehr wegzudenken.
Mit HR Cloud-Lösungen sind Unternehmen einfach sehr viel schneller und einfacher in der Lage. diesen Trends gerecht zu werden, diesen Trends zu folgen und auch entsprechend zu reagieren. Ein weiterer großer Vorteil aus meiner Sicht für standardisierte Cloud-Lösungen ist, dass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Sie können sich darauf fokussieren, was sie vom Wettbewerber unterscheidet. Selbst wenn ich ein Faible für Recruitingprozesse habe, kann dieser wunderbar standardisiert werden. Warum sollen Unternehmen maßgeschneiderte, selbstentwickelte Recruiting Systeme einführen, wenn die Cloud Recruiting Lösungen mittlerweile so flexibel sind. Diese sind mit Best Practices Prozessen ausgestattet, die Unternehmen wunderbar nutzen können und sich somit auf die eigentlichen IT Themen fokussieren können, die dann wirklich vom Wettbewerber unterscheiden.
Zum Beispiel Firma Sixt, die brauchen ein maßgeschneidertes Buchungssystem für ihre Mietwagen. Hier wurden mit Sicherheit sehr viel IT Ressourcen intern reingesteckt um eine passgenaue wettbewerbsfähige Lösung zu entwickeln. Aber bei einem IT Recruiting System denke ich, kann man auch gut mit der standardisierten Cloud-Lösungen leben. Das sind so aus meiner Sicht die Vorteile, die einfach dafür sprechen sich mit dem Thema Cloud speziell im HR Umfeld intensiver auseinander zu setzen.
Michael Scheffler:
Sehr gute Argumente wie ich finde. Das kann ich alles nachvollziehen, insbesondere das Thema Innovation, davon können Kunden nur profitieren, da einfach sehr schnell neue innovative Funktionen bereitgestellt werden können. Wir hatten in der Vergangenheit oftmals das Problem, dass bevor man in der On-Premise Mannschaft Innovationen bzw. neue Funktion nutzen konnte mussten entsprechende Enhancement Packages implementiert und aktiviert werden. Das war alles mit dementsprechenden Aufwänden in der IT Abteilung verbunden und hat dann doch Zeit gekostet und gedauert. Durch die Quarterly Releases hat man heute sehr schnell Zugriff auf solche Funktionen.
Matthias Grün:
Richtig, da sieht man auch sehr schön, wie SAP neue Trends aufgreift, die dann in SuccessFactors abbildet und relativ schnell auch den Kunden zur Verfügung stellen kann. Auch in früheren Zeiten hat die SAP sich immer schon sehr schnell weiterentwickelt aber das Problem waren oft die Kunden, die dieser Geschwindigkeit gar nicht folgen konnten bzw. die internen IT Abteilungen mussten Projekte einplanen, es mussten Ressourcen zur Verfügung gestellt werden und somit waren die Kunden aus meiner Erfahrung immer ca. 2-3 Releasezyklen hinter dem, was die SAP eigentlich am Markt positioniert hat. Bezüglich der Quarterly Releases die veröffentlicht werden, diese sind nicht vergleichbar mit den klassischen Enhancement Packages. Diese Quarterly Releases, die werden von der SAP automatisiert eingespielt, können ohne großen Aufwand genutzt werden und somit habe ich 4 Mal im Jahr neue Features in meinem System.
Datenschutz und Datensicherheit in SAP SuccessFactors
Michael Scheffler:
Ich habe ein Argument im Kopf, wo ich mir vorstellen kann, dass das viele Kunden umtreibt und zwar das Thema Datenschutz. Wir reden in diesem Fall von HR Daten also hochsensible, personalwirtschaftliche Informationen da hat man sicherlich einen gewissen innerlichen Widerstand, das Ganze dann auch in die Cloud zu bringen. Wie ist denn hier der Stand der Dinge?
Matthias Grün:
Natürlich eine ganz ganz wichtige Fragestellung, mit der sich die Unternehmen auch intensiv auseinandersetzen. Ich erinnere mich noch gerne an eine Aussage, die ich vor ca. 3 Jahren von einem Kunden gehört habe. Er sagte: Meine Daten bleiben auf meinem Werksgelände. Das hat sich allerdings gewandelt. Demnach habe ich es so erlebt, dass sich deutsche Unternehmen zunächst ein bisschen zögerlich beim Thema Cloud verhalten, da es hochsensible Daten sind wie z.B. Gehaltsdaten oder beim Thema Talent Management Informationen über meine Potenzialträger des Unternehmens, Informationen über Kernkompetenzen die auch vielleicht einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und da habe ich als Unternehmen natürlich zurecht die Anforderung, dass diese Daten beim Anbieter entsprechend sicher sind. Dem musste die SAP als Cloud Anbieter natürlich Folge tragen. In der jüngeren Vergangenheit muss ich gestehen erlebe ich diese kritische Haltung gegenüber dem Thema Datenschutz und Datensich
erheit von Cloud Daten garnicht mehr so. Unternehmen vertrauen da vielmehr speziell der SAP als deutschen Hersteller, dass diese Kriterien entsprechend erfüllt werden.Das kommt natürlich nicht von ungefähr, da die SAP in den letzten Jahren auch massiv investiert um auch gleich mal ein paar Beispiele zu nennen: Wir haben mittlerweile ein eigenes Rechenzentrum in St. Leon-Rot also sprich in Deutschland neben der Konzernzentrale in Walldorf und das ist natürlich gefühlt schon für deutsche Kunden eine ganz andere Vertrauensbasis, als wenn die Daten z.B. in Amsterdam oder in den USA gehostet werden. Neben dieser Maßnahme erfüllt natürlich die SAP als Anbieter sämtliche Anforderungen an Sicherheitsstandards, es werden regelmäßige Penetrationstest durchgeführt, es werden sogar Hacker-Angriffe simuliert um einfach sicherzustellen, dass die Datensicherheit gewährleistet ist.
Darüber hinaus, gibt es entsprechende Zertifizierungen und Qualitätssiegel, hier gibt es von der SAP eine wunderbare Webseite "SAP Trustcenter" wo die SAP auch sehr offen kommuniziert und darlegt was sie alles erfüllt, angefangen von sämtlichen ISO Zertifizierungen über TÜV-Siegel, regelmäßige Audits durch z.B. KPMG oder andere Auditierungsunternehmen um einfach durch Offenheit und Transparenz dem Kunden entsprechende Sicherheit zu vermitteln und hier erlebe ich einfach, dass das sehr gut angenommen wird. Gerade durch diese Transparenz habe ich beispielsweise bei Projekten oder in Vertriebssituationen erlebt, dass die SAP Ihren Kunden Führungen durch das Rechenzentrums angeboten hat, wo dann vor Ort u.a. entsprechende Maßnahmen dargestellt wurden, um dann einfach dieses gute Gefühl zu vermitteln. Ich glaube das ist sehr sehr wichtig und hatte dann in den letzten Jahren auch eine ganz große Wirkung am Markt.
Michael Scheffler:
Das ist spannend, diese Webseite die du erwähnt hast kannte ich noch gar nicht, werde ich auch gleich mal in den Shownotes zur dieser Episode verlinken.
Matthias Grün:
Vielleicht noch einmal ergänzend ein Aspekt, wir haben jetzt viel über das Thema Datensicherheit gesprochen aber es gibt ja noch die zweite Ebene, der Datenschutz. Dieses Thema war in den letzten Jahren ebenso in aller Munde wie z.B. DSGVO usw. Hier erfüllt die SAP natürlich sämtliche Standards. Auch die einzelnen Lösungen innerhalb SuccessFactors haben Löschfristen um z.B. Bewerberdaten nach Ablauf des Prozesses fristgerecht wieder aus dem System zu löschen. Bei diesem Thema kann man im Grunde einen Haken machen.
Ausblick auf die Integration von HCM in S/4HANA und Auswirkungen auf Kunden und Anwenderunternehmen
Michael Scheffler:
Gut, vielen Dank dafür. Kommen wir zur nächsten Frage, lass uns mal über die Pressemitteilung von vergangener Woche sprechen, die die DSAG gemeinsam mit der SAP im Rahmen des DSAG Jahreskongresses 2019 publiziert hat. Das war ja eine sehr große Überraschung, zumindest für mich. Kannst du als Verantwortlicher vom Bereich HR Consulting das Ganze bitte mal bewerten. Was bedeutet das jetzt für unsere Kunden, für Anwenderunternehmen insbesondere wenn diese jetzt vor der Entscheidung stehen in die Cloud zu gehen oder auf On-Premise zu verbleiben?
Matthias Grün:
Das war tatsächlich sehr spannend, was hier letzte Woche passiert ist. Es gab ja neben dem DSAG-Jahreskongress noch zwei andere relevante Veranstaltungen, zum einen die Zukunft Personal in Köln, wo es primär um fachliche Themen geht zum anderen die Success Connect in Las Vegas und dann eben die DSAG Veranstaltung mit entsprechenden Pressemeldungen. Ich glaube das hat für ziemlich viel Wirbel gesorgt, man hat es auch in den sozialen Medien gemerkt, hier wurde die Meldung hoch und runter geshared und bewertet. Von daher scheint es die Leute schon bewegt zu haben.
Lass uns das mal genauer unter die Lupe nehmen, was so eine Pressemeldung bedeutet. Die erste wichtige Aussage, die wir hier noch einmal wiederholen sollten ist, dass künftig eine HCM Lösung direkt in S/4HANA integriert sein wird. Das ist ein großer Unterschied zur bisherigen Stellungnahme der SAP, wo geplant war, dass es ab 2023 ein separates Produkt geben sollte das SAP HCM for S/4HANA, was eben nicht integriert ist in der Lösung sondern separat steht. Um dieses Produkt nutzen zu können, mussten Kunden einen carve-out ihres HCM Systems durchführen, also falls nicht schon geschehen. Das ist eine wesentliche Neuerung, dass eben dieser carve-out nicht mehr unbedingt notwendig ist.
Michael Scheffler:
Also ein herauslösen der bestehenden HCM Komponente aus dem ERP-System als separates Stand-alone-HCM-System sozusagen, was viele Unternehmen eh schon fahren aber das ist jetzt nicht mehr zwingende Voraussetzung.
Matthias Grün:
Diese HCM Lösung, die in S/4HANA integriert sein wird, wird den bekannten Funktionsumfang fachlich und technisch widerspiegeln. Soweit die Aussage, dazu kommen wir aber später noch einmal. Was aber auch wichtig sein wird, ist eine Aussage die ein bisschen im Nebensatz war, wo die SAP darauf verweist, damit eine zuverlässige Übergangslösung geschaffen zu haben. Ich glaube das ist ganz wichtig weil, die SAP ist hier einer wichtigen Forderung der Anwender nachgekommen, wo es primär darum geht Zeit zu gewinnen, da viele Unternehmen einfach eine gewisse Zeit brauchen, einen Weg in die Cloud zu beschreiten.
Dem Ganzen ist die SAP nach gekommen, dadurch gewinnen wir hier noch mal deutlich Zeit. Ich denke aber an der grundsätzlichen Strategie, das sagt die SAP auch ganz klar an der Stelle, ändert das nichts. Also Innovationen finden nach wie vor in der Cloud bzw. im HCM Umfeld in SuccessFactors statt. Da werden große Investition getätigt, hier gilt es eine Übergangslösung zu schaffen um den Kunden entsprechende Planungssicherheit zu vermitteln. Das ist ganz wichtig, da gerade On-Premise IT Systeme mit riesen Investition der Kunden verbunden sind, welche auch über Jahre laufen und hier brauche ich als Anwender natürlich entsprechende Planungssicherheit für meine Investition.
Michael Scheffler:
Ich denke auch, dass kleinere und mittelständische Unternehmen nun sicherlich mehr Planungssicherheit und mehr Flexibilität haben. Ebenso wird es den Public Sector freuen und somit kann dann bis 2025, wenn dann auch die SAP ERP HCM Lösung aus der Wartung läuft auf Basis von On-Premise weitergehen und darüber hinaus, soweit ich es verstanden habe.
Matthias Grün:
Richtig, laut mein Verständnis ist damit jetzt erstmal eine Wartung bis 2030 und darüber hinaus gesichert. Somit kann ich mich als Kunde in aller Ruhe auf die nächsten Schritte vorbereiten. Ganz spannend war eben auch das parallel zu dieser Veranstaltung, die erwähnte Success Connect Veranstaltung in Las Vegas stattfand, wo es natürlich primär um Neuerungen im Bereich Cloud ging. Hier ist sehr viel passiert, an dieser Stelle z.B. das Thema Human Experience Management, was die SAP ziemlich gepusht hat. Es geht hier um die Verbindung von SuccessFactors und Qualtrics, einer neuen Lösungen die hinzugekauft wurde und die Positionierung hier in dem Maße stattfindet, dass eben damit operative Daten und sogenannte x-perience Daten zusammengefasst werden können und somit ein übergreifendes Analysewerkzeug geschaffen wird. Ganz spannend, wenn auch noch ein bisschen nebulös was da alles passieren wird aber das nur mal so am Rande erwähnt.
Zurück zu S/4HANA Lösung ich glaube was auch noch mal ganz spannend sein wird, wie die SAP mit dem Thema Lizenzen umgeht. In der Pressemeldung wurde erwähnt, dass genaue Details zur Bepreisung noch ausstehen, dass aber wohl existierende Lizenzen angerechnet werden können. Ich vermute mal, dass es keine eins-zu-eins Anrechnung geben wird, da es ein neues Produkt ist, die SAP wird es aber den Anwenderunternehmen bestimmt auch entsprechend attraktiv gestalten dieses Produkt zu nutzen. Die existierende Lösung wird dann so oder so abgeschafft werden. Was jedoch nach wie vor Fakt ist, dass die Bereiche E-Recruiting, Learning Solution und das Travelmanagement nicht mehr Bestandteil sein werden auch nicht der neu kommunizierten Lösung. Davon gehe ich an der Stelle aus, trotzdem ist es tatsächlich noch ein bisschen nebulös, ich zitiere hierzu die DSAG Pressemeldung, in welcher steht "im bekannten Funktionsumfang".
Das kann natürlich vieles umfassen ich gehe ganz stark davon aus, dass ebenso wie es bisher angedacht war es auch weiter geplant sein wird. Somit werden bei SAP E-Recruiting die E-Learning Komponenten der LSO sowie das Travelmanagement explizit ausgeschlossen sein. Wobei das Thema Travelmanagement wohl auch noch auf der Agenda der DSAG steht und das gegebenenfalls auch in diese Lösung zu integrieren. Meiner persönlichen Meinung nach, speziell für diese drei Produkte, bietet es keinen großen Mehrwert diese jetzt auch in die S/4HANA Lösung zu integrieren. Für alle drei Produkte gibt es meiner Meinung nach mittlerweile Pendants in der Cloud die der On-Premise Lösung um ein vielfaches überlegen sind. Zum Beispiel das SAP E-Recruiting, es wurde in den letzten Jahren funktional eigentlich überhaupt nicht weiterentwickelt.
Hier haben wir einen Stand wie vor 3 bis 4 Jahren, da ging es primär darum gewisse gesetzliche Anforderungen wie Löschfristen im Zuge der DSGVO-Diskussion abzubilden also sprich gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Auch die E-Learning Komponente der LSO ist mittlerweile auch nicht mehr zeitgemäß und ich glaube hier tun sich Unternehmen nach wie vor keinen Gefallen auf diese Lösungen zu setzen.
Strategische Planung und Priorisierung: Auflösung des Daten- und Abhängigkeitswirrwarrs in der HR-IT-Landschaft
Michael Scheffler:
Wenn ich mich jetzt in die Lage eines IT-Leiters bei einem unserer Kunden versetzen darf, also gehobener deutscher Mittelstand, gewachsene vielleicht teilweise auch heterogene Systemlandschaft im SAP Umfeld. Ich stell mir vor, dass es relativ schwierig ist hier all diesen notwendigen Abhängigkeiten, Aktivitäten überblicken bzw. beherrschen zu können. Mir fällt ebenso noch ein, dass beispielsweise auch noch andere Produkte aus der Wartung herauslaufen, die man auf den ersten Blick nicht auf dem Schirm hat wie z.B. SAP NetWeaver Portal. Dies ist ja bei unseren Kunden oftmals der Träger für ESS/MSS also für Employee Manager Self-Services und auch hier läuft die aktuell verfügbare oder höchstmögliche verfügbare Lösung 7.5 in 2024 aus der Wartung heraus. Was wäre denn deine konkrete Empfehlung wie man dieses ganze Wirrwarr an Daten und Abhängigkeiten auflöst?
Matthias Grün:
Mal abgesehen von den ganzen Produktbezeichnungen und Abkürzungen mit denen wir hier um uns werfen, würde ich erst einmal einen Schritt zurückzugehen und mir einfach Gedanken machen, wo möchte ich denn hin und dementsprechend ein Zielbild zu entwickeln. Da gibt einen schönen Spruch - nur wer sein Ziel kennt findet den Weg und ich finde das sagt viel aus. Wie auch immer man das nennt, ob HR IT Strategie, Roadmap, Bebauungsplan etc., im Grunde geht es einfach nur darum, dass man sich die Zeit nimmt und sich Gedanken macht, wie man seine HR IT Landschaft in den nächsten Jahren aufstellen möchte und wo die Reise hingehen soll bzw. was das dann auch konkret für mich als Anwenderunternehmen bedeutet. Jedes Unternehmen ist auch individuell, kaum ein Unternehmen wird direkt so ohne weiteres einfach dieser SAP Strategie folgen können und wollen.
Oft hat man noch 3rd-Party-Systeme, gewachsene Landschaften usw. Das muss man alles in Ruhe analysieren und ausgehend von einer Detailanalyse der Ist-Situation ein Zielbild entwickeln. Das kann unter anderem auch sehr spannende Erkenntnisse liefern, wie bei meinem Lieblingsbeispiel was ich einmal bei einem Kunden gesehen habe. Hier kam im Rahmen einer Ist-Analyse heraus, dass ein zentrales System der Unternehmenssteuerung tatsächlich das Telefonbuch ist, weil unter anderem in Abhängigkeit des Telefonbuchs Workflows gesteuert wurden. Das sind so Sachen, die sind zunächst vielleicht gar nicht so transparent und einem bewusst auch die entsprechenden Auswirkungen hierzu.
Wie am Beispiel der individuellen Entwicklung einer Spezialsoftware, dann läuft das Telefonbuch irgendwas, ist nicht mehr wartbar und hieraus resultierend funktionieren, dann plötzlich andere Prozesse nicht mehr, die man so garnicht auf dem Radar hatte. Von daher ist es extrem wichtig sich Zeit zu nehmen und ausgehend von der Ist-Situation dann das Zielbild zu entwickeln. Zweite Empfehlung, die ich dem Kunden ausspreche ist immer, rst einmal zu prüfen, ob ich denn als Anwenderunternehmen schon bereit bin in die Cloud zu gehen.
In den vorherigen Folgen wurde es teilweise auch schon von den Kollegen thematisiert, Cloud Projekte laufen anders als On-Premise Projekte. Cloud-Lösungen haben andere Anforderungen, bringen andere Gegebenheiten mit sich und da muss ich mich entsprechend darauf einlassen. Cloud Lösungen sind viel standardisierter als On-Premise Lösungen, was wir alle aus der Projekterfahrung wissen. Demnach habe ich wenn eine On-Premise Lösung nicht gepasst hat eine Modifikation gemacht und dann hat es gepasst. Bei Cloud-Lösungen ist das so nicht mehr der Fall, hier habe ich eine sehr viel größere Standardisierung und natürlich gibt es Möglichkeiten der Konfiguration z.B. kann ich Prozesse, Rollen, Berechtigungen abbilden aber ich bin trotzdem gezwungen mich bis zu einem bestimmten Maße auf diese Standardisierung einzulassen. Somit brauche ich ein neues Denken und muss bereit sein auch alte Zöpfe abzuschneiden, existierende Prozesse zu überdenken und muss vielleicht auch eine neue Philosophie annehmen - siehe das Beispiel SAP ERP HCM.
Es ist eigentlich ein Expertensystem, welches für den Personalsachbearbeiter designed ist, der dort nach einer intensiven Schulung sehr effizient Personalmaßnahmen durchführen kann. SuccessFactors, Employee Central als Pendant in der Cloud, ist ein System für alle Mitarbeiter eines Unternehmens, sozusagen ein Self-Service-System. Man sieht hier also, dass die ganze Grundidee des Systems schon eine andere ist. Da müssen Unternehmen einfach bereit sein, offen für den Wandel und für neue Themen und nicht einfach nur existierende Prozesse in die Cloud bzw. in eine neue IT Lösung zu überführen - das ist ganz ganz wichtig und eben meine Erfahrung, dass dann solche Projekte scheitern. Die Lösungen sind nicht vergleichbar, die Welt hat sich weiterentwickelt und hier muss man bereit sein sich darauf einzulassen.
Michael Scheffler:
Gut, ich höre heraus, das planmäßige Vorgehen ist ganz essentiell an der Stelle. Vorhin hast du das Thema E-Recruiting angesprochen, dein Steckenpferd. Das wäre doch dann nun ein logischer erster Schritt, wenn ich es mit dem Thema SAP SucessFactors beginnen möchte, also ganz konkret meinen Weg in die Cloud anstrebe, in meinem individuellen Tempo und die Lösung nicht mehr Bestandteil von der Brückenlösung ist.
Matthias Grün:
Ist es tatsächlich. Bei vielen Kunden erleben wir es, dass sie nachdem sie diese ganzen vorbereitenden Aktivitäten durchgeführt haben, ein Zielbild und Bebauungsplan entwickelt haben kommt oftmals heraus, dass das E-Recruiting eines der ersten Systeme ist, welches in die Cloud überführt wird. Ist insofern auch nicht ganz überraschend, weil man es ja auch schon die letzten Jahre erlebt hat, dass das Produkt von der SAP nicht groß weiterentwickelt wird.
Demnach hat die SuccessFactors Lösung das On-Premise Recruiting schon lange überholt und abgehängt. Von daher hat man an dieser Stelle schon einen gewissen Handlungsdruck. Zweites Argument ist natürlich das Thema Recruiting, welches relativ wenig fachliche als auch technische Schnittpunkte mit anderen HR-Prozessen hat, somit kann man diese Lösung ohne große Auswirkungen in die Cloud verlegen, um hier auch erste Erfahrungen zusammeln. Wie bereits angesprochen, erfordern Cloud-Lösung ein Umdenken, wir müssen existierende Prozesse überdenken, wir müssen auch ganz andere Fragestellungen klären, wir müssen vielleicht auch eine neue Vereinbarung mit dem Betriebsrat entwickeln und da bietet sich ein unkomplizierter Prozess wie das Recruiting an um dafür mal erste Erfahrungen zusammeln.
Moderne Reisekostenabrechnung und Effizienzgewinn: Die Rolle von SAP Concur im HR-Prozess
Michael Scheffler:
Wie steht es mit dem Thema Travelmanagement? Travelmanagement ist ja damit ebenfalls auf der On-Premise Seite obsolet und nicht Bestandteil von SAP SuccessFactors sondern SAP Concur, also einer Cloud-Lösung der SAP aber ist nicht Bestandteil der SuccessFactors Suite. Das heißt im Zweifel muss ich mich ja dann mit zwei Cloud-Lösungen auseinandersetzen.
Matthias Grün:
Im schlimmsten Falle ja aber noch mal einen Schritt zurück. Concur war ja auch eine riesen Übernahme der SAP, ich sehe das Thema Concur als neue Reisemanagement Lösung der SAP jetzt gar nicht mal als Nachfolgeprodukt des alten Travelmanagement sondern im Grunde ist es eine völlig neue Lösung, eine ganz neue Plattform, die auch ganz andere Möglichkeiten bietet als das klassische On-Premise.
In diesem Fall ein schönes Beispiel, Concur sehe ich einfach vielmehr als eine Plattform, was bietet Concur? Es gibt hier Integration von Uber, My Taxi mittlerweile auch FreeNow genannt, die automatisiert mit dieser Lösung arbeiten. Für mich als Reisender ergeben sich dadurch ganz neue Möglichkeiten, ich kann somit schon während meiner Geschäftsreise die Reisekostenabrechnung durchführen und spare dadurch einfach Zeit. Letzten Endes ist Concur einfach das moderne Geschäftsreisemanagement. Für mich als Unternehmen, das hast du richtig angesprochen, ist es tatsächlich, stand heute, eine zweite Lösung. Wir haben SuccessFactors für personalwirtschaftliche Daten, wir haben Concur welches jetzt nicht zwingend als Reiseprozess zum klassischen HR-Prozess zählt, was bei vielen Unternehmen oftmals im Einkauf oder in der Buchhaltung angesiedelt ist, letzten Endes geht es um Mitarbeiterreisen, daher kann man es im weitesten Sinne doch als HR Prozess sehen. Somit ist es eine separate Lösung, was man wiederum verargumentieren kann, es ist eine Lösung aus dem Hause SAP und natürlich sprechen SAP-Lösungen besser miteinander als eine SAP-Lösung und eine Non SAP-Lösung.
Hier gibt es einfach auch standardisierte Schnittstellen und Integrationsszenarien, die die ganze Einführung entsprechend erleichtern.
Der Weg zur Cloud: Hybride Systemlandschaften als Brücke zwischen On-Premise und Cloud-Lösungen
Michael Scheffler:
Eine letzte Frage hätte ich noch, mit Blick auf die Uhr. Das Thema Hybride Systemlandschaften, kannst du unseren Hörern hierzu etwas mit auf den Weg geben? Ganz generell gesprochen gibt es ja nicht nur Cloud Welt oder die On-Premise Welt, es gibt auch das Mittelding sozusagen nämlich eine Kombination beider Welten in Form einer hybriden Systemlandschaft, die dann Daten miteinander austauschen. Was kannst du uns hier mit auf den Weg geben?
Matthias Grün:
Wie ich finde ein ganz wichtiges Thema und wie du sagst, die Welt ist nicht schwarz oder weiß sondern die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen. Jedes Unternehmen hat eine gewachsene Landschaft, hat eine angefangene Ist-Situation, die man berücksichtigen muss und in Abhängigkeit dessen gibt es einfach einen Weg in die Cloud. Häufig führt dieser über Hybride Systemlandschaften, was heißt ich habe noch Systeme die On-Premise laufen aber habe auch noch Anwendungen die über die Cloud laufen, was eben als hybride Landschaft bezeichnet wird. Da gibt es verschiedene Szenarien, die die SAP auch in sogenannten Bereitstellungsoptionen vorgedacht hat wie zum Beispiel das Thema Talent Hybrid mit dem viele Kunden starten.
Talent Hybrid sagt nichts anderes als dass meine HR Kernprozesse wie z.B. Stammdatenmanagement, Organisationsmanagement, Gehaltsabrechnung, Zeitwirtschaft noch On-Premise laufen aber die modernen Talent-Prozesse durch Cloud-Lösungen abgebildet werden. Für diese Option bietet die SAP standardisierte Integrationsszenarien an, sodass ich relativ einfach durchgängige systemübergreifende Prozesse sicherstellen kann. Gerade für den Endanwender darf es keine Rolle spielen, ob ich mich in einem Cloud System oder in einem On-Premise System befinde, da ich hier einfach nur meinen Geschäftsprozess durchführen möchte. Von daher dürfen die Lösungen natürlich nicht losgelöst voneinander existieren, wo ich gerade das Thema Prozessintegration als wesentlichen Erfolgsfaktor sehe - also nicht nur der reine Austausch von Stammdaten von A nach B sondern wirklich die Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse.
Und über so ein Talent Hybrid habe ich dann eben als Unternehmen die Möglichkeit schrittweise Erfahrung mit der Cloud zu sammeln, kann Schritt für Schritt neue Prozesse in die Cloud verlagern bis hin zur kompletten Abbildung meiner HR Stammdaten und administrativen Prozesse in Employee Central in der Cloud Lösung. Und dann auch mittels eines score Hybrid, wie das dann eben heißt, schon sehr weit im ganzen Entwicklungszyklus in Richtung Cloud zu sein.
Michael Scheffler:
Warum sie jetzt damit beginnen sollten SAP HCM abzulösen, sprach ich mit einem Geschäftsführer Matthias Grün. Vielen Dank, Matthias.
Hat ihnen dieser Podcast gefallen, dann freuen wir uns sehr über fünf Sterne bei iTunes.[00:37:17] Feedback zu dieser Folge oder Themenvorschläge für künftige Episoden gerne per Mail an podcast@projekt0708.com.
