Roadmap für die HR/IT-Transformation vor dem Ende von SAP ERP HCM
HR/IT-Zielbild für die HERMA GmbH: Digitale Erneuerung für eine zukunftsorientierte HR-Systemlandschaft
Unternehmen / Branche
HERMA GmbH / Kennzeichnungstechnologie
Leistungsspektrum
Als Experte für Kennzeichnungstechnologie entwickelt und produziert die HERMA GmbH Haftmaterial, Etiketten und Etikettiermaschinen für die Kennzeichnung, Identifikation und Gestaltung von Verpackungen und Produkten. HERMA beschäftigt über 1.000 Mitarbeitende und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 429,4 Millionen Euro im Jahr 2023.
Website
www.herma.de
In einer Welt, in der die Digitalisierung durch alle Lebensbereiche dringt, steht die HERMA GmbH vor einer bedeutenden Transformation im HR-Bereich. Mitarbeitende sind es heutzutage gewohnt, modernste digitale Tools mit intuitiver Benutzerführung zu verwenden. Sie erwarten, dass Unternehmen ihren gewachsenen Ansprüchen im beruflichen Kontext ebenfalls gerecht werden. HERMA setzt seit den 90er Jahren auf das On-Premise basierte SAP ERP HCM als führendes System im personalwirtschaftlichen Bereich. Dieses wurde systematisch um zahlreiche Lösungen zur Abdeckung vielfältiger Geschäftsprozesse erweitert, hat jedoch im Laufe der Jahre eine heterogene HR/IT-Landschaft entstehen lassen, die den aktuellen Anforderungen nicht mehr gerecht wird. Die Herausforderungen, die sich aus veralteten HR-Prozessen und einer nicht mehr zeitgemäßen HR-Software-Lösung ergeben, haben HERMA dazu bewogen, eine grundlegende Erneuerung und Digitalisierung der HR-Landschaft zu initiieren.
Dieses Vorhaben wird durch das bevorstehende Auslaufen der On-Premise-Lösung SAP ERP HCM im Jahr 2027 noch dringlicher, da ab diesem Zeitpunkt keine reguläre Wartung mehr seitens des Softwareherstellers gegeben sein wird. Die Notwendigkeit, sich den modernen Anforderungen anzupassen und im Wettbewerb um die besten Talente sich auch zukünftig optimal aufzustellen, hat HERMA dazu veranlasst, eine umfassende Digitalstrategie zu entwickeln und ein präzises HR/IT-Zielbild zu definieren.
In diesem Kontext suchte HERMA die Zusammenarbeit mit dem IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen p78, um auf Basis des Zielbildes eine detaillierte HR/IT-Transformation-Roadmap für eine zukunftsfähige Lösung nach SAP ERP HCM auszuarbeiten. Die Partnerschaft zielt darauf ab, durch einen strukturierten Ansatz ein optimales HR/IT-Zielbild für HERMA zu entwickeln, das sowohl den aktuellen als auch zukünftigen Entwicklungen gerecht wird.
Strategische Neugestaltung des HR-Bereichs
HERMA ist seit Jahren SAP-Anwenderunternehmen. In den 90er Jahren führte der Experte für Kennzeichnungstechnologie SAP ERP Human Capital Management (HCM) als führendes HR-System ein. An dieses System wurden im Laufe der Jahre viele Lösungen zur Abdeckung unterschiedlichster Geschäftsprozesse angeschlossen bzw. integriert. Es entstand eine heterogene HR/IT-Landschaft, die nur punktuell inhaltlich und technologisch weiterentwickelt wurde. Das HR-System bei HERMA wurde so über die Jahre überholt und stellt eine Herausforderung für HR-Fachexperten, aber auch für Führungskräfte und Mitarbeitende dar.
Zusätzlich zu nicht mehr zeitgemäßen oder fehlenden HR-Prozessen sah sich HERMA mit einer HR/IT-Systemlandschaft konfrontiert, die den modernen Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. Manuelle, häufig noch papierbasierte Arbeitsabläufe verlangsamten die Handlungs- sowie Reaktionsfähigkeit der Mitarbeitenden, beispielsweise im Rahmen von Einstellungsprozessen oder beim Onboarding. Die HR-Landschaft musste grundlegend erneuert und digitalisiert werden, damit HERMA weiterhin als attraktiver Arbeitgeber für potenzielle Fachkräfte galt.
Um Mitarbeitende effektiv an sich zu binden und damit dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, sah HERMA die Nutzung einer effizienten Recruiting-Lösung, Self-Services für Mitarbeitende sowie ein fortschrittliches Learning-Management-System (LMS) als große Notwendigkeit.
HERMA initiierte parallel dazu die Entwicklung einer ganzheitlichen Digitalstrategie. Ein Schwerpunkt war dabei auch die HR-Landschaft. Im Rahmen von Workshops wurde initial geprüft, an welchen Stellen Veränderung notwendig war, um Mehrwerte innerhalb des Unternehmens sowie im Bereich Employer Branding zu generieren. Gemeinsam mit externer Begleitung wurde eine HR/IT-Strategie ausgearbeitet.
Ein weiterer äußerer Faktor bestärkte das Bestreben nach Transformation: Die Nutzungsrechte für das SAP ERP HCM, welches im sogenannten Kompatibilitätsmodus innerhalb einer SAP S/4HANA On-Premise Instanz betrieben wird, laufen Ende 2025 aus. Diese zeitliche Deadline erhöht bei HERMA den Druck, sich ganzheitlich um die HR/IT-Transformation im Unternehmen zu kümmern. Als Übergangslösung plant HERMA auf die Nachfolgelösung SAP HCM for S4/HANA, On-Premise Edition – auch als „H4S4“ bekannt – zu migrieren. Dessen Lösungsumfang ähnelt dem klassischen SAP HCM und umfasst u. a. Funktionen für Personaladministration, Organisationsmanagement, Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. Parallel zu diesem Umzug nach H4S4 auf On-Premise Ebene, stellte sich HERMA der Herausforderung, die Personalabteilung komplett neu zu denken und die HR-IT mittels SAP SuccessFactors HCM in der Cloud entsprechend neu aufzustellen.
Nach der erfolgreichen Migration des SAP ERP Systems – auf welchem auch integriert SAP HCM betrieben wird – nach S4/HANA und einer internen Neuordnung der Personalabteilung ging HERMA auf die Suche nach einem geeigneten Partner für die Validierung und Fortsetzung der zuvor entwickelten HR/IT-Transformationsplanung. Die Entscheidung fiel auf p78 als Partner für die Erstellung einer detaillierten HR/IT-Transformation-Roadmap für eine zukunftsfähige Lösung nach SAP ERP HCM.
Von der Analyse zum Zielbild mit p78
Das Projektvorgehen zur HR/IT-Transformation bei HERMA in Zusammenarbeit mit p78 basierte auf einem strukturierten Ansatz, der speziell darauf ausgerichtet war, ein optimales HR/IT-Zielbild für das Unternehmen zu entwickeln. Das HR/IT Roadmap Starter Package von p78 ermöglichte die erforderliche Orientierung und strukturierte Herangehensweise. Die Aufbruchsstimmung wurde in der Zusammenarbeit von HERMA mit p78 in ein Momentum umgewandelt: Innerhalb kürzester Zeit wurde eine Roadmap entwickelt, die die zu bearbeitenden Themenblöcke bei HERMA sichtbar macht.
Initialisierung und Konzeptentwicklung
Der Prozess begann mit einem einstündigen Remote-Kick-Off-Meeting. In diesem initialen Treffen wurden die gegenseitigen Erwartungen an das Projekt abgeklärt und wesentliche Informationen zur Vorbereitung der Vor-Ort Workshops gesammelt.. Dieser kollaborative Ansatz ermöglichte es, die vorliegende HR-Strategie grundlegend zu hinterfragen und eine neue Richtung einzuschlagen, die sowohl den technischen als auch den kulturellen Aspekt der HR-Arbeit bei HERMA berücksichtigte.
Motivationshoch dank effektiver Workshops
Von Beginn an war es entscheidend, eine Aufbruchsstimmung unter allen Beteiligten zu erzeugen. Der erste Workshop von HERMA mit p78 vereinte IT- und HR-Mitarbeitende in einem Raum, was nicht nur die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legte, sondern auch eine breite Motivation im Unternehmen schuf. Die Bereitschaft, bestehende Prozesse zu überdenken und sich auf neue, digitale Lösungen einzulassen, wurde gefördert. Dieser erste Workshop zielte darauf ab, ein tiefgreifendes Verständnis der aktuellen Situation bei HERMA zu entwickeln. Im zweiten Workshop lag der Fokus auf der Entwicklung verschiedener TO-BE-Szenarien für die zukünftige HR/IT-Landschaft von HERMA.
Ein zentraler Aspekt des Projekts war die tiefgreifende Analyse der bestehenden HR/IT-Systemlandschaft, die seit 1998 bestand und über die Jahre nur geringfügig angepasst wurde. Dieser Investitionsstau und die fehlende Weiterentwicklung im HR-Bereich bildeten den Ausgangspunkt für die Entwicklung einer umfassenden HR/IT-Transformation-Roadmap. p78 adaptierte dabei sein standardisiertes Beratungspaket individuell auf die Bedürfnisse von HERMA, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erarbeiten.
Erstellung der HR/IT-Roadmap
Die Ausarbeitung der zukunftsfähigen Roadmap erfolgte in "absoluter Rekordzeit" – innerhalb von nur drei Monaten ab dem Projektstart im Oktober 2023. Dies war möglich durch die Anwendung eines bewährten Vorgehens, das auf den bereits vorhandenen Strategieentwürfen aufbaute.
Ergebnis
Durch dieses strukturierte Vorgehen gelang es HERMA und p78, ein klares und umsetzbares HR/IT-Zielbild zu entwickeln, das nicht nur auf die aktuellen Anforderungen, sondern auch auf zukünftige Entwicklungen abgestimmt ist.
Durch die Migration auf SAP S4/HANA und die Einführung von SAP SuccessFactors wurde nicht nur die technische Basis erneuert, sondern auch eine neue Ära der Mitarbeiterbindung und -förderung eingeleitet. Das Ergebnis ist eine zukunftssichere HR/IT-Strategie, die HERMA ermöglicht, auch weiterhin Talente erfolgreich zu gewinnen und zu halten.
Herausforderungen & Erfahrungswerte
Zeit- und Investitionsdruck:
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, die Roadmap innerhalb des knappen Zeitrahmens zu entwickeln, insbesondere angesichts der bevorstehenden Deadline für das Auslaufen der Nutzungsrechte von SAP HCM im Kompatibilitätsmodus auf dem integrierten S/4HANA System Ende 2025.
Überzeugungsarbeit bei Stakeholdern:
Ein wesentlicher Aspekt war es, den Steuerkreis und die Geschäftsleitung von der Notwendigkeit und dem Nutzen der erheblichen Investition in die Personalprozesse zu überzeugen. Die Herausforderung bestand darin, den Wert der Transformation greifbar zu machen und Vertrauen in die geplante Vorgehensweise zu schaffen.
Kapazitative Herausforderungen:
Die Sicherstellung der erforderlichen Kapazitäten in HR und IT stellte eine weitere Herausforderung dar. Es musste intensiv diskutiert werden, wie Ressourcen aus beiden Bereichen effektiv bereitgestellt werden können, um die Transformation nachhaltig begleiten zu können.
Kontinuierliche Teilnahme an der Entwicklung:
Ein entscheidendes Learning war die Erkenntnis, dass ein Investitionsstau über einen langen Zeitraum hinweg zu erheblichen Herausforderungen führen kann. Für die Zukunft hat HERMA erkannt, dass eine kontinuierliche Teilnahme an der technologischen und prozessualen Weiterentwicklung essenziell ist, um auch weiterhin zukunftsgerichtete Marktstandards zu setzen. Das Bereitstellungsmodell von SAP SuccessFactors, sprich der Cloud-Ansatz, liefert hierfür die entsprechende Grundlage.
Wichtigkeit der frühen Einbeziehung und klaren Kommunikation:
Die frühzeitige Einbeziehung aller Beteiligten und eine klare, transparente Kommunikation waren Schlüssel zum Erfolg. Die Workshops und Diskussionen ermöglichten es, tief in die kreativen und technischen Prozesse einzusteigen, wobei sich alle Teilnehmenden verstanden und abgeholt fühlten. Diese offene Kommunikation schuf die Basis für eine starke Motivation und Aufbruchsstimmung im gesamten Unternehmen.
Nutzenorientierung als Kern der Transformation:
Ein weiteres wichtiges Learning war die Erkenntnis, dass der Nutzen der Transformation primär außerhalb der HR-Abteilung entstehen sollte. Die Unterstützung durch p78 in Bezug auf den Change-Prozess war entscheidend, um die positiven Auswirkungen der Transformation auf das gesamte Unternehmen zu maximieren und den Recruiting-Prozess sowie andere HR-Prozesse effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
Die Fähigkeit, sich schnell an neue Erkenntnisse anzupassen und die Strategie entsprechend zu überdenken, war ein wesentlicher Faktor für den Erfolg des Projekts. Diese Flexibilität ermöglichte es HERMA und p78, auf Herausforderungen in Echtzeit zu reagieren und sicherzustellen, dass die Transformations-Roadmap den größten Wert für das Unternehmen bietet.
Der Ausblick - so geht es weiter
Nach der erfolgreichen Entwicklung einer HR/IT-Roadmap steht HERMA an einem entscheidenden Punkt, denn die Umsetzung der HR/IT-Transformation steht als nächstes auf der Agenda. Die detaillierte Roadmap skizziert einen klaren Fahrplan für die kommenden Jahre und legt den Grundstein für eine fortlaufende Optimierung und Erweiterung des HR-Systems. Dies bedeutet konkret: HERMA setzt eine hybride Systemlandschaft auf. Dafür wurde zum einen in der ersten Ausbaustufe SAP SuccessFactors Employee Central und Recruiting eingeführt. Zum anderen erfolgte die Migration von SAP HCM nach SAP HCM for S/4HANA inklusive Self-Services auf Basis von SAP Fiori im 2. Halbjahr 2024. Zusätzlich wird im ersten Halbjahr 2024 die SAP Travel & Expense Lösung, SAP Concur, eingeführt. Für das gesamte Einführungsprogramm sind zunächst zwei Jahre angesetzt, mit der Erwartung, dass die vollständige Implementierung zusätzlicher Funktionen in Form weiterer SAP SuccessFactors Modulen insgesamt zwischen drei und vier Jahren in Anspruch nehmen wird.
Die Detailplanung für die nächsten zwei Jahre umfasst eine sorgfältige Ausarbeitung der nächsten Schritte, die in zahlreichen Work Streams bzw. Projekten parallel ablaufen werden. Dieser koordinierte Ansatz ermöglicht es HERMA, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren und gleichzeitig die Effizienz und Wirksamkeit der HR-Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Ein herausragender Aspekt dieses Vorhabens ist die enge Zusammenarbeit zwischen den drei Hauptakteuren: der HR-Abteilung, der IT und dem SAP Implementierungs- und Beratungspartner p78. Die gemeinsame Aktion und die offensichtliche Freude am Projekt unterstreichen die positive Dynamik und das Engagement aller Beteiligten.
Die HR/IT-Roadmap dient dabei als lebendiges Dokument, das flexibel an die sich wandelnden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst wird.
HERMA hat mit der erfolgreichen Entwicklung einer digitalen HR/IT-Strategie einen bedeutenden Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit gemacht. Die nächsten Jahre versprechen eine spannende Zeit der Weiterentwicklung und Optimierung, in der HERMA seine Position als innovatives Unternehmen weiter festigen wird. Die Basis für diesen Erfolg liegt auch in der starken Partnerschaft mit p78 und der engen Zusammenarbeit zwischen HR und IT, die gemeinsam die digitale Transformation bei HERMA vorantreiben.