Digital Adoption für HR/IT Systeme wie SAP SuccessFactors und SAP Concur
Mehr Nutzerakzeptanz. Weniger Support-Tickets. Messbarer ROI.
Klassische Schulungen vermitteln Wissen zu einem einzigen Zeitpunkt, meist kurz vor dem Go-live. Im Arbeitsalltag verblasst dieses Wissen schnell, während Releases die Oberflächen verändern und Mitarbeitende zwischen mehreren Systemen wechseln. SAP WalkMe erweitert klassische Trainings um eine Ebene, die genau dann unterstützt, wenn die Arbeit tatsächlich stattfindet. Anwenderinnen und Anwender erhalten kontextbezogene Hilfestellung direkt im Prozess, rund um die Uhr verfügbar und zunehmend KI-gestützt.
Was ist SAP WalkMe?
SAP WalkMe ist die Digital Adoption Platform von SAP. Die Software legt sich als intelligente Schicht über bestehende Anwendungen und begleitet Mitarbeitende in Echtzeit durch digitale Prozesse, ohne Unterbrechung des Arbeitsflusses. WalkMe führt Nutzende Schritt für Schritt durch Aufgaben, validiert Eingaben, automatisiert wiederkehrende Schritte und liefert Nutzungsanalysen, die zeigen, wo Prozesse ins Stocken geraten.
SAP übernahm WalkMe 2024 vollständig. Die Plattform ist seither fester Bestandteil des SAP-Portfolios und nativ in SAP SuccessFactors integriert. Für SAP Concur steht die Lösung als „Concur User Assistant by WalkMe" zur Verfügung. Es handelt sich um eine eingebettete Integration, die keine Browser-Extension erfordert und sich damit auch in sicherheitskritischen IT-Umgebungen unkompliziert betreiben lässt. Darüber hinaus unterstützt WalkMe über browserbasierte Overlays auch Anwendungen außerhalb des SAP-Ökosystems, was in hybriden Systemlandschaften zunehmend an Bedeutung gewinnt.
WalkMe für SAP SuccessFactors
In SAP SuccessFactors entfaltet WalkMe seinen größten Hebel in Prozessen, die entweder von vielen Mitarbeitenden gleichzeitig genutzt werden oder selten genug vorkommen, um nicht im Gedächtnis zu bleiben. Beim Onboarding neuer Mitarbeitender führt WalkMe durch Profilanlage, Zielvereinbarungen und die ersten Systemschritte, ohne dass HR auf Rückfragen reagieren muss. In der Zeiterfassung reduzieren Tooltips und Validierungen fehlerhafte Buchungen, die sonst Nacharbeit erzeugen. In Performance- und Talentprozessen, die häufig nur einmal jährlich ausgeführt werden, sorgt WalkMe für konsistente Datenqualität auch ohne jährliche Auffrischungsschulungen.
Besonders relevant wird WalkMe bei Release-Wechseln und Oberflächenänderungen. Die zugrundeliegende DeepUI-Technologie erkennt strukturelle Änderungen an der Benutzeroberfläche automatisch und passt bestehende Inhalte entsprechend an. Damit bleibt der Pflegeaufwand auch bei den halbjährlichen SuccessFactors-Releases kontrollierbar.
WalkMe für SAP Concur
Reisekostenmanagement und Spesenabrechnungen gehören in vielen Unternehmen zu den Prozessen, die Mitarbeitende nur unregelmäßig durchführen. Gleichzeitig sind Richtlinien und Freigabeprozesse häufig komplex, während Fehler direkte Auswirkungen auf Compliance, Erstattungen oder die Nachbearbeitung haben können. Genau hier setzt der Concur User Assistant by WalkMe an: Mitarbeitende werden kontextbezogen durch Prozesse geführt, erhalten Hilfestellungen direkt während der Eingabe und werden bei buchungsrelevanten Entscheidungen unterstützt. Pflichtfelder, Richtlinien und Validierungen werden in Echtzeit berücksichtigt, sodass Fehler frühzeitig vermieden werden können.
Der Mehrwert liegt dabei insbesondere in der Reduzierung von Komplexität und im Empowerment der Mitarbeitenden. Anstatt umfangreiche Schulungen oder wiederkehrende Supportanfragen zu benötigen, erhalten Nutzerinnen und Nutzer genau die Unterstützung, die sie im jeweiligen Moment benötigen. Da der Concur User Assistant nativ in die SAP-Concur-Oberfläche integriert ist, wird keine zusätzliche Browser-Extension benötigt. Das vereinfacht den Rollout in internationalen und dezentralen Organisationen und reduziert gleichzeitig die Anforderungen an IT-Sicherheit und Endgerätemanagement.
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Unser Leistungsangebot als zertifizierter WalkMe-Implementierungspartner
p78 ist zertifizierter WalkMe-Implementierungspartner mit Spezialisierung auf SAP SuccessFactors HCM und SAP Concur. Wir begleiten Sie von der strategischen Analyse bis zum stabilen Betrieb, mit dem Prozess- und Systemwissen, das für eine wirksame DAP-Implementierung entscheidend ist.
Strategie und Use-Case-Analyse
Welche Prozesse erzeugen die meisten Support-Tickets? Wo brechen Nutzende Workflows ab? Wo entstehen fehlerhafte Eingaben systematisch? Wir analysieren Ihre konkreten Herausforderungen, priorisieren Use Cases nach Impact und definieren messbare Erfolgskriterien, bevor die erste WalkMe-Guidance erstellt wird.
Content-Entwicklung und Implementierung
Wir entwickeln WalkMe-Inhalte wie Walkthroughs, Smart Tips, Validierungen und Automatisierungen auf Basis Ihrer Prozesse sowie Ihrer individuellen SuccessFactors- oder Concur-Konfiguration. Dabei greifen wir auf bewährte Best-Practice-Templates als Grundlage zurück. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch durch den hohen Grad an Individualisierung: So schaffen wir maßgeschneiderte Lösungen, die optimal auf Ihre unternehmensspezifischen Prozesse, Anforderungen und Rollenstrukturen abgestimmt sind.
Technische Integration und Go-live-Begleitung
Wir übernehmen die technische Implementierung, testen Walkthroughs unter realen Nutzungsbedingungen und begleiten Sie bis zum erfolgreichen Go-live. Dabei arbeiten wir eng mit Ihrem Projektteam aus HR, IT sowie Fachbereichen wie Travel, Finance, Procurement oder Controlling zusammen und stellen sicher, dass bestehende Sicherheits- und Datenschutzanforderungen jederzeit eingehalten werden.
Betrieb, Optimierung und Aufbau eines Center of Excellence
WalkMe-Inhalte sind kein einmaliges Projekt. Release-Wechsel, Prozessanpassungen und neue Nutzergruppen erfordern kontinuierliche Pflege. Wir bieten Support-Dienstleistungen für den laufenden Betrieb und helfen Ihnen beim Aufbau interner Kompetenzen. Auf Wunsch bis hin zur Etablierung eines Center of Excellence für Digital Adoption, das WalkMe als strategische Fähigkeit in Ihrer Organisation verankert.
Der wirtschaftliche Mehrwert einer Digital Adoption Platform
Der Nutzen einer Digital Adoption Platform lässt sich nicht auf „weniger Rückfragen" reduzieren. Aktuelle Studien zeigen, wie deutlich sich konsequente Digital Adoption auf die wirtschaftliche Leistung eines Unternehmens auswirkt. Unternehmen, die mindestens drei Digital-Adoption-Best-Practices umsetzen, erreichen einen ROI von 85 Prozent auf ihre digitalen Transformationsprojekte. Unternehmen ohne strukturierte Adoption-Strategie kommen auf lediglich 22 Prozent. Das durchschnittliche Großunternehmen verliert rund 104 Millionen US-Dollar pro Jahr durch digitale Ineffizienzen, fehlgenutzte Lizenzen und nicht produktive Arbeitszeit in Systemen.
Für HR- und Finance-Anwendungen ist dieser Zusammenhang besonders relevant. SAP SuccessFactors und vergleichbare HR-Plattformen erreichen unter allen Enterprise-Softwarekategorien den höchsten Application Momentum Score mit 96 von 100 Punkten. Das bedeutet: Praktisch jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Unternehmen nutzt diese Systeme regelmäßig. Genau deshalb sind die Folgen fehlender Adoption hier besonders deutlich. Sie zeigen sich in fehlerhaften Stammdaten, verzögerten Prozessen und spürbarer Frustration im Arbeitsalltag.
Quellen: IDC Business Value of WalkMe Report; WalkMe State of Digital Adoption 2025.
Was ist Digital Adoption und warum es jetzt entscheidet
Digital Adoption beschreibt den Zustand, in dem eingeführte Software tatsächlich so genutzt wird, wie sie konzipiert wurde: vollständig, korrekt und im Sinne der geplanten Geschäftsprozesse. Sie ist nicht identisch mit der Einführung einer Anwendung, und sie ist auch nicht mit einer einmaligen Schulung erreichbar. Digital Adoption ist eine eigene Disziplin, die dort ansetzt, wo klassische Change-Management- und Schulungsansätze an strukturelle Grenzen stoßen.
Der Grund ist einfach. Moderne SAP-Anwendungen sind leistungsstark, gleichzeitig aber auch komplex. Releases erscheinen mehrmals jährlich, Oberflächen ändern sich, und Mitarbeitende wechseln innerhalb weniger Minuten zwischen mehreren Systemen. Eine halbtägige Schulung vor dem Go-live kann diese Dynamik nicht auffangen. Die Folge sind Prozessbrüche, fehlerhafte Eingaben, steigende Supportlast und eine Diskrepanz zwischen dem, was ein System leisten könnte, und dem, was es im Arbeitsalltag tatsächlich leistet.
Digital Adoption adressiert genau diese Lücke. Nicht durch mehr Schulungsmaterial, sondern durch Unterstützung im Moment der Arbeit. Und genau hier setzen Digital Adoption Platforms wie SAP WalkMe an.
WalkMe und Ihre SAP-Migrationsstrategie
Der optimale Zeitpunkt für die Einführung von WalkMe ist nicht nach dem Go-live, sondern während der Transformationsphase. Wer drei bis sechs Monate vor dem Go-live mit der Content-Entwicklung beginnt, kann WalkMe-Guidance vom ersten Produktivtag an bereitstellen und verhindert so die typische Nutzerprobleme, die viele SAP-Projekte nach der Einführung erleben.
Für Unternehmen, die aktuell eine Migration von SAP HCM on-premise nach SAP SuccessFactors planen oder durchführen, ist WalkMe ein zentrales Werkzeug im Change-Management. Die Plattform begleitet Mitarbeitende durch veränderte Prozesslogiken und neue Oberflächen und reduziert die Belastung für HR-Teams und IT-Support in der kritischen Einführungsphase. Mehr zur Migrationsstrategie von SAP HCM nach SAP SuccessFactors.
Ihr Ansprechpartner
Ludwig Wartlsteiner
Teamlead HR Strategy & Transformation
Telefon +49 89 / 46 13 23-27
E-Mail hello@projekt0708.com
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Häufige Fragen zu SAP WalkMe
Was ist der Unterschied zwischen SAP WalkMe und klassischen Schulungsmaßnahmen?
Klassische Schulungen vermitteln Wissen zu einem Zeitpunkt, an dem die Anwendungssituation noch nicht konkret ist. WalkMe liefert Unterstützung genau dann, wenn Mitarbeitende eine Aufgabe tatsächlich ausführen: direkt in der Anwendung, kontextbezogen und ohne Medienbruch. Das reduziert die Abhängigkeit vom Gedächtnis und senkt den Bedarf an Nachschulungen deutlich.
Ist WalkMe für alle SAP SuccessFactors Module verfügbar?
WalkMe ist nativ in SAP SuccessFactors integriert und unterstützt alle wesentlichen Module der HCM Suite. Für SAP Concur steht der Concur User Assistant by WalkMe als eingebettete Lösung zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt WalkMe über browserbasierte Overlays auch Nicht-SAP-Anwendungen, was besonders in hybriden Systemlandschaften relevant ist.
Wie lange dauert die Implementierung von WalkMe?
Eine erste produktive WalkMe-Implementierung ist deutlich weniger aufwendig als die Einführung einer Kernanwendung. Je nach Komplexität der Use Cases und Anzahl der Prozesse ist ein erster Go-live innerhalb weniger Wochen realisierbar. SAP empfiehlt, drei bis sechs Monate vor dem eigentlichen System Go-live mit der Content-Entwicklung zu beginnen, um WalkMe-Guidance vom ersten Tag an bereitzustellen.
Kann WalkMe an unsere spezifischen Unternehmensprozesse angepasst werden?
Ja. WalkMe-Inhalte wie Walkthroughs, Tooltips, Validierungen und Automatisierungen sind vollständig konfigurierbar und können auf Nutzerrollen, Abteilungen, Sprachversionen und individuelle Prozesslogiken zugeschnitten werden. SAP liefert vorgefertigte Content-Templates als Ausgangspunkt. Die Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen ist zentraler Bestandteil unserer Implementierungsleistung.
Benötigt WalkMe Änderungen an unserem SAP-System oder der IT-Infrastruktur?
Nein. WalkMe erfordert keine Anpassungen am SAP-Backend und keine Eingriffe in die bestehende IT-Infrastruktur. Für SAP SuccessFactors und SAP Concur steht WalkMe als nativ integrierte Lösung bereit. Für weitere Anwendungen wird WalkMe über eine Browser-Extension oder browserbasierte Overlays bereitgestellt.