Digital Adoption für HR/IT Systeme wie SAP SuccessFactors und SAP Concur
Mehr Nutzerakzeptanz. Weniger Support-Tickets. Messbarer ROI.
Klassische Schulungen vermitteln Wissen zu einem einzigen Zeitpunkt, meist kurz vor dem Go-Live. Im Arbeitsalltag verblasst dieses Wissen schnell, während Releases die Oberflächen verändern und Mitarbeitende zwischen mehreren Systemen wechseln. SAP WalkMe erweitert klassische Trainings um eine Ebene, die genau dann unterstützt, wenn die Arbeit tatsächlich stattfindet. Anwenderinnen und Anwender erhalten kontextbezogene Hilfestellung direkt im Prozess, rund um die Uhr verfügbar und zunehmend KI-gestützt.
Was ist Digital Adoption und warum es jetzt entscheidet
Digital Adoption beschreibt den Zustand, in dem eingeführte Software tatsächlich so genutzt wird, wie sie konzipiert wurde: vollständig, korrekt und im Sinne der geplanten Geschäftsprozesse. Sie ist nicht identisch mit der Einführung einer Anwendung, und sie ist auch nicht mit einer einmaligen Schulung erreichbar. Digital Adoption setzt genau dort an, wo klassische Change-Management- und Schulungsansätze an strukturelle Grenzen stoßen.
Der Grund ist einfach. Moderne SAP-Anwendungen sind leistungsstark, gleichzeitig aber auch komplex. Releases erscheinen mehrmals jährlich, Oberflächen ändern sich, und Mitarbeitende wechseln innerhalb weniger Minuten zwischen mehreren Systemen. Eine halbtägige Schulung vor dem Go-live kann diese Dynamik nicht auffangen. Die Folge sind Prozessbrüche, fehlerhafte Eingaben, steigende Supportlast und eine Diskrepanz zwischen dem, was ein System leisten könnte, und dem, was es im Arbeitsalltag tatsächlich leistet.
Digital Adoption adressiert genau diese Lücke. Nicht durch mehr Schulungsmaterial, sondern durch Unterstützung im Moment der Arbeit. Und genau hier setzen Digital Adoption Platforms wie SAP WalkMe an.
Was ist WalkMe?
SAP WalkMe ist die Digital Adoption Platform von SAP und damit weit mehr als ein Tool für geführte Klickanleitungen. WalkMe ist eine zentrale Plattform, mit der Unternehmen ihre Mitarbeitenden systemübergreifend befähigen, Prozesse transparent machen und Software-Nutzung kontinuierlich verbessern. Smart Walkthroughs sind dabei nur ein Baustein von vielen.
Das Ziel ist nicht, eine einzelne Anwendung zu erklären, sondern Menschen in die Lage zu versetzen, digitale Prozesse sicher und eigenständig zu beherrschen. Dazu vereint WalkMe mehrere Funktionsbereiche auf einer Plattform:
- Enablement im Prozess. Geführte Walkthroughs, kontextbezogene Hinweise und Inline-Hilfen unterstützen Mitarbeitende genau dort, wo eine Aufgabe ausgeführt wird.
- Transparenz und Analytics. Nutzungsanalysen zeigen, wie Anwendungen tatsächlich genutzt werden, wo Prozesse abbrechen und wo Optimierungsbedarf besteht. Das schafft eine belastbare Grundlage für datenbasierte Entscheidungen.
- Automatisierung. Wiederkehrende und fehleranfällige Schritte lassen sich automatisieren, was Eingabefehler reduziert und Mitarbeitende von Routineaufgaben entlastet.
- Validierung und Datenqualität. Eingaben werden in Echtzeit geprüft, sodass fehlerhafte Daten gar nicht erst entstehen.
- KI-gestützte Assistenz. WalkMe entwickelt sich zunehmend zu einer proaktiven, KI-gestützten Unterstützung, die Nutzende in natürlicher Sprache durch Aufgaben begleitet.
Diese Funktionen wirken systemübergreifend, also nicht nur innerhalb einer einzelnen SAP-Anwendung, sondern entlang ganzer Prozessketten über mehrere Systeme hinweg.
Der wirtschaftliche Mehrwert einer Digital Adoption Platform
Konsequente Digital Adoption wirkt sich messbar auf die wirtschaftliche Leistung aus. Sie entscheidet darüber, ob sich Investitionen in neue Systeme auszahlen oder ob Potenzial in ungenutzten Funktionen verloren geht. Für HR- und Finance-Anwendungen, die nahezu alle Mitarbeitenden täglich nutzen, ist dieser Hebel besonders groß.
Quellen: IDC Business Value of WalkMe Report; WalkMe State of Digital Adoption 2025.
Für jede Ausgangsituation der passende p78 Ansatz
Jedes Unternehmen startet an einem anderen Punkt. Deshalb bieten wir WalkMe in genau dem Umfang an, den Sie benötigen – von punktueller Unterstützung bis zur vollständigen Umsetzung.
Empowerment
Sie möchten herausfinden, wie digitale Nutzerführung Ihre Prozesse, Anwendungen und Mitarbeitenden konkret unterstützen kann? Gemeinsam schaffen wir ein Verständnis für die Potenziale von WalkMe und anderen Digital Adoption Platforms (DAPs).
- Bewusstsein für die Vorteile digitaler Nutzerführung schaffen
- Identifikation praxisnaher Einsatzszenarien, in denen WalkMe und andere DAP-Lösungen messbaren Mehrwert liefern
- Sicherstellung einer reibungslosen Übergabe ohne weitere Projekteinbindung
Enablement
Sie möchten schnell produktiv werden und Ihr Team gleichzeitig befähigen, WalkMe eigenständig weiterzuentwickeln? Wir begleiten Sie auf diesem Weg.
Individuelle Erstkonfiguration durch p78
Hands-on Enablement und Best-Practice-Guidance
Wissenstransfer entlang realer Anwendungsfälle
Kunden können WalkMe anschließend eigenständig betreiben und weiterentwickeln
Aufbau eines Centers of Excellence/Competence
Full-Service Delivery
Sie möchten die Umsetzung vollständig in erfahrene Hände geben? Wir übernehmen die Einführung und Weiterentwicklung von WalkMe für Sie.
- End-to-End-Implementierung des gesamten WalkMe-Portfolios
- Technisches Setup und Konfiguration aus einer Hand
- Entwicklung maßge-schneiderter HR Use Cases gemeinsam mit dem Kunden
- Laufende Unterstützung für nachhaltige Akzeptanz und langfristigen Erfolg
Unser Vorgehen bei der WalkMe-Einführung
Jedes Unternehmen startet mit unterschiedlichen Anforderungen, Prozessen und Prioritäten. Deshalb verfolgen wir einen strukturierten, aber flexibel skalierbaren Einführungsansatz. Von der Identifikation geeigneter Use Cases über die technische Implementierung bis hin zum laufenden Betrieb begleiten wir Sie entlang des gesamten Lebenszyklus Ihrer Digital-Adoption-Lösung.
Phase 1: Scoping
Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für ein erfolgreiches WalkMe-Projekt. In Workshops analysieren wir bestehende Prozesse, identifizieren geeignete Anwendungsfälle und definieren den Projektumfang.
Schwerpunkte:
- Analyse bestehender Prozesse und Nutzerinteraktionen
- Identifikation und Priorisierung von Use Cases
- Definition von Zielen und Erfolgskriterien
- Projekt-Scoping und Roadmap-Erstellung
Phase 2: Technical Onboarding
Bevor die ersten Lösungen entstehen, schaffen wir die technische Basis für den Einsatz von WalkMe innerhalb Ihrer Systemlandschaft.
Schwerpunkte:
- Auswahl und Einrichtung der Deployment-Methode
- Editor-Konfiguration
- UUID-Setup und Benutzeridentifikation
- Technische Validierung der Umgebung
Phase 3: Workflow Build – Phase I
Nachdem die technische Grundlage geschaffen wurde, beginnt die Umsetzung des ersten WalkMe-Workflows. Gemeinsam planen wir die Nutzerführung, entwickeln die definierten Workflows und testen diese unter realen Bedingungen. So entstehen digitale Assistenten, die Mitarbeitende direkt im Prozess unterstützen und sicher durch neue Abläufe führen.
Schwerpunkte
- Solution Planning und Konzeption der Nutzerführung
- Entwicklung von Walk-Thrus, SmartTips und ShoutOuts
- Build & Design der definierten Use Cases
- User Acceptance Testing (UAT)
- Troubleshooting und Optimierung vor dem Go-Live
Phase 4: Go-Live & Post-Go-Live Aktivitäten
Nach erfolgreichem Abschluss der ersten Build-Phase erfolgt der Go-Live. Dabei begleiten wir die Produktivsetzung eng und unterstützen die üblichen Post-Go-Live-Aktivitäten, damit die Lösung stabil läuft und die Nutzer:innen optimal abgeholt werden.
Schwerpunkte:
- Go-Live der entwickelten WalkMe-Lösungen
- Begleitung der Produktivsetzung
- Post-Go-Live-Aktivitäten
- Stabilisierung der Lösung
- Unterstützung der Nutzer:innen in der Anfangsphase
Phase 5: Workflow Build – Phase II
Direkt nach dem Go-Live kann die nächste Umsetzungsphase starten. Weitere Prozesse und Anwendungsfälle werden Schritt für Schritt in WalkMe abgebildet. Dabei durchlaufen wir erneut die bewährten Phasen aus Planung, Entwicklung, Testing und Optimierung.
Schwerpunkte:
- Solution Planning
- Build & Design
- User Acceptance Testing (UAT)
- Troubleshooting
- Umsetzung weiterer Prozesse und Use Cases
Phase 6: Hypercare
Nach Abschluss der Implementierungsphasen erfolgt der Übergang in die Hypercare Phase. Hier stellen wir durch laufenden technischen Support und kontinuierliche Maintenance sicher, dass WalkMe langfristig erfolgreich betrieben werden kann.
Schwerpunkte:
- Ongoing Technical Support
- Maintenance
- Kontinuierliche Betreuung der Lösung
- Langfristige Sicherstellung des Projekterfolgs
Damit sich Ihre HR-Transformation auszahlt
Neue HR-Systeme entfalten ihren Wert erst, wenn Mitarbeitende sie sicher nutzen. Genau in Phasen der Veränderung ist diese Sicherheit aber am wenigsten gegeben: Oberflächen sind neu, Prozesse haben sich verändert und Gewohntes funktioniert plötzlich anders.
Mit HR Nova verfolgen wir deshalb einen ganzheitlichen Transformationsansatz, in dem Digital Adoption und Organizational Adoption von Anfang an mitgedacht werden. So wird der Wechsel nicht zur Hürde, sondern zum reibungsarmen Übergang..
Ihr Ansprechpartner
Ludwig Wartlsteiner
Teamlead HR Strategy & Transformation
Telefon +49 89 / 46 13 23-27
E-Mail hello@projekt0708.com
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Häufige Fragen zu SAP WalkMe
Was ist der Unterschied zwischen SAP WalkMe und klassischen Schulungsmaßnahmen?
Klassische Schulungen vermitteln Wissen zu einem Zeitpunkt, an dem die Anwendungssituation noch nicht konkret ist. WalkMe liefert Unterstützung genau dann, wenn Mitarbeitende eine Aufgabe tatsächlich ausführen: direkt in der Anwendung, kontextbezogen und ohne Medienbruch. Das reduziert die Abhängigkeit vom Gedächtnis und senkt den Bedarf an Nachschulungen deutlich.
Ist WalkMe für alle SAP SuccessFactors Module verfügbar?
WalkMe ist nativ in SAP SuccessFactors integriert und unterstützt alle wesentlichen Module der HCM Suite. Für SAP Concur steht der Concur User Assistant by WalkMe als eingebettete Lösung zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt WalkMe über browserbasierte Overlays auch Nicht-SAP-Anwendungen, was besonders in hybriden Systemlandschaften relevant ist.
Wie lange dauert die Implementierung von WalkMe?
Eine erste produktive WalkMe-Implementierung ist deutlich weniger aufwendig als die Einführung einer Kernanwendung. Je nach Komplexität der Use Cases und Anzahl der Prozesse ist ein erster Go-live innerhalb weniger Wochen realisierbar. SAP empfiehlt, drei bis sechs Monate vor dem eigentlichen System Go-live mit der Content-Entwicklung zu beginnen, um WalkMe-Guidance vom ersten Tag an bereitzustellen.
Kann WalkMe an unsere spezifischen Unternehmensprozesse angepasst werden?
Ja. WalkMe-Inhalte wie Walkthroughs, Tooltips, Validierungen und Automatisierungen sind vollständig konfigurierbar und können auf Nutzerrollen, Abteilungen, Sprachversionen und individuelle Prozesslogiken zugeschnitten werden. SAP liefert vorgefertigte Content-Templates als Ausgangspunkt. Die Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen ist zentraler Bestandteil unserer Implementierungsleistung.
Benötigt WalkMe Änderungen an unserem SAP-System oder der IT-Infrastruktur?
Nein. WalkMe erfordert keine Anpassungen am SAP-Backend und keine Eingriffe in die bestehende IT-Infrastruktur. Für SAP SuccessFactors und SAP Concur steht WalkMe als nativ integrierte Lösung bereit. Für weitere Anwendungen wird WalkMe über eine Browser-Extension oder browserbasierte Overlays bereitgestellt.