Framatome Werksgeleande Vogelperspektive auf tuerkisem Hintergrund
weißes Framatome Logo

Geldwerte Vorteile mit SAP Concur innerhalb der Gehalts­abrechnung automatisch und richtig versteuern

So geht Framatome mit ihren individuellen Mitarbeiter­benefits und Gehaltsextras um

Unternehmen / Branche
Framatome GmbH / Nukleartechnik & Anlagenbau

Leistungsspektrum
Die Framatome GmbH mit Sitz in Erlangen ist Tochter der Framatome S. A., einem der international führenden Hersteller in der kerntechnischen Industrie. Mit rund 16.000 Mitarbeitern weltweit entwickelt, fertigt und installiert Framatome Komponenten und Brennelemente sowie Leittechniksysteme für kerntechnische Einrichtungen und bietet umfassende Serviceleistungen für Reaktoren.

Website
www.framatome.com

Qualifizierte Mitarbeitende zu finden stellt in Zeiten des Fachkräftemangels Unternehmen vor große Herausforderungen. Um Mitarbeitende zu binden und Fachkräfte zu gewinnen, werden immer wieder neue Ideen entwickelt und Anreize geschaffen.

Gehaltsextras und Benefits in Form geldwerter Vorteile spielen dabei eine große Rolle und sind in einigen Branchen nicht wegzudenken. Geldwerte Vorteile wie beispielsweise Betriebsveranstaltungen, Dienstwägen oder Verpflegungspauschalen, die den gesetzlichen Mindestwert übersteigen, sind ein wichtiges Instrument des Personalmarketings und der Bindung von Mitarbeitenden an ein Unternehmen. So auch bei Framatome.

 

Die Berechnung und die Verbuchung in der Lohn- und Gehalts­abrechnung sind jedoch komplex und fehleranfällig. Denn je nach Höhe und Art der Benefits gelten unterschiedliche steuerliche Regeln. Das stellte auch die Lohnbuchhaltung bei Framatome regelmäßig vor große Herausforderungen. Mit SAP Concur laufen diese Prozesse jetzt automatisiert und fehlerfrei ab.

Benefits
transparent in der
Gehaltsabrechnung
16
Tausend Mitarbeitende
weltweit
Integration von Concur
in vorhandene SAP-Systeme

Wer weltweit im Einsatz ist, verdient Wertschätzung und mehr…

Framatome entwickelt und baut kerntechnische Anlagen in aller Welt und erwirtschaftet daher auch den Großteil ihres Umsatzes im internationalen Umfeld. Mehrmonatige Dienstreisen und langfristige Entsendungen zu Einsatzorten in aller Welt sind alltäglich. Mehr noch als für andere Unternehmen ist es für Framatome eine Herausforderung, Mitarbeitende für den Außendienst zu gewinnen: Außendienstmitarbeiterinnen und –mitarbeiter stehen bei Framatome oft vor besonderen Herausforderungen: Sie sind zuweilen über Monate unterwegs und müssen sich, da sie weltweit im Einsatz sind, immer wieder auf sehr unterschiedliche Gegebenheiten einlassen.

Die Arbeit auf Dienstreisen und Entsendungen angenehmer zu machen und so Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen zu binden, ist Framatome daher ein großes Anliegen. Benefits in Form geldwerter Vorteile sind ein wichtiger Baustein – und entsprechend zahlreich und vielfältig.

Zum Beispiel erstattet Framatome ihren Mitarbeitenden die Kosten für das Fitnessstudio am Einsatzort sowie Verpflegungsmehraufwände, die sich nach den realen Kosten am Einsatzort richten und über den gesetzlichen, steuerfreien Pauschalen liegen. Bei längeren Dienstreisen gibt es ein Reisebudget, zum Beispiel für Familienbesuche. Wenn die Familie bei längeren Entsendungen sogar mit an den Einsatzort zieht, übernimmt Framatome das Schulgeld der Kinder. Daneben investiert Framatome gezielt in die Gesundheit der Mitarbeitenden, zum Beispiel mit Kurz-Kuren, deren Kosten vom Unternehmen übernommen werden. Aber auch wer nicht im Außendienst ist, profitiert von Benefits, wie zum Beispiel einem persönlichen Budget für die Feier zum Dienstjubiläum.

So hilfreich, wertschätzend und angenehm diese Benefits auch sind, ihre steuerlich richtige Verbuchung im Unternehmen als geldwerter Vorteil war aufwändig, kompliziert und fehleranfällig. Denn Eingabe, Prüfung und Verrechnung der Kosten einer vierstelligen Zahl von Dienstreisen von mehreren hundert Mitarbeitenden erfolgten manuell durch die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung. Schon allein die Beachtung der Drei-Monats-Regel für Verpflegungsmehraufwand und der unterschiedlichen gesetzlichen Länderpauschalen ist komplex.

„Rein finanzielle Anreize wirken nur kurzfristig. Deswegen ist es uns wichtig, unseren Beschäftigten Vorteile zu bieten, von denen sie langfristig profitieren.”
Regina Fink
Verantwortliche für IT-Systeme im Bereich HR bei Framatome GmbH
„Der Aufwand, den die Versteuerung aufgrund der vielen internen Schnittstellen und notwendigen Rückfragen vor der Einführung in Concur verursacht hat, war enorm. Wir merken deutlich, dass sich die Prozesse stark verschlankt haben und wesentlich weniger Zeit beanspruchen.”
Regina Fink
Verantwortliche für IT-Systeme im Bereich HR bei Framatome GmbH

Eine Standardlösung, so vielseitig wie die Anforderungen

Viele Mitarbeitende von Framatome in Deutschland sind weltweit und oft über Monate im Einsatz. Daher bestand der Wunsch nach einer cloudbasierten, mobilen, anwenderfreundlichen Lösung, mit der die Mitarbeitenden ihre Abrechnung von Reisekosten, geldwerten Vorteilen und auch Kleinbelegen weitgehend selbst erledigen können. Und diese Lösung sollte auch die Erstattung von Kleinbeträgen, wie zum Beispiel von Fachbüchern oder dem Blumenstrauß zum Geburtstag oder Firmenjubiläum, übernehmen können.

Da Framatome zuvor schon die Reisekosten über eine Lösung von SAP abwickelte, war der Wechsel zu SAP Concur Expense und Travel naheliegend. Framatome nutzt den SAP Concur Standard. Über Schnittstellen zum SAP-System der Framatome GmbH, SAP Payroll und zum SAP-System der französischen Konzernmutter Framatome S.A., kann dieser sogar all die komplexen Prozesse der Verrechnung und Versteuerung abbilden:  

Die Mitarbeitenden können ihre Belege über eine App auf dem Smartphone eingeben. In Concur werden diese automatisiert korrekt verrechnet und über die Standard-Schnittstellen an SAP HCM Payroll weitergegeben. Die Versteuerung erfolgt automatisch in der Lohnbuchhaltung. Die Mitarbeitenden bekommen die Abrechnung ihrer geldwerten Vorteile auf der monatlichen Gehaltsabrechnung transparent und zeitnah. So ist für sie direkt sichtbar, was steuerpflichtig ist.

Dieser gesamte komplexe Prozess der automatischen Verrechnung und Versteuerung wird durch die SAP Standard Integration abgebildet. Kundenindividuelle Anpassungen waren nicht erforderlich, was den Rollout erleichterte.

„Der große Vorteil ist: Wir haben eine Standard-Lösung und passen diese dann an unsere Bedürfnisse an. Das hat sehr gut funktioniert. Wir können damit all unsere Anforderungen und Prozesse abdecken. Die Unterstützung von projekt0708 war dabei von entscheidender Bedeutung, ohne die die Umstellung längst nicht so reibungslos gelaufen wäre. Alleine schon die Hinweise für die Umsetzung waren sehr hilfreich.”
Regina Fink
Verantwortliche für IT-Systeme im Bereich HR bei Framatome GmbH

Schrittweise Einführung durch projekt0708

„Am Beispiel Framatome sieht man sehr gut, wie sich Concur in den letzten Jahren nahtlos ins SAP integriert hat, besonders im für Europa relevanten Bereich HR/Payroll. Mittlerweile kann man hier in der Tat von einer vollintegrierten Lösung sprechen, die in zahlreichen Use-Cases viel Arbeit einspart.”
Anton Novac
projekt0708

Mit SAP Concur hat Framatome sich für eine Lösung entschieden, die sich vom Projektbeginn bis hin zum erfolgreichen Abschluss des Rollouts mehr und mehr zu einer integrierten Lösung entwickelt hat, die all die komplexen Prozesse abbilden kann.

Der Weg dahin erfolgte in mehreren Schritten: Ab 2019 führte Framatome nach einer Pilotphase Concur Travel in Deutschland als Stand-alone-Lösung ein. Daraufhin führte projekt0708 SAP Concur Expense ein und Anfang 2022 SAP Payroll.

Seit März 2022 läuft die automatische Versteuerung bei Framatome über die SAP Concur Standardschnittstelle zu SAP ERP HCM Payroll.

Die Implementierung der verschiedenen Lösungen lief ohne Schwierigkeiten. 

Die Integration dieses abrechnungstechnisch komplexen Themas der geldwerten Vorteile war innerhalb der SAP Concur Standardlösung möglich.

Framatome Werksgeleande Vogelperspektive

Ein Blick zurück und in die Zukunft

Die Verrechnung und Versteuerung von geldwerten Vorteilen und Auslagen waren extrem zeitaufwändig und fehleranfällig. Dank SAP Concur laufen diese Prozesse jetzt automatisch und zuverlässig. Das erspart der Lohnbuchhaltung und der Personalabteilung viel Arbeit.

Alle Beschäftigten, ob im Innen- oder Außendienst, haben SAP Concur gut angenommen und schätzen die Vorteile: Geldwerte Vorteile sind transparent auf der Gehaltsabrechnung einsehbar und alle Auslagen können jetzt einfach selbst nach einem standardisierten Prozess abgewickelt werden. 

Dass neue Benefits und geldwerte Vorteile einfach eingepflegt werden können, macht diese Lösung zukunftssicher, da Framatome damit flexibel auf die Anforderungen eines sich rapide wandelnden Arbeitsmarktes reagieren kann.

„Wir haben ja gesehen, wie komplex unsere Prozesse sind, was wir abbilden wollen. All das geht, ohne dass man etwas Kundeneigenes entwickelt. Man hat etwas, das wirklich funktioniert, aber man hat nicht viel Aufwand, es einzuführen.”
Regina Fink
Verantwortliche für IT-Systeme im Bereich HR bei Framatome GmbH
Bewerben
Zu den offenen Stellen
Kontakt
Telefon
+49 (0)89. 46 13 23-27