HR/IT-Zielbild für Rohde & Schwarz: Harmonisierung und Zukunftssicherheit der HR-Systemlandschaft
Entwicklung einer Roadmap für die HR/IT-Transformation
Unternehmen / Branche
Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG. / Mobilfunk- und Hochfrequenz-Messtechnik, Broadcast- und Medientechnik, Flugsicherungs- und militärische Funkkommunikation, Cybersicherheit und Netzwerktechnik
Leistungsspektrum
Rohde & Schwarz ist ein global agierender Technologiekonzern aus München und entwickelt Spitzentechnologie für Wirtschaft, Behörden und Kunden im hoheitlichen Umfeld. Mit rund 13.800 Mitarbeitenden weltweit erzielt das Unternehmen einen Umsatz von 2,78 Milliarden Euro (Stand 2022/2023).
Website
www.rohde-schwarz.com
Rohde & Schwarz steht vor einer bedeutenden Transformation im HR/IT-Bereich. Das Unternehmen setzt derzeit auf eine Kombination aus dem On-Premise basierten SAP ERP HCM und dem cloudbasierten SAP SuccessFactors, ergänzt durch diverse Insellösungen in verschiedenen HR-Abteilungen und Ländern.Diese Vielfalt an Systemen gilt es nun, strategisch zu integrieren. Daher entwickelte p78 gemeinsam mit Rohde & Schwarz eine HR/IT-Roadmap, um die Systemlandschaft zu harmonisieren und zukunftssicher zu gestalten, wobei aktuelle HR/IT-Trends und Innovationen berücksichtigt wurden.
Die komplexe und kostspielige Integration neuer Systeme resultierte bisher aus der stark heterogenen Systemlandschaft, in der fast jeder Standort individuelle HR-Prozesse nutzte. Ziel der neuen Strategie ist es, durch Effizienzsteigerungen, verbesserte HR/IT Governance und optimierte Prozesse eine moderne und zukunftsfähige HR-Landschaft zu schaffen. Die Notwendigkeit wird durch das bevorstehende Auslaufen der Wartung für das SAP ERP HCM im Jahr 2027 noch dringlicher, was zusätzlich die Chance bietet, moderne und zukunftsfähige HR-Technologien zu implementieren.
Rohde & Schwarz suchte aus diesem Grund die Zusammenarbeit mit dem HR/IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen p78, um eine detaillierte und für die nächsten Jahre strategisch ausgerichtete HR/IT-Roadmap zu entwickeln, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird.
Best-Practice-Ansatz zur Entwicklung der HR-Prozess- & IT-Roadmap
Im Rahmen dieser Zusammenarbeit wurden die bestehenden Prozesse analysiert und bis zu 15 Varianten für ein und dasselbe Thema, wie etwa Abwesenheits- oder Mehrarbeitsanträge, identifiziert. Diese Vielfalt erschwert die Integration neuer Lösungen und führte zu Doppeleingaben und hohen Kosten für Wartung und Weiterentwicklung.
Die HR/IT-Architektur von Rohde & Schwarz besteht aus verschiedenen Systemen wie dem Kernsystem SAP ERP HCM zur Stammdatenverwaltung, -abrechnung und Zeitwirtschaft, SAP SuccessFactors für die Bereiche Learning und Performance Management, und Drittanbieter-Lösungen für Recruiting, die digitale Personalakte, den Schriftverkehr und das Vorlagenmanagement. Diese sind teils gut, teils weniger gut über Schnittstellen verbunden.
Die regelmäßige Überprüfung der Nutzung und Möglichkeiten bestehender Systeme ist daher unerlässlich.
Zusammen mit p78 hat sich Rohde & Schwarz der Herausforderung gestellt, die bisherigen Prozesse zu überprüfen und eine Harmonisierung und Standardisierung der Prozesse anzustreben. Außerdem sollte definiert werden, welche Schritte in den kommenden Jahren im HR/IT-Bereich bei Rohde & Schwarz gegangen werden müssen, um weiterhin zukunftssicher zu sein.
Dabei sollen neue Prozess-Standards und Best Practices geprüft und mit den bestehenden Prozessen bei Rohde & Schwarz verglichen werden. Trends und Innovationen, insbesondere im Bereich der Künstlichen Intelligenz, spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Zudem sollen die neuen Funktionalitäten der SAP Roadmap, wie der Talent Intelligence Hub, Skills Management und Opportunity Market Place, mit angedacht werden.
Die Projektausschreibung von Rohde & Schwarz für die Entwicklung einer HR/IT-Roadmap zog drei potenzielle Beratungspartner an. Bei dieser ging p78 als Sieger hervor. In früheren Projekten arbeitete Rohde & Schwarz bereits erfolgreich mit p78 zusammen – darunter im Bereich E-Recruiting, Learning Solution, Organisationsmanagement sowie bei ESS/MSS-Szenarien, z. B. Mehrarbeits- und Abwesenheitsantrag. p78 konnte für die Zusammenarbeit mit Rohde & Schwarz auf sein Best-Practice-Vorgehen für die Entwicklung einer HR/IT-Roadmap zurückgreifen, welches bei anderen Unternehmen bereits erfolgreich umgesetzt wurde.
Die Projektlaufzeit erstreckte sich von Januar 2023 bis November 2023 und wurde in zwei übergeordnete Phasen unterteilt: die As-Is-Analyse und die To-Be-Scenarios. Alle Prozesse innerhalb des Employee Life Cycles des gesamten HR-Bereich wurden hierbei überprüft.

Das Projektteam untersuchte im Rahmen der As-Is-Analyse detailliert die Ausgangslage bei Rohde & Schwarz (siehe Schaubild 1). Dieser Vorgang umfasste wiederum drei Phasen. Zuerst: Die Analyse der Konzern-, Personal- und IT-Strategie. Dabei wurden auch bestehende strategische Papiere, Werte und Top-Management-Ziele analysiert, um mögliche Anknüpfungspunkte nicht außer Acht zu lassen. Außerdem wurden Guiding Principles definiert, welche als Leitplanken für das Projekt und darüber hinaus gelten sollen. Als Zweites legte das Projektteam Ziele, Design-, IT- und Priorisierungskriterien fest. Im Rahmen der As-Is-Analyse führte das Projektteam Surveys, Workshops und Interviews mit Stakeholdern durch. Als Drittes folgte die IST-Analyse der bestehenden HR-Prozesse und Systeme, um eine Heatmap für Prozesshauskomponenten daraus zu entwickeln.
In der Entwicklung der To-Be-Scenarios wurden im Rahmen sogenannter Solution Workshops mögliche Lösungen und Szenarien entwickelt sowie bewertet (siehe Schaubild 2). In Fortsetzung auf die As-Is-Analyse folgten damit die Phasen vier bis sechs. Als Viertes baute das Projektteam zunächst ein Verständnis für mögliche Lösungen auf. Als Fünftes wurden die Hauptprozesse und deren mögliche Lösungen bewertet. Daraus ergaben sich dann im letzten Schritt Lösungs- und Umsetzungsszenarien, welche als Basis zur Entscheidungsfindung dienten. Die gesamte HR/IT-Architektur, bestehend aus verschiedenen Systemen wie SAP HCM und SAP SuccessFactors, wurde überprüft, um das Zielbild einer harmonisierten und standardisierten Prozesslandschaft zu schaffen. Zum Projektende stand die finale Präsentation der HR-Process- & IT-Roadmap für Rohde & Schwarz an.


Erfolgreiche Umsetzung mittels bewährter Methoden und Vorgehensweisen sowie durch behutsames Change Management

Das Kernprojektteam für die Entwicklung der HR/IT-Transformation-Roadmap setzte sich aus Mitarbeitenden im Personalbereich für die Betreuung der SAP-HCM- und SAP SuccessFactors-Systeme sowie IT-Mitarbeitenden von Rohde & Schwarz und p78-Mitarbeitenden zusammen. Der erweiterte Kreis schloss das Steering Committee bei Rohde & Schwarz mit ein sowie gelegentlich weitere Personen aus den HR-Fachbereichen und anderen Business Units.
p78 arbeitete eng mit Rohde & Schwarz zusammen, um zu ermitteln, in welchen Bereichen welche Systeme sinnvoll sind und welches die hauptsächliche Process Engine in der HR/IT-Landschaft sein sollte. Gerade beim bereits bestehenden Einsatz von SAP-SuccessFactors-Modulen bietet sich im Rahmen eines Plattform-Gedankens die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central (EC) an. Jedoch bieten viele Drittanbieterlösungen im HR-Core-Bereich, die auch bei Rohde & Schwarz im Einsatz sind, zunehmend mehr Funktionalitäten. Dies macht die Frage nach dem richtigen HR-Core-System bzw. der Process Engine umso wichtiger.

Zu den Meilensteinen in der Umsetzung gehörte die Definition der „Ambitions“, der strategischen Leitplanken. Diese wurden den Gremien bereits gut durch das Projektteam ausgearbeitet vorgelegt. Durch die Umfragen und Stakeholder Interviews sammelte das p78 Projektteam wertvolle Erkenntnisse, die für Rohde & Schwarz sehr relevant waren. Die Fragebögen wurden schnell entwickelt und global im Unternehmen eingesetzt, was zu zügigen Ergebnissen führte. Schließlich konnte das Projektteam eine Roadmap mit fünf Optionen und klaren Entscheidungskriterien mitsamt einer Kostenschätzung festlegen.
Rohde & Schwarz und p78 arbeiteten konstruktiv zusammen, da der neutrale Blick von außen durch p78 wertvolle Perspektiven einbrachte. Das Ergebnis war eine präzise HR/IT-Transformation-Roadmap für die nächsten Jahre mit vier definierten Ergebnisbausteinen: darunter der Carve-out des SAP-HCM-Systems aus dem ERP-System sowie die Migration auf SAP HCM for S/4HANA (H4S4) zur langfristigen Sicherstellung der Entgeltabrechnung und der Zeitwirtschaft über das Jahr 2027 hinaus. Das Projekt läuft derzeit und geht Ende Juli 2024 live. Als Nächstes werden Prozessverbesserungen auch im Umfeld der Abrechnung und der Zeitwirtschaft angegangen sowie die Zusammenstellung der Erkenntnisse aus dem ersten Release.
Strategische Einsichten: Herausforderungen und bewährte Lösungen
Das Projektteam stieß auf mehrere Herausforderungen. SAP fährt im HR-Bereich eine Cloud-Strategie mit verschiedenen Cloudlösungen wie SAP SuccessFactors. Parallel existiert mit H4S4 eine Nachfolgelösung für das On-Premise basierte SAP HCM. Das Team musste überzeugend argumentieren, warum es sinnvoller ist, die gesamte Kette der HR/IT-Prozesse zu betrachten, anstatt für jeden singulären Prozess die mutmaßlich beste Lösung zu wählen. Innerhalb von Rohde & Schwarz gab es unterschiedliche Meinungen über die ideale HR/IT-Landschaft. Einige Mitarbeitenden bevorzugten das klassische SAP HCM System in der Nachfolgelösung SAP HCM for S/4HANA (H4S4) während andere die Cloudlösung besser fanden. Neben dieser technischen Entscheidung fokussierte sich das Projektteam jedoch vor allem auf die Vielzahl an Prozessen, die es zu optimieren galt. Zu diesen fanden die Beteiligten die jeweils passenden Systemlösungen, vor allem im Kosmos von SAP SuccessFactors.
Die Entwicklung einer HR/IT-Roadmap ist ein emotionales Thema, da daran Organisationsstrukturen, Budgets und teilweise auch Karrieren der Mitarbeitenden hängen. Proaktives Stakeholder-Management ist daher essenziell, um frühzeitig Widerstände zu erkennen und anzugehen. Ab einem gewissen Punkt wurde klar, dass solche Projekte Managemententscheidungen erfordern, da die verschiedenen Optionen auf operativer Ebene nicht weiter vorangetrieben werden konnten.
Realisierung Release 1: H4S4 - Technischer Carve-out als Folgeprojekt der HR/IT-Roadmap
Nach der erfolgreichen Entwicklung der HR/IT-Roadmap ergab sich ein weiteres strategisches Projekt, bei dem p78 erneut als Partner für Rohde & Schwarz tätig wurde. Ein Ergebnis der Roadmap war, das HCM-System bis Juli 2024 aus dem integrierten ERP-System herauszulösen, um technische Abhängigkeiten zu vermeiden und Verzögerungen zu verhindern.
Ende 2023 präsentierte p78 einen umfassenden Plan für dieses Projekt, das im Kern einen technischen Carve-out darstellt. Das Ziel war es, das HCM-System, das derzeit ein Modul des ERP-Systems ist, auf eine eigenständige Systemumgebung zu überführen. Rohde & Schwarz verwendet eine dreistufige Systemlandschaft bestehend aus Entwicklung, Qualitätssicherung und Produktion. Der Carve-out sollte das HCM-System isolieren und als eigenständiges HR-Standalone-System etablieren, was unter anderem technische Abhängigkeiten reduziert und Vorteile für die Datensicherheit bietet.
Durch die physische Trennung der sensiblen HR-Daten von anderen Unternehmensdaten wird nicht nur die Datensicherheit erhöht, sondern auch die zukünftige Migration des HCM-Systems zu SAP HCM for S/4HANA (H4S4) vereinfacht. Dieses Projekt, intern bei Rohde & Schwarz als „Lift & Shift“ bezeichnet, ist vor allem technischer Natur.
Ein erfolgreicher Carve-out wird für weitere H4S4-Transformationsprojekte zunehmend relevant, da viele Unternehmen wie Rohde & Schwarz noch integrierte HCM-Systeme nutzen. Die Laufzeit des Projekts beläuft sich auf ungefähr sechs Monate trotz der technischen Komplexität und der zuvor langen Einsatzdauer des HCM-Systems (über 20 Jahre). Das aktuelle HCM-System läuft 2027 aus, weshalb der Carve-out und das anschließende Upgrade auf H4S4 im One-Step-Approach zwingend erforderlich sind, um die langfristige Betriebssicherheit, insbesondere für die Entgeltabrechnung in Deutschland und Tschechien bei Rohde & Schwarz, zu gewährleisten.
Die Entscheidung, das HCM-System herauszulösen, war eine direkte Folge der HR/IT-Roadmap und stellt einen wichtigen Schritt zur Sicherstellung der zukünftigen Systemstabilität und -sicherheit dar. p78 steht weiterhin als verlässlicher Partner an der Seite von Rohde & Schwarz, um die Roadmap und dieses anspruchsvolle Projekt erfolgreich umzusetzen.