Firmengruppe Max Bögl transformiert die Reisekostenabrechnung mit SAP Concur und p78
Digitalisierung trifft Baubranche: Reisekostenprozess neu gedacht
Unternehmen / Branche
Max Bögl / Bauunternehmen
Leistungsspektrum
Max Bögl ist eines der größten Bauunternehmen Deutschlands mit über 6.500 Mitarbeitenden, 40 Standorten und rund 2,6 Milliarden Euro Umsatz. Die Firmengruppe entwickelt und realisiert innovative Gesamt- und Einzellösungen im Hochbau, Infrastruktur, Mobilität und erneuerbaren Energien – geprägt von hoher Wertschöpfungstiefe und modernster Technologie.
Website
www.max-boegl.de
Papierbasierte Prozesse, komplexe Tarifregelungen und lange Bearbeitungszeiten machten die Reisekostenabrechnung bei Max Bögl zu einer administrativen Herausforderung. Mit SAP Concur und p78 als erfahrenem Partner wagte das Unternehmen den Schritt in die Cloud. Das Ergebnis: Transparente, automatisierte Abläufe, die speziell auf die Anforderungen der Baubranche abgestimmt sind.
Die Reisekostenabrechnung bei Max Bögl war lange ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Excel-Tabellen, Papierbelege und manuelle Bearbeitung führten zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand und zusätzlichen Abstimmungsbedarf sowohl auf Seiten der Mitarbeitenden als auch in den relevanten Abteilungen wie HR, Buchhaltung und Rechnungswesen. Größte Herausforderung ist zudem die Vielfältigkeit des Unternehmens. Die sogenannten „Bögler“ sind auf über 40 Niederlassungen sowie über 400 Bauprojekten deutschlandweit im Einsatz, wodurch lange Durchlaufzeiten und -wege der Belege zu Stande kommen.
Gemeinsam mit p78 entschied sich Max Bögl für eine grundlegende Transformation: Mit SAP Concur wurde ein digitales System eingeführt, das nicht nur den Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die branchenspezifischen Anforderungen der Baubranche berücksichtigt. Von der Konzeptionsphase bis zum Go-Live stellte p78 sicher, dass alle Projektabschnitte reibungslos umgesetzt wurden. Die Ergebnisse sprechen für sich: schnellere Prozesse, mehr Transparenz und zufriedenere Mitarbeitende.
abrechnung
Von analogen zu Cloud-basierten Prozessen: Wie Max Bögl SAP Concur für die Baubranche nutzbar macht
Bisher setzte Max Bögl für bestimmte Prozesse bereits auf On-Premise-Systeme wie SAP FICO (Finance & Controlling) und SAP HR. Doch die Reisekostenabrechnung blieb ein analoger Prozess: Mitarbeitende reichten Excel-Tabellen ein, die ausgedruckt und samt Belegen durch verschiedene Abteilungen weitergeleitet wurden. Prozessbedingte Fehlerquellen, Bearbeitungszeiten von bis zu acht Wochen und mangelnde Transparenz prägten den Ablauf – zum Nachteil der Mitarbeitenden, insbesondere der Vielreisenden.
Hinzu kamen branchenspezifische Herausforderungen: Die Verwaltung von fünf unterschiedlichen Tarifverträgen mit verschiedenen Regelungen zu Tagespauschalen, Wegezeitenentschädigungen und steuerpflichtigen Auslagen erforderte in der manuellen Verwaltung einen immensen Zeitaufwand. Eine gelegentlich fehlerhafte oder verspätete Bearbeitung konnte zu weiteren Verzögerungen führen - für die Buchhaltung und HR-Abteilung bedeutete dies ein hoher Koordinationsaufwand, da es durch Rückfragen oder Korrekturen zu Abstimmungsschleifen kommen konnte.
Die bestehende Arbeitsweise führte nicht nur zu Unmut bei den Mitarbeitenden, sondern führte auch zu einen enormen Aufwand, die internen und gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Ein Beispiel war die Auszahlung von Auslösebeträgen, die bei Mitarbeitenden auf Baustellen regelmäßig hohe Summen ausmachten. Verzögerungen in der Abwicklung erhöhten den Arbeitsaufwand der Abrechnungsabteilungen und sorgten für zusätzlichen Klärungsbedarf zwischen den Beteiligten.
Die Anforderungen an eine neue Lösung waren daher klar: Die Abrechnung sollte digitalisiert, die Abläufe automatisiert und die Transparenz erhöht werden. Ein zentraler Punkt war die Möglichkeit, jederzeit den Status eines Antrags nachverfolgen zu können – von der Einreichung bis zur Auszahlung. Eine durchdachte Integration in die bestehende IT-Landschaft und Payroll-Prozesse sollte sicherstellen, dass alle Systeme nahtlos miteinander kommunizieren.
Mit SAP Concur entschied sich Max Bögl für eine digitale, Cloud-basierte Lösung, die diese Anforderungen erfüllte. Der Wechsel zur Cloud war sowohl eine technische als auch eine kulturelle Transformation. Das Unternehmen, das bislang stark auf individualisierte On-Premise-Lösungen gesetzt hatte, öffnete sich erstmals für standardisierte, zukunftssichere Anwendungen.
Max Bögl suchte einen Partner, der die technischen Aspekte abdecken sowie auch branchenspezifische Anforderungen verstehen und umsetzen konnte. Mit p78 fand das Unternehmen einen Experten, der über tiefgreifendes Wissen in der Implementierung von SAP-Lösungen sowie in der Optimierung von HR- und Finanzprozessen verfügt. Die langjährige Erfahrung von p78 in der Begleitung komplexer Projekte war ein entscheidender Faktor, der Max Bögl bei der Umsetzung unterstützte.
Schritt für Schritt zur digitalen Reisekostenlösung mit p78
Die Einführung von SAP Concur begann im März 2023 und war geprägt von einer intensiven Zusammenarbeit zwischen Max Bögl und p78. Zunächst analysierten beide Partner die bestehenden Abläufe und erarbeiteten detaillierte Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf die komplexen Regelungen der fünf Tarifverträge. Diese umfassten spezifische Vorgaben zu Tagespauschalen, Wegezeitenentschädigungen und steuerlichen Aspekten. Ihre präzise und iterative Abbildung im System – u.a. im Zuge einer automatisierten Versteuerung - stellte eine der zentralen Herausforderungen dar. Dabei bewährte sich die langjährige Erfahrung von p78 in der Umsetzung vergleichbarer Projekte, ergänzt durch das fundierte Branchenwissen von Max Bögl.
p78 übernahm die zentrale Koordination und sorgte dafür, dass alle Projektabschnitte klar strukturiert, effizient und termingerecht umgesetzt wurden. Max Bögl arbeitete parallel mit p78 an der Entwicklung technischer Schnittstellen, um die nahtlose Integration von SAP Concur in die bestehende IT-Landschaft zu gewährleisten. Hierfür wurde die native SAP-Schnittstelle genutzt und gezielt an die spezifischen Anforderungen von Max Bögl angepasst. Dabei wurde SAP Concur erfolgreich in die Payroll-Prozesse von Max Bögl integriert, wodurch eine reibungslose Verarbeitung der steuerlichen und abrechnungsrelevanten Daten gewährleistet werden konnte. Ein sorgfältig abgestimmter Zeitplan und die Priorisierung der wichtigsten Meilensteine ermöglichten einen stetigen Fortschritt.
Im November 2023 begann eine intensive Testphase, gefolgt von einer Pilotphase im Dezember mit 150 Vielreisenden. Diese erste Nutzergruppe war essenziell, da sie wertvolle Rückmeldungen lieferte, die direkt in die Optimierung des Systems einflossen. Der schrittweise Rollout ab Februar 2024 erlaubte es, weitere Mitarbeitende sukzessive an das neue System heranzuführen und sich daran zu gewöhnen. Diese gestaffelte Einführung erwies sich als entscheidend, um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Die enge Zusammenarbeit zwischen den Teams von Max Bögl und p78 sorgte dafür, dass Herausforderungen effektiv gelöst wurden. Die klare Aufgabenverteilung – p78 als Koordinator und technischer Berater, Max Bögl als treibende Kraft bei internen Anpassungen – ermöglichte eine zügige Umsetzung von Änderungen und Konfigurationen. Ergänzend wurden umfangreiche Schulungsmaterialien, Videos und Tutorials erstellt, um die Belegschaft optimal auf den Systemwechsel vorzubereiten.
Auf den Baustellen und in Teams förderten informelle Gespräche den Wissenstransfer zwischen erfahrenen und neuen Nutzenden. Auch der Betriebsrat trug wesentlich durch die Vermittlung des neuen Verfahrens zur zunehmenden Akzeptanz bei der Belegschaft bei. Durch die gegenseitige Unterstützung konnte der offizielle Go-Live am 1. Mai 2024 erfolgreich und ohne größere Hindernisse umgesetzt werden.
Erfolg durch Zusammenarbeit: p78 und Max Bögl meistern technische und kulturelle Hürden
Die Einführung von SAP Concur war ein anspruchsvolles Projekt, das Max Bögl vor technische, organisatorische und kulturelle Herausforderungen stellte. Dank der engen Zusammenarbeit mit p78 konnten jedoch alle Hürden erfolgreich bewältigt und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Digitalisierungsprojekte gewonnen werden:
Die Komplexität der Tarifverträge meistern:
Fünf Tarifverträge mit jeweils eigenen Regelungen zu Tagespauschalen, Wegezeitenentschädigungen und steuerpflichtigen Auslagen stellten besondere Anforderungen an die Systemkonfiguration. Hier bewährte sich die Kombination aus branchenspezifischem Fachwissen bei Max Bögl und der Expertise von p78 in der Umsetzung von SAP-Lösungen. Iterative Anpassungen, regelmäßige Tests und enge Abstimmungen mit SAP ermöglichten es, selbst komplexe steuerliche Vorgaben präzise abzubilden. Durch die Einführung einer automatisierten Versteuerung konnten schnellere und weniger fehleranfällige Prozesse realisiert werden, wodurch nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Belastung der Abrechnungsabteilungen reduziert werden sollte. Dieses Zusammenspiel von technischer und organisatorischer Expertise war entscheidend, um die hohen Anforderungen der Baubranche zu erfüllen.
Akzeptanz für Cloud-Technologie schaffen:
Als erste Cloud-Lösung im Unternehmen brachte SAP Concur nicht nur technische Neuerungen, sondern auch einen kulturellen Wandel mit sich. Mitarbeitende mussten lernen, mit einem standardisierten System zu arbeiten und die Vorteile der digitalen Prozesse zu erkennen. Hier zeigte sich, wie wichtig gezielte Change-Management-Maßnahmen waren. Durch gut getaktete Kommunikation, praxisorientierte Schulungen und den Aufbau eines klaren Supportplans konnten Vorbehalte abgebaut und die Akzeptanz gestärkt werden.
Sukzessive Einführung als Erfolgsstrategie:
Der schrittweise Rollout erwies sich als wichtiger Erfolgsfaktor, insbesondere in einer dezentralen Organisation wie Max Bögl. Während der Pilotphase mit 150 Vielreisenden wurden wertvolle Erkenntnisse gesammelt, die in die Optimierung des Systems einflossen.
Effiziente Zusammenarbeit und klare Rollenverteilung:
Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor war die klare Aufgabenverteilung zwischen Max Bögl und p78. Während Max Bögl für die technischen Anpassungen und die Entwicklung interner Schulungsmaterialien verantwortlich war, übernahm p78 die Projektkoordination, Priorisierung von Meilensteinen und die Bereitstellung von Best Practices. Diese abgestimmte Zusammenarbeit ermöglichte es, aufkommende Herausforderungen wie Systemfehler oder notwendige Konfigurationsänderungen schnell und effektiv zu bewältigen.
Mehr Transparenz und schnellere Prozesse
Ein spürbarer Mehrwert war die gesteigerte Transparenz des gesamten Reisekostenprozesses. Die Möglichkeit, Anträge jederzeit nachzuverfolgen und schneller bearbeiten zu lassen, führte zu einer Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. Besonders auf Baustellen, wo hohe Auslösebeträge häufig sind, wurde der schnellere Auszahlungsvorgang als großer Vorteil wahrgenommen.
SAP Concur: Ein Meilenstein in der digitalen Transformation von Max Bögl
Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung war für Max Bögl eine Modernisierung eines zentralen Prozesses sowie ein kultureller Wandel. Mitarbeitende profitieren von der schnelleren Abwicklung ihrer Reisekosten, einer einfachen mobilen Nutzung und der Transparenz, die SAP Concur bietet.
Die Zusammenarbeit mit p78 war ein entscheidender Erfolgsfaktor. Als erfahrener Partner hat p78 das Projektmanagement übernommen, praxisorientierte Lösungsansätze geliefert und bei der Bewältigung komplexer Herausforderungen unterstützt – von der Abbildung der branchenspezifischen Tarifverträge bis hin zur Akzeptanz der neuen Cloud-Technologie. Die professionelle Koordination und das Einbringen von Best Practices durch p78 sorgten dafür, dass alle Projektphasen effizient umgesetzt wurden und die gesteckten Ziele erreicht werden konnten.
Für die Zukunft plant Max Bögl, die Funktionalitäten von SAP Concur weiter auszubauen. Geplante Erweiterungen wie die Integration von Kreditkarten-Feeds und Auslandspauschalen sollen den Prozess noch benutzerfreundlicher und effizienter gestalten. Darüber hinaus bietet das erfolgreich umgesetzte Projekt eine Blaupause für weitere Digitalisierungsinitiativen im Unternehmen.
Dieses Projekt zeigt, wie eine enge Partnerschaft zwischen Unternehmen und einem spezialisierten Beratungsdienstleister wie p78 selbst in einer komplexen Branche wie der Bauindustrie zum Erfolg führen kann. Max Bögl hat mit der Einführung von SAP Concur nicht nur einen Meilenstein in seiner digitalen Transformation gesetzt, sondern auch eine starke Basis für zukünftige Innovationen geschaffen.