Was brauche ich, was habe ich?
Unternehmen / Branche
Stadtwerke München / Energiedienstleistungen
Leistungsportfolio
Die SWM sind ein kommunales Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen für die Landeshauptstadt München und ihre Regionen. Die bayerische Metropole wird mit Energie (Strom, Erdgas, Fernwärme) und Trinkwasser versorgt.
Website
www.swm.de
Qualifikation Wenn Fachkenntnisse nachweisbar in vorgegebenen Zeit--abständen aufgefrischt werden müssen, ist eine planbare Kursteilnahme wichtig. Die Stadtwerke München haben eine einheitliche Lern-Plattform eingeführt.
Die SWM zählen mit zu den größten Energie- und Infrastruktur--unternehmen Deutschlands. Kernaufgabe stellt die Versorgung der Stadt München mit Energie und Trinkwasser dar. Die Verkehrstochter MVG verantwortet den städtischen Nahverkehr mit U-Bahn, Bus und Tram. Ferner sind die SWM Betreiber von 18 Hallen- und Freibädern. Der Konzern beschäftigt über 9.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Deren Berufsbilder sowie Schulungs- und Qualifizierungsbedarfe im Unternehmen sind breit gefächert. Über 180 Einzelmaßnahmen wie interne, externe Schulungen und E-Learningkurse umfasst der jährlich erscheinende Katalog.
Ausbaufähige Übersicht
Früher bremsten papierbasierte Anträge (Ausdruck, Unterschrift, Fax) und fehlende Gesamtübersichten die planbare Teilnahme – besonders bei Pflichtqualifikationen. Ziel war eine durchgängig digitale Plattform mit Genehmigungs-Workflow, Nachverfolgbarkeit und transparenter Sicht auf absolvierte und anstehende Nachweise – direkt im SAP-Umfeld.
Auf Basis des vorhandenen SAP ERP HCM entschieden sich die SWM per Ausschreibung für eine SAP-basierte Learning Solution.
Die größte Herausforderung lag in den heterogenen Prozessen der dezentral organisierten Weiterbildung: Rund 40 Trainingsadministrator*innen arbeiten in unterschiedlichen Bereichen mit unterschiedlichen technischen Voraussetzungen. Durch ein standardnahes Design, iterative Piloten in den Fachbereichen und enges Testing wurde ein einheitlicher Prozess etabliert – im Zeit- und Kostenrahmen. Nach Administrator-Schulungen folgten Roadshows, Infostände und Videotrailer für alle Mitarbeitenden. Der Wissenstransfer an die interne IT stellt den nachhaltigen Betrieb sicher.
Projektvorgehen & Change Management
Das Projekt startete mit einer Pilotierung ausgewählter Fachbereiche, um reale Prozessvarianten abzubilden und Standard-nahe Konfigurationen zu verifizieren. Auf Basis des Feedbacks wurden Genehmigungswege, Rollen und Benachrichtigungen verfeinert; zugleich entstand ein Governance-Modell für Pflichtqualifikationen (Soll/Ist-Abgleich, Eskalationspfade, Reporting). Wichtiges Leitprinzip war „Konfiguration vor Entwicklung“, um Upgrade-Fähigkeit und Wartbarkeit sicherzustellen.
Für die Akzeptanz setzte SWM auf transparente Kommunikation: Use-Case-Demos, FAQ-Sessions und Train-the-Trainer sorgten dafür, dass Administrator*innen und Führungskräfte souverän mit dem System arbeiten. Self-Service-Funktionen – freie Plätze, Anmeldung, automatische Teilnahmebestätigung – entlasten HR spürbar. Parallel wurde ein Support-Prozess mit klaren Zuständigkeiten in IT und Fachbereich etabliert.
Im Ergebnis stehen einheitliche Prozesse, kürzere Durchlaufzeiten und bessere Nachweisführung zur Verfügung. Die Plattform ist so ausgelegt, dass künftige Erweiterungen (z. B. zusätzliche Lernkanäle oder veränderte Compliance-Vorgaben) schrittweise aufgenommen werden können – ohne Brüche im Betrieb.
Automatische Erinnerung
Das Lernportal ist nun in das Mitarbeiterportal der SWM integriert. Bestehende E-Learning Plattformen laufen zwar parallel weiter, sind aber an das neue System angebunden. Interessenten sehen nun auf einen Blick, in welchen Kursen noch Plätze frei sind, der Genehmigungs-Workflow läuft auch über das Portal und nach der Anmeldung wird automatisch eine Teilnahmebestätigung generiert. Die Übersicht zu relevanten Pflichtqualifizierungen stehen bereits im SAP-System bereit. Sobald zu allen Planstellen die Anforderungsprofile mit den nötigen Soll-Qualifikationen eingepflegt sind, können vorhandene Ist-Qualifikationen mit diesen in Form eines Profilvergleichs abgeglichen werden. Der Mitarbeiter wird über eine automatische Erinnerung informiert, wenn eine für seine Stelle notwendige Zertifizierung ausläuft und kann sich im System für den jeweiligen Auffrischungskurs anmelden. Über die im Lernportal integrierte Trainingshistorie ist für Mitarbeiter oder Vorgesetzte eine Übersicht aller absolvierten Weiterbildungen abrufbar.