Digitales Talent Management: Wie Martin Bauer Mitarbeitergespräche und Stellenprofile erfolgreich miteinander verzahnt
Standardisierte Prozesse, integrierte Stellenprofile und eine zukunftssichere Skill-Architektur mit SAP SuccessFactors
Unternehmen / Branche
the nature network / Lebensmittel- und Getränkeindustrie
Leistungsspektrum
MartinBauer ist Teil der Unternehmensgruppe the nature network, die in vierter Generation geführt wird. Als einer von vier Geschäftsbereichen entwickelt und produziert MartinBauer pflanzliche Lösungen auf Basis hochwertiger Botanicals für die Tee-, Getränke- und Lebensmittelindustrie sowie für die Bereiche Nahrungsergänzungsmittel und Tierernährung. Die Unternehmensgruppe beschäftigt weltweit rund 4.500 Mitarbeitende, davon rund 2.300 bei MartinBauer.
Website
https://www.martin-bauer.com
Um den Mitarbeitergesprächsprozess zu standardisieren und eng mit den Stellenprofilen zu verzahnen, entschied sich MartinBauer für die Einführung einer integrierten Lösung auf Basis von SAP SuccessFactors Performance & Goals. Das Ergebnis: durchgängige digitale Prozesse, eine zukunftssichere Skill-Architektur und die Basis für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Talent Managements.
Ausgangspunkt des Projekts war der Wunsch, zwei zentrale HR-Instrumente miteinander zu verbinden: Stellenprofile und Mitarbeitergespräche. Beide Prozesse waren bislang nur teilweise etabliert, wurden unterschiedlich gelebt und waren nicht digitalisiert. Ziel war es, einen einheitlichen und transparenten Prozess zu schaffen, der sowohl Angestellte als auch Mitarbeitende im gewerblichen Bereich berücksichtigt und die Stärken von SAP SuccessFactors optimal nutzt.
Gemeinsam mit p78 entwickelte MartinBauer eine Lösung, die Stellenprofile, Skills und Mitarbeitergespräche intelligent miteinander verzahnt. Wichtige Aspekte des Projekts waren eine durchdachte Skill-Architektur, eine hohe Benutzerfreundlichkeit, sowie eine konsistente User Experience. Ergänzt wurde die Anwendung durch Reports und Dashboards, sowie einen digitalen Kenntnisnahmeprozess für Stellenprofile.
Mit dem Go-live wurde eine vollständig digitalisierte Plattform für Mitarbeitergespräche eingeführt, die direkt mit den Stellenprofilen in SAP SuccessFactors verknüpft ist. Das neue System wird von Führungskräften und Mitarbeitenden gleichermaßen sehr positiv angenommen, reduziert den Schulungsaufwand und bildet zugleich die Basis für weitere Ausbaustufen.
Warum MartinBauer Mitarbeitergespräche neu gedacht hat
Vor Projektbeginn waren Mitarbeitergespräche und Stellenprofile bei MartinBauer nur teilweise etabliert und wurden in den einzelnen Unternehmensbereichen unterschiedlich umgesetzt. Entscheidend war es beide Prozesse in SAP SuccessFactors zu standardisieren und unternehmensweit einheitlich abzubilden.
Eine Herausforderung bestand darin, den neuen Prozess auch für den gewerblichen Bereich nutzbar zu machen. Viele Mitarbeitende in Produktion, Lager oder Logistik verfügen über keinen klassischen Bildschirmarbeitsplatz. Gleichzeitig sollte der neue Prozess für alle Mitarbeitendengruppen möglichst einheitlich bleiben und sich nahtlos in die bestehenden HR-Prozesse integrieren.
Neben der Digitalisierung stand vor allem die intelligente Verzahnung von Stellenprofilen, Skills und Mitarbeitergesprächen im Fokus. Darüber hinaus sollte die Lösung so konzipiert werden, dass sich zukünftige Entwicklungen innerhalb von SAP SuccessFactors – beispielsweise im Bereich Learning oder KI-gestützter Funktionen – ohne grundlegende Anpassungen integrieren lassen.
Von der Idee zum Go-live: Schritt für Schritt zur integrierten Lösung
Die Implementierung startete im März 2025 mit einem gemeinsamen Kick-off-Workshop. In dieser ersten Projektphase wurden die fachlichen Anforderungen aufgenommen und die Grundlage für die spätere Umsetzung geschaffen. Im Mittelpunkt standen dabei zwei eng miteinander verknüpfte Themen: der Mitarbeitergesprächsprozess, sowie die Stellenprofile inklusive Skill-Architektur. Beide Bereiche wurden von Beginn an parallel entwickelt, damit sie in SAP SuccessFactors optimal zusammenspielen.
Auf Basis der Anforderungen entwickelte p78 zunächst einen Prototyp, der gemeinsam mit MartinBauer iterativ weiterentwickelt wurde. Nach einer ersten Feedbackrunde folgte eine zweite Umsetzungsphase, in der die Rückmeldungen eingearbeitet und das System weiter verfeinert wurde. Dabei galt es, nicht nur die fachlichen Anforderungen abzubilden, sondern auch eine hohe Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeitende und Führungskräfte sicherzustellen.
Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war der User Acceptance Test. Führungskräfte und Mitarbeitende aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen testeten die Lösung frühzeitig im System und brachten ihre Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag ein. Speziell das Feedback aus dem gewerblichen Bereich lieferte wertvolle Erkenntnisse, um den Prozess praxisnah weiterzuentwickeln und an die unterschiedlichen Arbeitsbedingungen anzupassen.
Nach weiteren Feinjustierungen, der Behebung kleinerer Fehler und der Vorbereitung des Produktivbetriebs erfolgte Mitte Februar 2026 der erfolgreiche Go-live. Die Umsetzung orientierte sich dabei an der SAP-Activate-Methode.
Das Ergebnis: Durchgängige Talentprozesse mit SAP SuccessFactors
Mit dem Go-live wurde ein vollständig digitalisierter Mitarbeitergesprächsprozess eingeführt, der direkt mit den Stellenprofilen in SAP SuccessFactors verknüpft ist. Mitarbeitende, Führungskräfte und HR können jederzeit auf die hinterlegten Jobprofile zugreifen und diese unmittelbar in den Dialogen nutzen. Ergänzend wurde ein digitaler Kenntnisnahmeprozess etabliert, der dokumentiert, dass Mitarbeitende ihr Stellenprofil gelesen und bestätigt haben – sowohl bei der Einführung als auch bei späteren Änderungen.
Um den unterschiedlichen Anforderungen im Unternehmen gerecht zu werden, wurden zwei aufeinander abgestimmte Abläufe entwickelt: einer für Angestellte und einer für den gewerblichen Bereich. Ergänzt wird die Lösung durch Reports und Dashboards, die HR und Führungskräften einen transparenten Überblick über den Status der Prozesse ermöglichen.
Wir sind mit einem digitalisierten Mitarbeitergesprächsprozess live gegangen, der direkt mit den Stellenprofilen verzahnt ist. Aus meiner Sicht haben wir die Projektziele absolut erreicht. Wir haben seitdem auch sehr viel positives Feedback aus den Fachbereichen bekommen – sogar ungefragt. Das hat mich sehr gefreut.
Auch die Akzeptanz im Unternehmen bestätigt den Projekterfolg. Führungskräfte berichten von einer strukturierten und praxisnahen Unterstützung bei der Durchführung der Gespräche, während der Schulungsaufwand vergleichsweise gering ausfiel. Die neue Lösung verbindet Stellenprofile, Skills und Mitarbeitergespräche zu einem standardisierten Talentmanagement-Prozess und unterstützt so effizientere HR-Prozesse sowie die nachhaltige Weiterentwicklung des Talent Managements.
Herausforderungen im Projekt
Wie bei vielen HR-Transformationsprojekten bestand die Herausforderung nicht allein in der technischen Implementierung, sondern vor allem darin, eine Lösung zu entwickeln, die den unterschiedlichen Anforderungen innerhalb der Organisation gerecht wird. Im Mittelpunkt standen dabei zwei Themen: die Einbindung des gewerblichen Bereichs sowie die Entwicklung einer langfristig tragfähigen Skill-Architektur.
- Ein einheitlicher Prozess für alle Mitarbeitendengruppen
Ein besonderer Fokus lag auf den Mitarbeitenden in Produktion, Lager und Logistik. Da viele von ihnen keinen festen Bildschirmarbeitsplatz besitzen, musste der Mitarbeitergesprächsprozess flexibel gestaltet werden. Ziel war es jedoch nicht, unterschiedliche Prozesse für verschiedene Zielgruppen zu etablieren, sondern einen möglichst einheitlichen Standard zu schaffen. Deshalb wurde die Möglichkeit geschaffen, die Selbsteinschätzung bei Bedarf weiterhin auf Papier durchzuführen, während die Bewertung durch die Führungskraft und die abschließende Dokumentation digital in SAP SuccessFactors erfolgen. So verbindet die Lösung die Anforderungen des Arbeitsalltags mit den Vorteilen eines durchgängigen digitalen Prozesses.
- Skills als Voraussetzung für zukünftige Innovationen
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Entscheidung für die passende Architektur innerhalb von SAP SuccessFactors. Gemeinsam entschied sich das Projektteam für eine Skill-basierte Architektur, die bestehende HR-Prozesse unterstützt und zugleich Raum für zukünftige Erweiterungen schafft. Damit legte Martin Bauer bereits während der Implementierung den Grundstein für den späteren Einsatz weiterer SAP-Funktionalitäten und KI-gestützter Anwendungsfälle. Parallel dazu begleitete p78 die Einführung der neuen Performance-Oberfläche eng, brachte Feedback direkt an SAP ein und unterstützte dabei, Herausforderungen innerhalb der Standardlösung frühzeitig zu adressieren.
Lessons Learned für zukünftige Implementierungen
Das Projekt hat gezeigt, wie wichtig es ist, strategische Entscheidungen bereits zu Beginn einer Implementierung mitzudenken. Dazu gehören sowohl die spätere Erweiterbarkeit der Lösung als auch eine durchdachte Skill- und Jobarchitektur.
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Ein weiterer Erfolgsfaktor war die frühzeitige Konzeption der Skill- und Jobarchitektur. Je klarer Rollen, Skills und Stellenprofile bereits vor der Implementierung definiert werden, desto einfacher lassen sich spätere Anpassungen vermeiden und neue Funktionalitäten integrieren. Zudem empfiehlt sich eine möglichst schlanke Architektur, die den Pflegeaufwand reduziert und dennoch genügend Flexibilität für zukünftige Anforderungen bietet.
Auch die enge Einbindung der Anwender:innen erwies sich als wichtiger Bestandteil des Projekts. Der User Acceptance Test mit Führungskräften und Mitarbeitenden lieferte wertvolle Impulse für die finale Ausgestaltung der Lösung. Ergänzend unterstützten kurze Lernvideos die Einführung der neuen Prozesse und trugen dazu bei, den Schulungsaufwand gering zu halten und die Akzeptanz bei den Endanwendern zu erhöhen.
Partnerschaftliche Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor
MartinBauer und p78 verbindet bereits eine langjährige Zusammenarbeit. Bereits bei der Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central, Recruiting und Onboarding arbeitete das Unternehmen mit den HR/IT-Expert:innen von p78 zusammen. Dieses bestehende Verständnis der Systemlandschaft, der Prozesse und der fachlichen Anforderungen bildete eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts.
Während der gesamten Projektlaufzeit wurde MartinBauer von einer festen p78-Ansprechpartnerin begleitet. Dadurch gingen weder Wissen noch Projekthistorie verloren und fachliche Fragestellungen konnten schnell und unkompliziert geklärt werden. Außerdem sorgten eine strukturierte Projektorganisation, kurze Abstimmungswege und eine transparente Aufgabenverfolgung dafür, dass das Projekt nahezu planmäßig abgeschlossen werden konnte. Besonders die gemeinsame Testing-Liste mit allen offenen Punkten, SAP-Tickets und Testergebnissen sowie ein gemeinsamer Microsoft-Teams-Arbeitsbereich unterstützten die enge Zusammenarbeit zwischen beiden Projektteams.
Für MartinBauer war dabei insbesondere die modulübergreifende Expertise von p78 ein entscheidender Mehrwert. Viele Fragestellungen reichten über Performance & Goals hinaus und betrafen unter anderem Employee Central, Job Profile Builder oder Analytics. Durch dieses ganzheitliche Verständnis konnten Auswirkungen auf angrenzende Module frühzeitig berücksichtigt und nachhaltige Entscheidungen für die zukünftige HR-Systemlandschaft getroffen werden.
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Die nächsten Schritte: Roll-outs, KI und weitere SAP SuccessFactors Module
Nach dem erfolgreichen Go-live wird der neue Mitarbeitergesprächsprozess nun schrittweise auf weitere Geschäftsbereiche ausgerollt und anhand der ersten Praxiserfahrungen kontinuierlich weiterentwickelt.
Auch die Roadmap ist bereits klar definiert. Mittelfristig plant MartinBauer die Einführung von SAP SuccessFactors Learning, das bereits bei der Konzeption des Projekts berücksichtigt wurde. Darüber hinaus sieht das Unternehmen weiteres Potenzial, zusätzliche HR-Prozesse – beispielsweise Einarbeitungspläne oder Feedbackgespräche – innerhalb von SAP SuccessFactors zu digitalisieren und noch stärker miteinander zu verknüpfen.
Mit der vorhandenen Architektur kann MartinBauer zukünftige SAP-Funktionalitäten und KI-gestützte Anwendungsfälle schrittweise in die bestehende Systemlandschaft integrieren. Gleichzeitig verfolgt MartinBauer beim weiteren Ausbau einen schrittweisen Roll-out-Ansatz, um Erfahrungen aus den einzelnen Einführungsphasen gezielt für die nächsten Ausbaustufen zu nutzen.