Bereit für die E-Rechnung?
Wie SAP Concur Ihre digitale Transformation unterstützt
Autor: Lea Schuh06. Mai 2025 SAP Concur
Inhalt:
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind digitale Prozesse längst kein Luxus mehr – sie sind eine Notwendigkeit.
Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes steht Deutschland vor einem digitalen Meilenstein: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich verpflichtend. Dieser entschlossene Schritt in Richtung Digitalisierung verspricht effizientere Abläufe, geringere Kosten und mehr Sicherheit. Unternehmen sind gefordert, ihre Systeme und Prozesse entsprechend anzupassen – doch genau darin liegt auch eine große Chance: Wer jetzt handelt, kann seine Rechnungsprozesse nachhaltig optimieren.
E-Rechnungen als Treiber der digitalen Transformation
Im Kontext der digitalen Transformation ist die E-Rechnung weit mehr als nur ein Trend – sie verändert die Spielregeln in der Finanzabwicklung grundlegend. Unternehmen profitieren von automatisierten Abläufen, erheblichen Einsparungen bei Druck- und Papierkosten sowie von einer deutlich geringeren Fehlerquote durch den Wegfall manueller Dateneingaben. Auch wenn die Umstellung zunächst herausfordernd erscheinen mag: Strukturierte Übergangsfristen und praxisnahe Lösungen – etwa durch SAP Concur – erleichtern Unternehmen die Anpassung an die neuen Anforderungen.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
E-Rechnungen revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen versenden und empfangen – aber was genau verbirgt sich dahinter?
Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten vollständig digital ermöglicht. Im Gegensatz zur klassischen Papierrechnung ist sie strukturiert und maschinenlesbar – dadurch kann sie automatisiert weiterverarbeitet und nahtlos in bestehende Finanz- und Buchhaltungssysteme integriert werden. So entfällt beispielsweise die manuelle Dateneingabe, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler reduziert.
Formate der E-Rechnung
In Deutschland basieren E-Rechnungen im Wesentlichen auf zwei Formaten: XRechnung und ZUGFeRD. Beide Formate entsprechen dem EU-Standard EN 16931, der eingeführt wurde, um die elektronische Rechnungsstellung europaweit zu vereinheitlichen. Diese Standardisierung erleichtert grenzüberschreitende Geschäftsprozesse und verbessert die digitale Kommunikation zwischen Unternehmen, Behörden und Organisationen – im B2B-, B2G- und G2G-Bereich.
So kommt XRechnung insbesondere bei der Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz, während ZUGFeRD im B2B-Umfeld weit verbreitet ist.
E-Rechnung oder keine E-Rechnung – das ist hier die Frage.
Die Praxis der Rechnungsstellung in Deutschland befindet sich aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben in einem grundlegenden Wandel.
Bisher galten PDF-Rechnungen auch ohne strukturierte Daten als gültig. Künftig wird der Prozess zwar flexibler, jedoch werden PDFs ohne strukturierte Daten nicht mehr als E-Rechnung anerkannt.
Die neuen Regelungen gelten allerdings nicht für alle Transaktionen. Ausgenommen sind beispielsweise Fahrscheine für den Personenverkehr (z. B. Zugtickets) sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.
Lieferanten dürfen E-Rechnungen künftig ohne vorherige Zustimmung des Käufers für einzelne Transaktionen ausstellen. Allerdings muss der Übertragungskanal im Vorfeld einvernehmlich festgelegt werden.
Wie unterstützt Concur diese digitale Transformation?
Laut dem Bundesministerium der Finanzen ist eine E-Mail-Adresse ein zulässiger Übertragungskanal für E-Rechnungen.
Ab Januar 2025 unterstützt SAP Concur die E-Rechnungsstellung in Deutschland über genau diesen Kanal: Mitarbeitende können E-Rechnungen per E-Mail an eine spezielle Concur-Adresse senden. Die Originalrechnungen werden im Concur Expense-System archiviert – visuelle Dateien stehen für die komfortable Prüfung und Freigabe zur Verfügung.
Ja - die Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Ziel ist es, Unternehmen einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen und ausreichend Zeit für die Systemumstellung zu geben. Die vollständige Umsetzung ist bis 2028 geplant.
Wichtige Fristen auf einen Blick
Ab Januar 2025:
Lieferanten dürfen elektronische Rechnungen ohne vorherige Zustimmung des Käufers versenden.
Käufer müssen in der Lage sein, Rechnungen im EU-Standard EN 16931 zu empfangen.Ab Januar 2027:
Lieferanten mit einem Jahresumsatz über 800.000 € dürfen nur noch E-Rechnungen ausstellen.
PDF- oder Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig. Das EDI-Verfahren bleibt weiterhin erlaubt, sofern es EN 16931-konform ist.Ab Januar 2028:
Alle Lieferanten müssen für inländische B2B-Geschäfte elektronische Rechnungen verwenden.
Andere Formate sind dann nicht mehr gestattet.
Keine Sorge: Während der Übergangszeit dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfaches PDF versendet werden – die Umstellung erfolgt schrittweise.
Reise- und Ausgabenmanagement mit SAP Concur
Nationale oder internationale Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Deren Planung, Genehmigung und Abrechnung bilden die Kernkompetenz von SAP Concur, der cloudbasierten Lösung für Geschäftsreisemanagement aus dem Hause SAP. Das Lösungsportfolio von SAP Concur Travel & Expense bietet darüber hinaus umfassende Funktionen für Ihr Ausgabenmanagement.
Newsletter anmelden
