Im Juni 2024 gab SAP die Übernahme des israelischen Cloud-Anbieters WalkMe für rund 1,5 Milliarden Dollar bekannt. WalkMe ist eine sog. Digital Adoption Platform, die Unternehmen dabei unterstützt, Softwareanwendungen und digitale Tools für ihre Mitarbeiter, Kunden und Partner intuitiver und einfacher nutzbar zu machen.
In dieser Folge diskutiert Michael Scheffler, Managing Director bei p78, mit seiner Kollegin Jasmin Simper, SAP Concur Consultant bei p78, wie sich WalkMe in Verbindung mit SAP Concur nutzen und sich hierdurch der Arbeitsalltag der Anwenderinnen und Anwendern erleichtert lässt.
Ergänzende Informationen zu dieser Episode:
- „SAP unterzeichnet Vereinbarung zur Übernahme von WalkMe und treibt damit die Geschäftstransformation voran“, SAP News Center
- “Zukauf von WalkMe: SAP plant den nächsten Milliardendeal“, Handelsblatt
- „Concur User Assistant by WalkMe Solution Overview“, SAP Concur
- “On-Screen-Hilfe: Produktivität und Lernkurve mit WalkMe steigern“, SAP Concur Blog
Das Interview zum Nachlesen
Michael Scheffler
Servus Jasmin, herzlich willkommen bei HR IT Talk. Du bist heute das erste Mal hier zu Gast, und wir werden uns gleich über das Thema WalkMe in Verbindung mit SAP austauschen. Ein sehr spannendes Thema, das mit der Übernahme des Unternehmens durch die SAP an Relevanz gewonnen hat – dazu dann gleich mehr. Bevor wir aber tief in die Materie einsteigen, möchte ich dich bitten, dich kurz unseren Hörerinnen und Hörern vorzustellen.
Jasmin Simper
Ja, danke Michi. Ich freue mich auch schon sehr auf den Austausch. Ich bin jetzt seit sechseinhalb Jahren bei p78. Ich habe damals als duale Studentin hier angefangen und nebenher meinen Bachelor in BWL gemacht. Danach folgte mein Master, und seit einigen Jahren bin ich hauptsächlich in der Beratung und Implementierung von SAP Concur tätig. Ich begleite unterschiedliche globale Projekte, konfiguriere für die verschiedensten Kunden mit jeweils unterschiedlichen Reisekostenrichtlinien – da wird es nie langweilig, würde ich sagen.
Michael Scheffler
Sechs Jahre, Wahnsinn, das ging schnell. Ich durfte dich ja auch eine Zeit lang bei mir im Team haben, aber dann habe ich dich leider an die Concur-Thematik verloren. Ich trauere dir immer noch ein bisschen nach. Aber dafür können wir uns jetzt heute in diesem Podcast unterhalten. Ich würde vorschlagen, dass wir mit den Grundlagen beginnen. Kannst du im ersten Schritt bitte auf SAP Concur eingehen? Was genau ermöglicht diese Cloud-Lösung der SAP? Ich denke, viele kennen sie schon, aber der eine oder andere hat vielleicht noch nichts von Concur gehört.
Jasmin Simper
Wie du schon gesagt hast, Concur ist eine Cloud-Lösung, die darauf abzielt, Ausgaben- und Geschäftsreiseprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Es kann der komplette Reisekostenprozess abgebildet werden, aber nicht nur dieser – auch sämtliche andere Ausgaben, die im Unternehmen anfallen, können erfasst werden. Concur besteht aus drei Modulen. Das erste Modul ist das Antragsmodul, in dem vor der Reise abgefragt wird, ob der Mitarbeiter auf diese Reise gehen darf und welche Kosten anstehen. Das zweite Modul ist "Travel", über das der komplette Reisebuchungsprozess abgebildet wird – ähnlich wie bei anderen Plattformen. Hier können Flüge, Mietwagen oder andere Reiseleistungen direkt gebucht werden. Das dritte Modul ist die Reisekostenabrechnung. Hier können sämtliche Belege und Ausgaben erfasst werden, die während der Reise oder auch unabhängig davon entstehen, wie etwa Büroausgaben. Concur lässt sich mit verschiedensten FI- und HR-Schnittstellen verbinden, sodass die Ausgaben korrekt verbucht werden und der Mitarbeiter am Ende die entsprechende Erstattung erhält. Das war jetzt mal ein grober Überblick über die Möglichkeiten.
Michael Scheffler
Danke für den Überblick. Wir setzten ja selber bei p78 Concur ein. Ich bin ein großer Fan der ExpenseIt-Funktion – also das Abfotografieren von Belegen, die dann automatisch erfasst und als Ausgaben hochgeladen werden. Das finde ich mega, weil es einem einiges an Tipparbeit erspart. Tolles Tool. Lass uns doch zu "WalkMe" kommen. Was genau ist das? Was bietet diese Plattform? Kannst du uns dazu ein bisschen was sagen?
Jasmin Simper
Gerne. WalkMe ist eine Digital Adoption Platform – also eine Softwarelösung, die direkt auf die Anwendungen eines Unternehmens aufgesetzt werden kann. Es ist quasi ein Add-on, das in die bestehende Anwendung integriert wird. Mit kleinen Einführungen und Schulungen, die direkt innerhalb der Anwendung angezeigt werden, können User interaktiv und kontextbezogen durch Workflows in Echtzeit navigiert werden. Das erleichtert es den Mitarbeitenden, ein Tool zu nutzen, da Tipps und Anleitungen in Echtzeit angezeigt werden – beispielsweise sobald ein Feld angeklickt wird. So können die User schneller und effizienter mit den Systemen umgehen und sich selbst damit vertraut machen, ohne dass externe Schulungsmaterialien oder lange Schulungen notwendig sind. WalkMe ist bereits nahtlos über verschiedene SAP-Module hinweg verfügbar, wie SuccessFactors, S/4HANA oder auch Concur. Es ist geplant, diese Lösung weiter auszurollen, da SAP großes Potenzial in WalkMe sieht. Somit wird es kontinuierlich auf weitere SAP-Lösungen ausgedehnt und unterstützt User effizient bei der Nutzung der Anwendungen.
Michael Scheffler
Also ich muss gestehen, ich kenne die Plattform noch nicht. Deswegen hat mir das jetzt schon mal geholfen. Ich habe ein gutes Bild bekommen. Ich stelle mir das wie eine Klickanleitung mit Hilfetexten vor – einfach ausgedrückt. Bin ich da auf dem richtigen Weg?
Jasmin Simper
Genau, aber es geht noch über reine Hilfetexte hinaus. Es können auch kleine Bilder, Videos oder Links zu weiterführenden Ressourcen integriert werden. Zum Beispiel könnten User in Concur direkt auf eine Reisekostenrichtlinie springen. So erhalten sie kontextbezogene Unterstützung genau dort, wo sie gebraucht wird.
Michael Scheffler
Verstanden, vielen Dank. Ich habe in Vorbereitung auf die heutige Folge ein wenig recherchiert und bin auf einen spannenden Blogpost gestoßen. Darin wird eine Studie von Gartner zitiert, die besagt, dass rund 70 % der Unternehmen planen, in eine Digital-Adoption-Lösung wie WalkMe zu investieren, um die Nutzung neuer Software wie Concur zu optimieren und die Akzeptanz sowie die Produktivität der Mitarbeitenden zu erhöhen. Um zu unserem eigentlichen Thema zurückzukehren, dem "Concur User Assistant by WalkMe": Welche Vorteile bringt die Integration von WalkMe speziell in SAP Concur mit sich?
Jasmin Simper
WalkMe führt die Nutzer durch die verschiedenen Prozesse, die bei unterschiedlichen Unternehmen sehr komplex ausfallen können – sei es bei der Reisebuchung oder der Reisekostenabrechnung. Der Vorteil ist, dass keine zusätzlichen Schulungen oder Materialien mehr nötig sind. Da die User direkt durch die Prozesse geführt werden, können viele Fehler vermieden werden, und die Einhaltung der Reiserichtlinien wird durch hilfreiche Tipps und Hinweise erleichtert. In Concur gibt es zwar bereits sogenannte "Auditrules", also Regeln und Hinweise, aber diese sind nicht so flexibel und anpassungsfähig wie die Funktionen, die WalkMe bietet.
Vor allem bei der Reisekostenabrechnung, die viele Mitarbeitende nur selten durchführen, ist WalkMe eine große Hilfe. Man kennt das aus dem Alltag: Dinge, die man nicht regelmäßig macht – wie eine Krankmeldung einreichen oder einen Urlaubsantrag stellen – vergisst man schnell. WalkMe hilft, sich wieder zurechtzufinden und zeigt, was der nächste Schritt ist und worauf man achten muss. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Anzahl der Fragen an IT- oder Travel-Management-Teams, da die User direkt im Tool die nötigen Informationen erhalten. Für Unternehmen bringt das weitere Vorteile, wie eine geringere Fehlerquote und entlastete Verantwortliche. Spannend ist auch, dass WalkMe Analysen bietet, beispielsweise wie lange Mitarbeitende für bestimmte Schritte benötigen oder wo sie den Prozess abbrechen. Unternehmen können diese Daten nutzen, um die Prozesse gezielt zu optimieren, beispielsweise durch zusätzliche Hilfestellungen oder Anpassungen an kritischen Stellen.
Michael Scheffler
Das klingt spannend. Das heißt, WalkMe liefert auch Informationen, die ich nutzen kann, um die Benutzererfahrung noch weiter zu optimieren. Hast du vielleicht zwei oder drei konkrete Anwendungsfälle? Jetzt im Kontext von Concur – wo siehst du da Optimierungsbedarf oder Optimierungspotenzial in der Lösung?
Jasmin Simper
Beispielsweise, wenn sich ein Mitarbeiter das erste Mal einloggt, hilft Concur direkt mit einem kleinen Walkthrough durch das System. Es zeigt, wo was zu finden ist, welche To-dos anstehen und wo Reisen abgerechnet werden können. Es führt den User durch die ersten Schritte, bevor überhaupt etwas gebucht werden kann – etwa wo er seine E-Mail validieren, seinen Firmenwagen hinterlegen oder seine Passdaten für die erste Reisebuchung eintragen muss. Concur leitet den User beim ersten Mal gezielt durch diese Prozesse. Auch für Mitarbeitende, die regelmäßig verreisen, bietet WalkMe Unterstützung. Bei einer Reisebuchung zeigt es beispielsweise an, wo der User hinklicken muss, und führt automatisch Prozesse durch, etwa durch das Anwenden von Filtern.
Der Mitarbeiter kann zuschauen, wie WalkMe die Aufgaben übernimmt, und wird dabei nach den Reiserichtlinien des Unternehmens geleitet. Es wird nur das passende Transportmittel oder die passende Flugauswahl angezeigt, wodurch die Buchung schneller geht. Zusätzlich erhält der User sofort Erinnerungen, und es wird ein hohes Maß an Compliance gewährleistet, da Fehler minimiert werden. Auch aus der Perspektive eines Managers bringt WalkMe Vorteile. Beim Genehmigungsprozess hilft es den Managern, Aufgaben schneller zu prüfen und so ihre Zeit zu reduzieren. Das wären jetzt ein paar Beispiele, wie WalkMe genutzt werden kann. Natürlich gibt es noch viele weitere Anwendungsfälle. Ich würde es am liebsten visuell darstellen, aber das ist im Podcast-Format leider ein bisschen schwierig.
Michael Scheffler
Korrekt. Ja, aber ich glaube, man hat einen ganz guten Eindruck bekommen. Danke dir, Jasmin! Das klingt nach einem wirklich hilfreichen und gleichzeitig mächtigen Werkzeug. Hast du denn Erfahrungswerte, was die Erstellung solcher Walkthroughs – so hast du es, glaube ich, genannt – bedeutet? Ich stelle mir das relativ aufwendig vor, wenn man das alles aufzeichnen muss. Hast du da Tipps und Tricks?
Jasmin Simper
Zu Beginn muss man natürlich mit dem Kunden die Reiserichtlinien und das gesamte Modul durchgehen, um gemeinsam festzulegen, was benötigt wird – welche Hinweistexte, welche Elemente eingeblendet werden sollen. Das ist anfangs schon ein zeitlicher Aufwand. Aber wenn man bedenkt, dass im Anschluss deutlich mehr Zeit gespart wird und die Unterstützung durch dieses Tool gewährleistet ist, sodass die Mitarbeitenden leichter und sogar lieber Concur nutzen, dann lohnt sich der Aufwand auf jeden Fall.
Michael Scheffler
Total. Ich kenne so etwas aus dem Consumer-Bereich, also aus meinem privaten Leben, wo es auf bestimmten Internetplattformen angeboten wird, und ich finde das sehr hilfreich. Inwiefern kann WalkMe die traditionelle Mitarbeiterschulung im SAP Concur – zum Beispiel im Rahmen einer Einführung – ergänzen oder vielleicht sogar ersetzen? Hast du da Erfahrungswerte?
Jasmin Simper
Konkret gesagt, durch WalkMe können Schulungen vollständig weggelassen werden. Diese sind dann tatsächlich gar nicht mehr notwendig, und auch Lernmaterialien werden irrelevant. Sollten Kunden bereits Schulungsmaterialien erstellt haben, können diese natürlich als Basis für Hinweistexte oder Absprungpunkte genutzt werden. Bei Neukunden hingegen sind Schulungen gar nicht mehr erforderlich. Der Vorteil ist, dass WalkMe nicht nur Schulungen ersetzt, sondern sogar besser ist, da die User in Echtzeit Unterstützung bekommen, wenn sie sie tatsächlich benötigen. Typischerweise hat man Schulungen zum Go-Live, schaut sie sich an, und wenn man Wochen später das Tool nutzen muss, hat man vieles wieder vergessen. Mit WalkMe erhält man die Hilfe genau dann, wenn sie gebraucht wird. Für Unternehmen bedeutet das auch weniger Abhängigkeit von externen Trainern und geringere Kosten und Aufwände bei der Erstellung von Schulungsmaterialien. Hier können also ebenfalls Kosten gespart werden.
Michael Scheffler
Wie ist das mit der Mehrsprachigkeit? Würde man das auf Deutsch, Englisch und andere Sprachen erstellen oder nur auf Englisch? Was sind da deine Erfahrungen?
Jasmin Simper
Genau, man kann WalkMe auch sprachbezogen einführen. Je nachdem, wie sich der User einloggt, wird die entsprechende Sprache angezeigt. Sollte es eine sehr ungewöhnliche Sprache sein, kann diese ebenfalls übersetzt werden, allerdings müsste der Kunde die Übersetzung selbst hinterlegen.
Michael Scheffler
Das ist sicherlich hilfreich und wichtig bei internationalen Kunden oder Großkonzernen, die auf diesen Lösungsansatz setzen. Besonders in Zeiten von Remote-Arbeit könnte ich mir vorstellen, dass das Tool ein großer Vorteil ist, da Schulungen teils schwer umzusetzen sind. Nachdem du uns jetzt diese tollen Möglichkeiten der Lösung aufgezeigt hast, würde mich interessieren, wie unsere Hörerinnen und Hörer – insbesondere SAP Concur-Anwender und Bestandskunden – diese Lösung einsetzen können. Wie wäre da deine Vorgehensweise?
Jasmin Simper
Also, WalkMe gibt es als Light-Version, die bereits bei allen Bestandskunden und Neukunden über die Hilfefunktion verfügbar ist. Die wird allerdings, glaube ich, bei einigen gar nicht genutzt, weil sie nicht so bekannt ist. Sie hilft auch nur bei sehr standardmäßigen Prozessen weiter. Das sind dann kleine Tipps und Tricks, wie man beispielsweise eine Abrechnung erstellt. Aber wenn der Kunde besondere Anforderungen oder Richtlinien hat, ist das natürlich nicht abgedeckt. Dafür braucht er die Vollversion, und diese muss lizenziert werden.
Das ist bei Concur klassischerweise so, dass die Kosten nicht pauschal anfallen, sondern die Gesamtkosten pro Abrechnung etwas teurer werden. WalkMe ist ein Add-on, das der Kunde zusätzlich erwerben kann. Mit der Vollversion sind dann kundenspezifische Einstellungen möglich. Es kann pro Feld und Modul individuell konfiguriert werden, sowohl für Neukunden als auch für Bestandskunden. Mit dem Kauf von WalkMe erhält der Kunde die Möglichkeit, die Lösung zu nutzen, sowie die Werkzeuge dafür. Es wird leer ausgeliefert, aber es gibt vordefinierte Prozesse, die heruntergeladen, individuell angepasst oder komplett neu eingerichtet werden können.
Michael Scheffler
Das habe ich jetzt nicht ganz verstanden. Diese Autorenumgebung, die du beschrieben hast – fügt die sich nahtlos in Concur ein, oder ist das ein separates Werkzeug, mit dem man alles aufzeichnet, editiert und publiziert?
Jasmin Simper
Genau, es kann nahtlos eingefügt werden. Allerdings gibt es einen eigenen "Go-Live"-Moment für dieses Modul. Sobald alles final eingerichtet und getestet wurde, wird es live geschaltet, und der Nutzer kann es dann verwenden.
Michael Scheffler
Das klingt gut. Okay, Jasmin, um langsam zum Ende zu kommen: Was kannst du unseren Hörerinnen und Hörern zu diesem Thema noch ans Herz legen? Wie unterstützt du und dein Team die Kunden bei der Nutzung von WalkMe?
Jasmin Simper
Wir bei p78 sind bereits zertifizierte WalkMe-Implementierungspartner für verschiedene SAP-Lösungen und arbeiten gerade daran, uns auch für Concur zu zertifizieren. Sobald das abgeschlossen ist, unterstützen wir die Kunden in Workshop-Sessions, um die konkreten Richtlinien und Prozesse zu definieren und anschließend die WalkMe-Einstellungen zu konfigurieren. Wie ich schon erwähnt habe, können Kunden einige Einstellungen auch selbst vornehmen. Trotzdem empfehlen wir für eine optimale Nutzung und damit WalkMe von den Mitarbeitenden bestmöglich genutzt wird, die Unterstützung von Partnern heranzuziehen. Gerade komplexe Prozesse lassen sich leichter durch unsere Expertise abbilden. Die initiale Konfiguration sollte idealerweise von einem erfahrenen Partner vorgenommen werden. Mittel- oder langfristig können Kunden dann ihr System selbstständig pflegen und Änderungen oder Anpassungen vornehmen, da WalkMe alle nötigen Werkzeuge direkt mitliefert.
Michael Scheffler
Das ist nochmal ein guter Punkt. Also, der Kunde kann dann Anpassungen vornehmen, weil sich Geschäftsprozesse ja auch verändern können. So ist man nicht dauerhaft auf externe Hilfe angewiesen, sondern kann als Unternehmen selbstständig agieren.
Jasmin Simper
Genau.
Michael Scheffler
Sehr gut. Ich bin dafür, dass wir das Ganze bei uns einrichten.
Jasmin Simper
Bin ich auch, definitiv.
Michael Scheffler
Vielen Dank, Jasmin, für den ganzen spannenden Input. Ich habe wieder einiges dazugelernt und habe mich gefreut, dich hier begrüßen zu dürfen.
