Bewerbungen bearbeiten zwischen Kasse, Regal und Warenlieferung? Recruiting gehört im Handel zum Alltag – doch Zeit und Ruhe am Schreibtisch sind dafür selten eingeplant. Die nächste Warenlieferung wartet, an der Kasse wird Unterstützung gebraucht und im Markt gibt es immer etwas zu tun. Wie gelingt es, Bewerbungen zeitnah zu bearbeiten, wenn so viele andere Aufgaben gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen?
In dieser Folge des „p78 HR/IT Talk“ sprechen Sabrina Aschenbrenner und Jörg Ehrlich mit Amelie und Dominic von dmTECH darüber, wie sich Recruiting besser in den Arbeitsalltag der Märkte integrieren lässt. Gemeinsam schildern sie, warum die Bearbeitung von Bewerbungen am gemeinsam genutzten PC an Grenzen stieß und welche Anforderungen daraus an eine mobile Lösung entstanden. Dabei geht es um die Entwicklung der p78 Mobile Hire App als Ergänzung zu SAP SuccessFactors Recruiting, die enge Einbindung der Mitarbeitenden und die Frage, wie eine intuitive Anwendung dabei helfen kann, auch kurze Zeitfenster für Recruiting zu nutzen – und Bewerbenden schneller eine Rückmeldung zu geben.
Das Interview zum nachlesen
Jörg:
Ja, herzlich willkommen zu einer neuen Folge von HR/IT Talk. Mein Name ist Jörg.
Sabrina:
Und ich bin Sabrina. Schön, dass ihr wieder in dieser Folge dabei seid!
Jörg:
Ich nehme dich mal kurz mit auf eine kleine Gedankenreise. Du bist ja frisch Mama geworden, gehst bestimmt auch öfters mal shoppen, was man halt so braucht. Und stell dir vor, du bist in irgendeiner Filiale, in einem Geschäft deines Vertrauens, und stehst dort an der Kasse. Du bist verantwortlich für die Filiale. Und ja, die Schlange wird immer länger. Die Warenlieferungen im Lager, die stapeln sich, und zwischendurch musst du irgendwie noch neue Leute finden, weil auch mal jemand anders an der Kasse stehen muss. Dazu suchst du Leute, und die musst du bewerten, zum Interview einladen, Kandidaten Feedback geben. Das klingt nach einem entspannten Nachmittag dann, oder?
Sabrina:
Absolut nicht! Ich kann mir das wirklich bildhaft vorstellen. Ich bin tatsächlich täglich in einer Drogerie unterwegs oder in diversen Geschäften, um die Kindersachen zu besorgen. Tatsächlich ist es aber der Alltag, über den wir jetzt heute einmal in unserem Podcast sprechen möchten, denn das Thema Recruiting im Handel, das findet eben nicht in Ruhe am Schreibtisch statt, sondern quasi nebenbei, irgendwie zwischen Kasse, Regal und Warenverräumung. Da muss man natürlich gucken, wie man das irgendwie in den Alltag einbaut.
Jörg:
Genau. Es ist halt nicht wie bei einem klassischen Bürojob, wo man die ganze Zeit an einem stationären PC sitzt und sagt: Da logge ich mich jetzt mal in der Software XY einfach einmal ein. Sondern das muss halt, sage ich mal, in den Filialen irgendwie nebenbei passieren. Deshalb geht es heute bei uns um die spannende Frage: Wie bekommt man Recruiting eigentlich dahin, wo es im stationären Handel wirklich passieren müsste?
Sabrina:
Und dafür haben wir uns heute ganz bewusst unseren Kunden eingeladen, der dieses Problem nicht nur kennt, sondern der auch dieses Problem sogar gelöst hat. Und zwar geht es um dm-drogerie markt. Wer uns kennt und vielleicht auch den Podcast schon ein bisschen verfolgt, weiß, dass uns als p78 eine längere Historie mit dm verbindet. In der letzten Folge hatten wir ja auch eine Folge zusammen mit dm, eine fachliche Folge zum Thema kompetenzbasierte Interviews mit dem Michael Bär. Auch ich selbst habe eine längere Historie mit dm, damals zusammen mit den Kollegen SAP SuccessFactors Recruiting implementiert, ausgerollt und auch immer weiter ausgebaut. Ich war da quasi als Berater von der Stunde null an in das Projekt involviert. Eines unserer gemeinsamen Projekte mit diesem Stichwort Ausbau von SF-Recruiting in den letzten Jahren ist eine Eigenentwicklung, eine Anwendung, die es inzwischen auch als Produkt, also wertbares Produkt für andere Kunden gibt, nämlich unsere p78 Mobile Hire App. Ja, genau, und wer könnte diese Geschichte besser erzählen als die beiden, die sie wirklich von Anfang an mitgestaltet haben? Dominic Kucker und Amelie Schibor. Herzlich willkommen! Schön, dass ihr heute dabei seid. Und ja, bevor wir jetzt gleich direkt ins Thema einsteigen mit euch beiden, würden wir euch bitten, dass ihr euch noch mal ganz kurz vorstellt. Amelie, magst du vielleicht beginnen und kurz erzählen: Wer bist du und welche Rolle hast du bei dm-drogerie markt?
Amelie:
Ja, hallo zusammen und voll schön, dass ich heute hier sein darf. Ich bin Amelie. Ich bin bereits seit über zwanzig Jahren bei dm beschäftigt und kenne dadurch auch die Abläufe in den dm-Märkten gut. Ja, und seit über zehn Jahren verantworte ich gemeinsam mit dem Team Mitarbeiter Services alles rund um die Recruiting-Themen für dm.
Sabrina:
Wunderbar! Dann würde ich direkt, Dominic, dir das Wort übergeben. Wie sieht denn dein Verantwortungsbereich bei dm aus? Und vielleicht könnt ihr ja auch noch einen kurzen Einblick geben, wie eure beiden Bereiche zusammenhängen.
Dominic:
Ja, sehr gerne, Sabrina. Aber erst mal, Sabrina, Jörg, liebe Zuhörer, vielen Dank, dass wir hier sein dürfen und ein bisschen über das Projekt erzählen dürfen. Und wie sieht mein Verantwortungsbereich aus? Als IT-Produktverantwortlicher sind das sämtliche Anwendungen, Systeme, die wir beide brauchen, um für unsere Bewerber ein unvergessliches Recruiting-Erlebnis zu generieren. Das sind die ganzen Anwendungen von der Karriereseite über SuccessFactors und das eine oder andere Add-on, wo wir auch nachher noch über eines sprechen. Wie hängen unsere Bereiche zusammen? Na ja, sagen wir mal so: Die Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachbereich, wo die Amelie mit dazugehört, das sind die Kollegen, die gute Ideen haben. Und wir von der IT kümmern uns darum, dass sie umgesetzt werden, dass die ins System übernommen werden und da somit alles für die Zukunft ist.
Jörg:
Danke euch beiden! Ich finde es super, dass ihr hier seid. Wir kennen uns ja jetzt schon eine ganze Weile. Ich gehe jetzt einfach mal davon aus, dass unsere Zuhörerinnen und Zuhörer dm kennen. Aber Dominic, vielleicht kannst du noch mal dm einordnen, ein paar Zahlen, ein paar Fakten liefern? Wie viele Mitarbeitende? Wie viele Filialen? Vielleicht kannst du uns noch einmal kurz mitnehmen.
Dominic:
Ja, auf jeden Fall gerne, Jörg! Also zuerst: Wir sprechen bei uns nicht von Filialen, sondern bei uns nennen wir das Märkte. Also nur, dass du dich nicht wunderst, wenn wir jetzt von Märkten sprechen. Und wir haben insgesamt circa viertausendzweihundert Märkte in aktuell vierzehn Ländern. Davon sind es rund zweitausendzweihundert in Deutschland. Und in Summe haben wir rund vier neunzigtausend Mitarbeiter und davon auch rund Vierneinzigtaussend in Deutschland.
Jörg:
Du hast es schon gesagt, mein Fehler, Märkte natürlich. In jedem einzelnen Markt muss Recruiting im Tagesgeschäft mitlaufen – es ist ja kein Kernprozess! Ich habe es vorhin schon erwähnt mit der Herausforderung auch, dass es ja oftmals nur einen einzigen PC-Arbeitsplatz gibt oder man ja auch nicht da die ganze Zeit davor hockt. Das macht ja die Ausgangslage schon besonders anspruchsvoll. Und da vielleicht die Frage an Amelie, so allgemein das ganze Thema Recruiting: Habe ich das jetzt richtig eingeordnet? Korrigiert mich gerne. Und auch: Was hat es aktuell für einen Stellenwert? Wie läuft es ab in den Märkten?
Amelie:
Also auf jeden Fall, und ich glaube, man kann sagen, dass die Mitarbeiterinnen aus den Märkten ganz regelmäßig in das Thema Mitarbeitersuche involviert sind. Da gibt es Aufgaben wie die Lehrlingsgewinnung oder Praktika, aber eben auch die Ad-hoc-Suche neuer Mitarbeiter, die Nachbesetzung von offenen Stellen. Also es kann auch mal kurzfristig zu einem Bedarf kommen, den man logischerweise auch schnellstmöglich wieder decken möchte. Und je nach geografischer Lage des dm-Markts unterscheiden sich dann noch die Bewerbungszahlen und der ganze Traffic, der einfach dahintersteckt.
Sabrina:
Ja, macht absolut Sinn! Vielleicht kannst du uns da an dieser Stelle einmal mitnehmen in so einen Alltag eines Marktverantwortlichen. Also wie sieht ein typischer Arbeitstag aus, beziehungsweise wo taucht denn da wirklich Recruiting darin auf?
Amelie:
Also ich würde sagen, überhaupt das Spannende am Arbeitsalltag in den dm-Märkten ist die Abwechslung. Es gibt jeden Tag rund um die wiederkehrenden Tätigkeiten, sei es jetzt auf der Verkaufsfläche im Markt oder auch im Büro am PC, ganz neue Aufgaben. Und natürlich sind auch die Begegnungen mit unseren Kunden immer ganz individuell. Und da ist dann der Blick aufs Recruiting eines von vielen Themen, die eingebaut werden oder die diesen Tag auch einfach mitgestalten.
Sabrina:
Ja, und dann kommt natürlich noch diese Themenkomponente hinzu. In eurem Fall ist es ja SAP SuccessFactors Recruiting, wie vorhin schon erwähnt. Was würdest du sagen: Welche konkreten Herausforderungen sind denn wirklich mit SuccessFactors Recruiting im Standard einhergegangen oder gehen damit einher? Und welche Folgen hat das zum einen jetzt für die Marktverantwortlichen oder für die Märkte und dabei auch für euch aus dem Fachbereich direkt?
Amelie:
Also ich würde sagen, die ursprünglich angedachte Pipeline aus SuccessFactors hat nicht ganz zu unserer Struktur und auch der Zusammenarbeit zwischen den dm-Märkten und dem Dialogikum, also unserer Firmenzentrale, wo auch unsere Fachbereiche sitzen, gepasst. Also unser Ziel ist es einfach, die Märkte bestmöglich zu unterstützen und auch zu entlasten. Und daher haben wir dann unter anderem die Genehmigungsworkflows anders gestaltet und auch die Prozessschritte nicht im Standard übernommen. Was für uns auch im Standard nicht gepasst hat, war die mobile Version von SuccessFactors Recruiting, weil sie einfach nicht übersichtlich genug war und auch nicht im Alltag wirklich genutzt wurde. Die Ansicht, das war einfach nicht intuitiv für unsere Kolleginnen und Kollegen.
Jörg:
Der Standard hat da quasi nicht ausgereicht, und jetzt haben ja viele Kunden so den Wunsch: Machen wir eben was Eigenes. Aber wir wissen ja, so eine schlanke eigene Lösung, die entsteht dann nicht über Nacht, sondern das ist auch ein bisschen ein Invest, den man eingehen muss. Das heißt, der Schmerz im Alltag muss ja schon eine gewisse Größe erreicht haben, um es dann quasi auch zu rechtfertigen. Und vielleicht an dich die Frage, Dominic: Wann war für euch der Punkt erreicht, dass ihr gesagt habt: Okay, wir brauchen hier was Eigenes, da reicht halt einfach der Standard nicht aus?
Dominic:
Ja, Jörg, also um ehrlich zu sein: Von Anfang an war uns das eigentlich schon während der Systemeinführung klar, dass wir hier etwas tun müssen. Weil, um euch da mal kurz in die Rahmenbedingungen bei uns mitzunehmen: Wir hatten seit dem Zeitpunkt, im Jahr zweizehnt, zweizehn, neunzehnten Märkten, schon für jeden Mitarbeiter ein eigenes Smartphone, um seine Prozesse zu bearbeiten. Aber wir haben in den Märkten in der Regel nur einen PC, den sich die Mitarbeiter teilen müssen. Und um ehrlich zu sein, wird er eigentlich eher für die klassischen Aufgaben im Markt benutzt, also alles rund um die Ware und eher weniger für Recruiting oder Ähnliches. Und wir hatten zu dem Zeitpunkt auch schon bei dm und dmTECH eine Mobile-First- oder sogar schon eine Mobile-Only-Strategie.
Also technisch gesehen ist SuccessFactors natürlich mobil nutzbar. Also das heißt, du kannst SuccessFactors im mobilen Browser aufmachen. Aber ob das jetzt wirklich ein tolles Nutzererlebnis ist oder nicht, überlasse ich jetzt jedem, der es mal selber ausprobiert hat. Das heißt, uns war schon klar: Da müssen wir irgendwas tun, technisch. Wir haben das dann im Rahmen der Einführung erst einmal ein wenig zurückgestellt und haben gedacht: Wir schauen mal, wie die Märkte und wie die Kollegen in den Märkten damit klarkommen.
Zum einen haben wir das Feedback aus den Märkten bekommen, dass sie mit der mobilen Version von SuccessFactors nicht wirklich oder im LZN gar nicht zufrieden waren. Und zum anderen haben wir dann auch die Rückmeldung bekommen, dass jetzt aufgrund der Situation die Kollegen anfangen, ihre Arbeitsweise zu verändern. Das heißt, die Bewerbungen wurden nicht mehr regelmäßig bearbeitet, sondern die Kollegen haben angefangen, sich Zeitslots zu blocken, also pro Woche ein oder zwei Stunden, wo sie sich dann an ihren PC im Markt gesetzt haben und dort in Summe alle Bewerbungen bearbeitet haben. Und es hat natürlich dazu geführt, dass Bewerbungen auch länger liegen blieben und die entsprechende Bearbeitungszeit einfach nicht mehr sichergestellt werden konnte. Nachdem wir die Rückmeldung bekommen hatten, war uns eigentlich ziemlich schnell klar, dass wir tatsächlich nach einer anderen Lösung schauen müssen. Und nachdem auch das Thema mobile Bearbeitung nicht auf der Roadmap bei der SAP aufgetaucht ist, war für uns klar: Jetzt brauchen wir was Eigenes.
Jörg:
Spannend, das begegnet uns ja immer wieder, das Thema. Und du hast ja schon gesagt: Mobilfähigkeit als ein großer Treiber des Ganzen. Und auch total spannend, was du erzählt hast, dass es ganz klar messbar ist, dass sich dadurch die ganzen Durchlaufzeiten verlängern. Was mich bei der Lösungsfindung interessieren würde: Hattet ihr ein klares Bild? Okay, das ist die Lösung, so soll sie ausschauen. Oder hat sich das so ein bisschen entwickelt? Klar, Anforderungen habt ihr schon ein bisschen skizziert. Aber war das so etwas, wo ihr sagt: Okay, wir schreiben jetzt einmal runter, und dann entwickeln wir das? Oder war das eher ein Prozess?
Dominic:
Ja, also von den Anforderungen her war uns eigentlich ganz klar von Anfang an, dass das drei, drei große Anforderungen für uns sind. Das Erste war, dass wir mit dem Fokus auf den Hiring Manager gesagt haben: Wir wollen die komplette Bearbeitung in einer App machen. Also das heißt, der Hiring Manager muss vom Erstkontakt zu einer Bewerbung über die Planung seiner Interviews bis hin zur finalen Entscheidung über eine Einschwingung und Absage alles in einer App machen können.
Die zweite große Anforderung für uns war das Thema einer Prozessführung. Das heißt, wir wollen, dass unsere Hiring Manager einfach nur Entscheidungen treffen und dass das System sie so weit durch den Prozess führt. Das heißt, sie müssen nicht wissen: Jetzt muss ich hier klicken, dann muss ich dort klicken und dann packe ich die Bewerbung, verschiebe sie mit Drag-and-drop in den nächsten Status. Sondern im Endeffekt soll die Anwendung, die App, den Hiring Managern Fragen stellen. Die Hiring Manager beantworten die, und dementsprechend bearbeitet die App dann die Bewerbung weiter.
Das Dritte war das Thema selbsterklärend. Und da an euch vielleicht mal eine kurze Frage: Du arbeitest ja auch im privaten Umfeld mit der einen oder anderen App. Mal Hand aufs Herz: Wann hast du denn das letzte Mal für eine App, die du auf deinem Smartphone installiert hast, eine Bedienungsanleitung angeschaut?
Jörg:
Die lese ich eigentlich immer durch, genauso wie diese ellenlangen Datenschutzhinweise etc. und die AGBs, wo man dann bis ganz unten scrollen muss. Das lesen wir natürlich immer alles ganz minutiös durch!
Dominic:
Ja, ganz genau. Und in Wahrheit?
Jörg:
Äh, glaube ich, noch nie.
Dominic:
So ist es, so geht es mir auch. Also ich habe tatsächlich auch noch nie für eine private App eine Bedienungsanleitung durchgeschaut. Und das ist tatsächlich spannend. Ich glaube, keiner von uns, oder ich sage mal, die meisten der Zuhörer hier würden das wahrscheinlich nicht akzeptieren, wenn sie sich für eine private App irgendeine vorhandene Bedienungsanleitung durchlesen müssten. Aber im geschäftlichen Umfeld, und es ist echt spannend, da akzeptieren wir es, dass wir Apps und Anwendungen rausbringen, wo sich die Menschen erst mal zwanzig Minuten, eine halbe Stunde ein Tutorial anschauen müssen oder eine Bedienungsanleitung dazu lesen müssen. Und das wollten wir an der Stelle tatsächlich nicht.
Also unsere klare Anforderung war: Das Ding muss so selbsterklärend sein, dass sich jemand hinsetzen kann, der weiß, um was es bei einer Bewerbungsbearbeitung geht, und dass er dann auch mitarbeiten kann. Weil, da vielleicht noch mal einen kurzen Blick, wie das Thema Recruiting in den Märkten aussieht: Wie die Amelie schon eingangs gesagt hat, das ist nicht das Kerngeschäft. Also das heißt, die Kollegen haben ganz viele andere wichtige Dinge zu tun. Und im Endeffekt gibt es auch Kollegen, die vielleicht nur zwei oder drei Mal im Jahr überhaupt mit einem Recruiting-Prozess in Berührung kommen. Und wenn die sich jedes Mal erst mal wieder einlesen müssten, das würde einfach nicht passen. Deswegen, als letzte und größte Anforderung war für uns ganz klar: Das Ding muss selbsterklärend sein. Mach es auf! Sieh, was du für Bewerbungen hast, bearbeite sie, und das Ganze, ohne erst mal etwas durchzulesen.
Sabrina:
Sehr klare Anforderungen. Ich finde das auch ganz toll. Man merkt da wieder, dass euer mitarbeiterzentrierter Ansatz, also der Mensch im Mittelpunkt, absolut auch durch diese Anforderungen gespiegelt wird. Das ist was sehr Schönes. Lass uns noch mal konkret auf die Umsetzung schauen, wie das Produkt entstanden ist. Unsere Erfahrung ist: Wenn Kunden ganz eng eingebunden sind, wird dann auch am Ende wirklich die größte Praxistauglichkeit erreicht. Genau das war bei Mobile Hire von Anfang an der Anspruch. Vielleicht magst du jetzt einfach dahingehend ein paar Einblicke geben? Wie lief die Entwicklung konkret ab und wie eng wart ihr als Kunde am Ende darin eingebunden? Gab es Herausforderungen, aber auch wirklich vielleicht ganz tolle Aha-Momente, die du hier mit uns teilen kannst?
Dominic:
Also das Schönste war tatsächlich, dass die Kolleginnen und Kollegen aus der Fachabteilung und auch wir von dmTECH von Anfang an live mit dabei waren bei der Entwicklung. Wir haben die Idee zusammen mit den Kollegen von p78 generiert und waren dann ab Tag eins in einem Team zusammen. Und da war es auch völlig egal, wer von welcher Firma kommt oder wer aus welchem Bereich kommt. Das heißt, wir haben uns da die Ideen zusammen zugeworfen und haben von Anfang an wirklich ganz eng, ganz intensiv, ganz offen, ganz vertrauensvoll zusammengearbeitet. Und ich glaube, das war im Endeffekt auch einer der Schlüsselfaktoren für den Erfolg der ganzen Entwicklung.
Wenn ich dich mal so mitnehmen darf durch die Reise: Also wir hatten als Erstes einen kleinen Proof of Concept gemacht, wo es um die technischen Grundsatzfragen ging, also wie das Backend gestaltet werden soll, welche Felder wir brauchen, die wir aus SuccessFactors bearbeiten wollen, wie die Schnittstellen aussehen sollen. Das haben wir uns alles im Proof of Concept vorher angeschaut und auch mal das Ganze anprogrammiert. Die Kollegen, die Entwickler von p78, haben da schon die ersten Aufrufe für die ganzen API-Calls gemacht, um zu sehen, dass es technisch geht. Und das war tatsächlich relativ schnell klar, wie das aussehen soll.
Dann war für uns der nächste Punkt: Wenn es jetzt um die Prozesse, wenn es um die Funktionen, wenn es um dieses Selbsterklärende, die Prozessführung geht, war uns auch von Anfang an klar: Da brauchen wir Menschen, die in der Praxis damit arbeiten. Und wir haben bei, bei uns bei dm ein Konzept, das wir Nutzervertreter nennen. Das heißt, wir schauen: Wer arbeitet später mit der Anwendung? Und die Kollegen binden wir von Anfang an mit ein. Also das heißt, wir haben dann bei uns Kollegen aus den Märkten, Marktverantwortliche, Gebietsverantwortliche, aber auch aus dem Dialogikum, also aus der Zentrale, Team- und Bereichsverantwortliche dazugeholt. Wir hatten Spezialisten aus dem Recruiting mit dabei. Und mit all den Kollegen zusammen, die in den Recruiting-Prozess in der Rolle des Hiring Managers eingebunden sind, haben wir dann das Projekt zusammen gestartet und von scratch angefangen, von scratch angefangen, das Ganze zu entwickeln und wie es aussah.
Und für die Kolleginnen und Kollegen oder für die Zuhörerinnen und Zuhörer, die sich jetzt dann gleich fragend anblicken: Das Ganze war vor einigen Jahren, also noch vor der Zeit von Claude & Co. und Vibe Coding, wie man es alles nennt. Wir haben tatsächlich damals angefangen, die ersten UI-Tests noch ganz oldschool auf einem Flipchart-Blatt mit Stiften und Post-its zu machen: Wie das aussehen könnte, wo welches Feld hinkommen könnte, wo welcher Button hinkommen könnte. So haben wir damit angefangen. Und in diese Phase haben wir tatsächlich auch bewusst sehr viel Zeit investiert, mit tatsächlich drei, vier Tests auf Basis von Papier. Das haben wir dann umsetzen lassen in einen Clickdummy, also noch ohne Anbindung, einfach nur mal, dass man sich durch die Anwendung durchklicken kann. Auch diese Clickdummys haben wir dann mit den Nutzervertretern zusammen getestet. Und das war jetzt für mich mal ganz schön zu sehen, weil da hatten wir auch Juall-Spezialisten von TESI Macht mit dabei. Und bei den Tests, das waren tatsächlich solche Tests, wie ich sie noch nie erlebt habe: Da lag dann ein Handy auf dem Tisch, da waren dann Kameras aufgebaut, die gefilmt haben, wie die Menschen auf dem Handy reagieren oder wo die Menschen hinschauen, damit man sieht, ob die Buttons in der richtigen Reihenfolge sind. Und die ganzen Erkenntnisse sind dann noch mal eingeflossen, bevor die eigentliche Entwicklung gestartet hat. Das heißt, wir wussten schon und hatten schon ein relativ klares Bild, wie die Anwendung nachher aussehen soll, wie sie funktionell definiert sein soll, welche Funktionen sie braucht. Und dann sind wir in die eigentliche Umsetzung gestartet!
Mein Erlebnis war: Also diese Designphase hat mehrere Monate gedauert, zugegeben auch etwas länger als ursprünglich mal geplant. Und da bin ich als Projektleiter schon etwas nervös geworden, so mit Blick auf das Enddatum. Allerdings – und das war dann für mich der Aha-Moment – ist dadurch, dass wir so viel Zeit vorher in diese Designphase investiert hatten, nachher eigentlich die Entwicklung reibungslos durchgelaufen. Also wir hatten keinerlei Anpassungen mehr des Designs, wir hatten keine Anpassungen mehr, was die Funktionen angeht. Und dadurch sind die Tests und die Abnahmetests deutlich schneller gewesen als ursprünglich geplant. Ja, in Summe haben wir dann den Zeitplan doch noch einhalten können.
Sabrina:
Das klingt sehr angenehm! Jetzt interessiert uns aber natürlich noch: Wie lange hat denn die Umsetzung tatsächlich wirklich insgesamt gedauert? Wie lief der Rollout in den Märkten ab?
Dominic:
Es war tatsächlich spannend. Also die Umsetzung vom POC oder nach dem POC bis zum ersten produktiven Einsatz, das waren circa zehn Monate. Und wir haben das in Deutschland angefangen mit dem Einsatz und hatten es auch bewusst in vier Wellen gestaltet. Das heißt, die erste Welle war, dass wir in einem Markt angefangen haben. Da waren wir dann auch live vor Ort, als die Kollegen damit gearbeitet haben. Zwei Wochen später hatten wir ein Gebiet, danach eine Region und dann den Rest von Deutschland. Und die Wellen haben wir immer mit zwei Wochen Abstand losrollen lassen. Dabei haben wir natürlich auch immer darauf geachtet, dass die jeweils zuständigen Recruiter mit eingebunden waren, dass sie bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite stehen konnten und dass alle mit dabei waren.
Das wirklich Spannende für uns war: Rein technisch war die Anwendung schon ab dem ersten Tag verfügbar. Das heißt, wenn man den Link kannte, dann hat man schon ab dem ersten Tag aus ganz Deutschland darauf zugreifen können. Und wir haben eben die vier Wellen immer erst darüber informiert. Und das Spannende für uns war, dass wir nach der ersten oder zweiten Woche schon festgestellt haben, dass sich die Kollegen aus den Märkten untereinander informiert haben und gesagt haben: Ach du, guck mal, da gibt es was Neues, schaut es euch doch mal an! Und dass dann die eigentliche Werbung dafür in so einer kleinen Guerilla-Aktion gelaufen ist. Das heißt, wir hatten nach zwei, drei Wochen schon Zugriffe und Zugriffszahlen aus Märkten und aus Regionen, die eigentlich noch gar nicht vorgesehen waren. Wir haben uns dazu entschieden, es tatsächlich bewusst laufen zu lassen, um auch mal zu gucken, inwieweit dieses Thema selbsterklärend tatsächlich funktioniert. Und das Spannende war, dass wir keinerlei Rückfragen bekommen haben. Also die Kollegen konnten damit arbeiten. Und ja, dass sich das Ganze schon verbreitet hat, bevor es eigentlich offiziell dafür vorgesehen war, das zeigt für uns eigentlich auch, dass wir da einen recht, richtig guten Job zusammen gemacht haben und den Kollegen auch was Gutes anbieten konnten.
Ja, und nachdem wir das Ganze dann in Deutschland erfolgreich zum Einsatz gebracht haben, ging es bei uns noch in den Länderrollout. Also im Moment ist die Anwendung bei uns in zwölf Ländern nutzbar, also in allen Ländern, die auch SuccessFactors haben. Und der Rollout hat auch noch mal drei bis vier Monate gedauert. Aber was man dazusagen muss: Die hauptsächliche Zeit haben wir intern gebraucht, bis wir die ganzen Übersetzungen zusammenhatten. Aber jetzt ist es tatsächlich in allen zwölf SuccessFactors-Ländern im Einsatz.
Jörg:
Spannend! Auch was du vorhin gesagt hast, klingt ja wirklich nach Akzeptanz der User von Stunde null an. Vielleicht auch noch mal an dich, Amelie: Dominic hat auch schon gesagt, eigentlich muss man das ja nicht groß schulen. War es dann wirklich so, dass es eigentlich gar keiner großen Schulungen bedurfte oder keine gebraucht hat, weil die Anwendung so intuitiv ist?
Amelie:
Also das kann ich wirklich bestätigen. Das Design und auch die benutzerfreundliche Oberfläche der App kamen bei unseren Kolleginnen und Kollegen sehr gut an. Wie Dominic auch schon erwähnt hat, also wir stellen ja wirklich für alle Recruiting-Komponenten Schulungsunterlagen zur Verfügung. Aber hier kann die Anwendung wirklich intuitiv erfolgen, auch ohne dass ich vorab große Informationen benötige. Und was auch wirklich gut ankam, war die Kombination mit der Single PDF, also der Zusammenfassung aller Bewerbungsdokumente. Das wurde auch als hilfreich empfunden und war auf jeden Fall insgesamt ein rundes Paket.
Sabrina:
Genau, und dann wäre jetzt von meiner Seite noch die Frage: Hat sich denn das Verhalten im Recruiting dadurch wirklich spürbar verändert? Also gibt es so einen typischen Moment, wo man sagt: Die App, da hilft sie uns besonders?
Amelie:
Ja, dadurch, dass die Mitarbeitersuchenden viel mehr Möglichkeiten haben, auf Recruiting zuzugreifen, ergeben sich auf jeden Fall schnellere Reaktionszeiten, und es wirkt sich dann wiederum positiv auf den gesamten Bewerbungsprozess aus. Die App ist aber tatsächlich so beliebt und auch so übersichtlich gestaltet, dass viele Mitarbeitersuchende sie selbst am Backoffice-PC der eigentlichen SF-Recruiting-Anwendung vorziehen. Also super Feedback direkt von den Nutzern! Die Darstellung der Recruiting-Schritte ist sehr hilfreich. Also ich kann super gut einen kurzen Blick auf meine To-dos oder die Einladungen werfen. Und das messen wir auch zum Beispiel anhand der Aufrufe der durchschnittlich viertausend bis fünftausend User jeden Monat.
Jörg:
Ihr habt ja eure Nutzer nach dem Rollout auch aktiv befragt, wenn ich richtig informiert bin, um zu verstehen: Okay, wie kommt die Lösung tatsächlich an? Also nach Feedback gefragt. Vielleicht könnt ihr uns da noch mal mitnehmen, was so die wichtigsten Erkenntnisse waren und ob sich da auch die Zufriedenheit der Nutzer dann, sage ich mal, widergespiegelt hat.
Dominic:
Ja, Jörg, also wir haben danach noch mal eine Befragung gemacht bei unseren Kolleginnen und Kollegen in den Märkten und im Dialogikum, wie sie mit der Anwendung zufrieden sind oder wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Und wie Amelie ja schon gesagt hat, es wurde tatsächlich kein einziges negatives Feedback gegeben. Das war für uns tatsächlich ein robustisches Feedback. Das habe ich jetzt in den letzten, letzten zwanzig Jahren auch noch nie so erlebt, dass es so positiv war. Und die Rückmeldungen, die kamen dann eher noch mit Wünschen nach weiteren Funktionen. Also beispielsweise: Ich möchte auch einen neuen Suchauftrag anlegen können über die Anwendung, oder ich möchte meine Suchaufträge schließen können. Und ja, aber mit der App an sich sind alle hochzufrieden, und das freut uns tatsächlich.
Jörg:
Das ist ja ein weitestgehend qualitatives Feedback. Also es ist ja super, dass die Nutzer auf jeden Fall den Eindruck hatten: Das läuft jetzt auch alles, sage ich mal, schneller. Aber konntet ihr den Effekt dann, insbesondere die Zeitersparnis, auch messen? Also quantifizierbar machen? Gibt es da Auswertungen dazu?
Dominic:
Ja, also da gibt es tatsächlich zwei Auswertungen, die wir dazu gemacht haben, und die eine ist auch wirklich ein messbares, messbares Feedback: Das ist die Reduzierung der Time to Feedback für einen Hiring Manager. Also die Zeit von dem Zeitpunkt, wenn er eine Bewerbung bekommt, bis er dann reagiert, also sein Feedback dazu abgibt, seine Einschätzung dazu abgibt, wie es mit der Bewerbung weitergehen soll. Und die haben wir, nachdem die App angelaufen war, um knapp sechzig Prozent reduziert. Und das war schon ein Feedback, das war eine Steigerung, mit der von uns so weit keiner gerechnet hatte.
Jörg:
Wahnsinn! Schon eine Hausnummer.
Dominic:
Genau, und das Zweite, und das schicke ich jetzt gleich voraus, ist jetzt eher so eine rechnerische Größe. Wir haben uns mal die Zeiten angeschaut, wie lange das vorher gedauert hat, eine Bewerbung zu bearbeiten für einen Hiring Manager, und wir haben uns einmal angeschaut, wie lange es danach gedauert hat. Und rein rechnerisch kam man da auf den Wert einer Zeitersparnis von über zweitausend Arbeitstagen, die wir damit einsparen. Ich schicke das jetzt voraus: Das ist erst mal ein rechnerischer Wert. Und die Zweiflerinnen und Zweifler können mich natürlich fragen, ob das auch wirklich Einsparungen sind, wenn man an einer Stelle mal zwei Minuten weniger braucht, oder ob das nachher nicht verpufft. Das kann ich so nachvollziehen.
Allerdings, und das ist für mich jetzt wirklich ein Feedback, was wir auch bekommen haben, gerade aus den Märkten, ist es so, dass die Kollegen jetzt nicht mehr anfangen müssen, ihre Zeiten zu blocken, wenn sie Bewerbungen bearbeiten. Sondern dass sie sich jetzt die Zeit nehmen, wenn sie mal zwischendurch eine Viertelstunde haben, wenn sie mal zwanzig Minuten haben, dass sie sich dann fokussiert zurückziehen können, um Bewerbungen zu bearbeiten. Und dass sie damit eben diese ein, zwei oder drei Stunden, die sie sich vorher pro Woche geblockt haben, nicht mehr brauchen. Und das ist tatsächlich eine Zeitersparnis. Das ist auch das Feedback, was wir von Kollegen bekommen haben, dass sie diese Zeiten jetzt bewusst für andere Dinge nutzen können.
Jörg:
Und es kommt ja im Endeffekt dann allen zugute, klar den Marktverantwortlichen, die in den Recruiting-Prozess eingebunden sind, aber natürlich auch dem Kandidaten, weil er halt schnelleres Feedback bekommt.
Sabrina:
Genau, das Thema Zeit ist ein guter Hinweis. Wir sind jetzt auch leider schon wieder fast am Ende unseres Podcasts angekommen. Aber eine Frage haben wir noch an euch, die sich gerade auf die aktuellen Marktentwicklungen bezieht, wo das Thema SmartRecruiters oder die Übernahme von SmartRecruiters durch SAP ja auch stark im Vordergrund steht. Und da stellt sich uns und in jedem Fall auch unseren Zuhörerinnen die Frage: Wohin geht bei euch die Reise beim Thema Mobile Recruiting insgesamt? Wie geht es für euch weiter? Entwickelt ihr die Lösung aktiv weiter, oder war das jetzt alles für die Katz?
Dominic:
Also zum Glück, für die Katz war es auf gar keinen Fall. Rein wirtschaftlich gesehen hat sich die Investition schon mehr als amortisiert. Und man muss jetzt zugeben, dass wir aufgrund der aktuellen Entwicklung, gerade auch im Umfeld von SmartRecruiters und von SuccessFactors Recruiting, die Weiterentwicklung erst mal auf Eis gelegt haben. Das heißt, wir werden die Funktionen, die jetzt noch gewünscht wurden, wie beispielsweise die Arbeit mit den Suchaufträgen, jetzt erst mal nicht umsetzen. Sondern da halten wir uns erst mal eher etwas bedeckt und warten ab, wo die Reise weiter hingeht.
Aber was man ganz klar sagen kann: Eine Anwendung, wie wir sie jetzt hier haben, die entweder in der App benutzbar ist oder – was wir die ganze Zeit auch noch unterschlagen haben – man kann die Anwendung natürlich auch ganz normal an einem Laptop verwenden: einfach den Browser aufmachen und los geht es. Aber die Funktionen, die die mitbringt, also das Thema mit der Benutzerführung und auch das Thema selbsterklärend, das ist für uns ein neuer Standard geworden. Und insofern sind wir jetzt eher etwas entspannter, weil wir jetzt sagen: Hey, wenn SmartRecruiters halt keine gute mobile Lösung mitbringt, wenn die nicht dem entspricht, was wir jetzt schon haben, und wir uns für SmartRecruiters entscheiden sollten, dann binden wir einfach SmartRecruiters an die mobile Anwendung an und nutzen die weiter.
Ja, nicht so beim drüber Nachdenken. Das könnte vielleicht sogar eine ganz interessante Lösung sein, um den Übergang für unsere Kollegen, die Hiring Manager, auch interessanter zu machen. Also von daher zusammenfassend: Nee, für die Katz war es nicht. Und auch wenn ich das zum damaligen Zeitpunkt wüsste, ich glaube, ich würde es trotzdem noch mal genauso entscheiden und die Anwendung wieder entwickeln.
Sabrina:
Wunderbar! Das ist doch sehr, sehr schön. Dann zum Abschluss: Ja, Amelie, Dominic, tausend Dank euch für diese spannenden Einblicke, die ihr heute mit uns geteilt habt, und dass ihr so offen mit uns darüber gesprochen habt.
Jörg:
Danke, Amelie, danke, Dominic. Tolles Beispiel auch, was passiert, wenn aus einer Herausforderung oder auch in Anführungszeichen einem Problem am Ende eine Lösung wird, die quasi über das eigene Unternehmen hinaus eine Wirkung zeigt. Und ja, war super spannend! Auch für mich, der ja auch damit involviert war, es noch mal so Revue passieren zu lassen.
Sabrina:
Und wie immer danke fürs Zuhören an unsere Zuhörerinnen! Wenn euch die Folge gefallen hat, lasst uns gerne eine Bewertung da. Und wir freuen uns natürlich, wenn ihr wieder in vier Wochen reinhört.
Jörg:
Dann bis zur nächsten Folge. Macht es gut und danke noch mal!
