Belege sammeln war gestern. Zumindest sollte es das sein. Denn wenn Reisekosten noch über Excel-Listen, Papierbelege und manuelle Freigaben laufen, wird aus einer eigentlich alltäglichen Aufgabe schnell ein zeitaufwendiger Prozess.
In dieser Folge des „p78 HR/IT Talk“ sprechen Sabrina Aschenbrenner und Jörg Ehrlich mit Jasmin Simper von p78 sowie Stefan Weißmann und Kristina Scherer von der Firmengruppe Max Bögl über die Einführung von SAP Concur und die Digitalisierung des Reisekostenprozesses. Gemeinsam geben sie Einblicke in die Ausgangssituation, die besonderen Anforderungen des Projekts und die schrittweise Umsetzung bis zum Rollout. Dabei geht es unter anderem um die Integration in die bestehende SAP-Landschaft, unterschiedliche Tarifverträge, die Bedeutung einer Pilotphase und die konkreten Verbesserungen für Mitarbeitende und Fachbereiche – von mehr Transparenz und automatisierten Abläufen bis hin zu schnelleren Auszahlungen und einer mobilen Reisekostenabrechnung.
Ergänzende Informationen zu dieser Episode:
Das Interview zum nachlesen
Jörg:
Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von HR IT Talk, wo HR auf Technologie trifft. Schön, dass ihr wieder dabei seid! Mein Name ist Jörg Ehrlich.
Sabrina:
Und ich bin Sabrina. Und ja, heute haben wir tatsächlich eine kleine Premiere, denn normalerweise begrüßen wir eher einen Gast bei unserem Podcast. Heute sind es gleich drei an der Zahl. Also, es wird nicht nur inhaltlich spannend, sondern vermutlich auch etwas lebhafter als sonst.
Jörg:
Denn wir haben uns gedacht: Unser tägliches Geschäft sind ja Projekte. Wir machen Projekte bei Kunden und heute möchten wir eines dieser Projekte ganz bewusst mal in den Mittelpunkt stellen. Nämlich wollen wir gemeinsam über die Einführung von SAP Concur bei der Firmengruppe Max Bögl sprechen, also über ein Projekt, das zeigt, wie Digitalisierung ganz konkret Prozesse im Arbeitsalltag verbessern kann.
Sabrina:
Und das Schöne daran ist, dass es eben auch zeigt, dass Digitalisierung nicht immer gleich das nächste große AI-Feuerwerk sein muss. Klar, SAP Concur bringt mittlerweile auch schon sehr viele intelligente Funktionen mit sich, aber bevor künstliche Intelligenz ihre Stärken wirklich ausspielen kann, muss es häufig erst einmal dazu kommen, dass man die Grundlagen und die Basis schafft.
Jörg:
Ganz genau! Denn manchmal muss man irgendwie ein bisschen weiter vorne anfangen mit der Digitalisierung und nicht mit dem nächsten Chatbot, sondern vielleicht mit dem Abschied von Papierformularen, irgendwelchen Excel-Listen oder irgendeinem E-Mail-Pingpong. Im ersten Moment klingt das vielleicht immer ein bisschen weniger spektakulär, aber genau die Sachen können ja für Menschen im Alltag, im Arbeitsalltag, den deutlich größeren Unterschied machen.
Sabrina:
So ist es. Dann sind wir mal ehrlich! Ehrlich, mal wieder unser Stichwort. Niemand steht morgens auf und denkt sich: Heute freue ich mich richtig darauf, meine Reisekosten zu machen.
Jörg
Außer vielleicht irgendein Controller, aber selbst die wollen eher fertige Zahlen statt zerknitterter Tankquittungen.
Sabrina:
Deshalb sprechen wir heute darüber, wie der Reisekostenprozess bei der Firmengruppe Max Bögl modernisiert wurde, welche Herausforderungen es im Projekt gab, wie das Projekt dann tatsächlich umgesetzt wurde und vor allem, welchen konkreten Mehrwert die Mitarbeiter heute davon haben.
Jörg:
Dafür haben wir heute die perfekte Runde dabei, nämlich unsere Kollegin Jasmin Simper von p78 sowie Herrn Weißmann und Frau Scherer von der Firmengruppe Max Bögl. Alle drei werden sich auch gleich noch einmal kurz vorstellen.
Sabrina:
Ich würde sagen: genug der Vorrede. Jasmin, magst du vielleicht einmal seitens p78 anfangen und dich unseren Zuhörerinnen und Zuhörern einmal kurz vorstellen?
Jasmin:
Ja, also ich bin Jasmin Simper von p78 und bin da seit schon fast achteinhalb Jahren tätig. Also, ich kenne Sabrina und Jörg, ich kenne euch auch schon seit einer gefühlten Ewigkeit und freue mich auch, hier zum dritten Mal schon in einem Podcast zu sein. Also bin ich schon fast ein richtiger Profi, kann man fast sagen.
Ich bin im Bereich Concur tätig und beschäftige mich damit tagtäglich mit dem Thema Reisekostenabrechnung, was viele eigentlich vermeiden möchten, und habe hier auch bei Max Bögl mitgeholfen, das Ganze zu konfigurieren und zu implementieren. Ich freue mich, unseren Zuhörern von den ganzen Mehrwerten zu erzählen, die wir schaffen konnten.
Sabrina:
Wunderbar! Danke, Jasmin, und schön, dass du schon das dritte Mal dabei bist. Bei uns tatsächlich das erste Mal in unserem neuen Setup, aber davor warst du schon unter der Flagge von Michael Scheffler öfters dabei. Deswegen bist du, wie du sagst, so ein richtiger Podcast-Profi.
Jetzt würde ich aber weitermachen mit Herrn Weißmann und Frau Scherer. Herr Weißmann, würden Sie sich vielleicht gerne seitens Max Bögl einmal unseren Zuhörerinnen und Zuhörern vorstellen?
Stefan:
Hallo, mein Name ist Stefan Weißmann. Ich bin jetzt seit knapp über zwanzig Jahren in der Firmengruppe Max Bögl beschäftigt und hier in der Buchhaltungsabteilung, speziell in der Lieferantenbuchhaltung. Mein Team und ich betreuen unter anderem die Bezahlung der anfallenden Reisekostenabrechnungen.
Sabrina:
Wunderbar, vielen Dank! Frau Scherer, Sie dürfen natürlich auch nicht fehlen. Daher geben Sie uns auch gerne ein paar Einblicke über sich und Ihre Arbeit bei Max Bögl.
Kristina:
Mein Name ist Kristina Scherer. Ich bin seit zehn Jahren bei der Firmengruppe Max Bögl beschäftigt. Ich bin in der Personalabteilung im Bereich Entgeltabrechnung tätig und bin da unter anderem für die Auszahlung unserer Tagespauschalen zuständig.
Sabrina:
Vielen Dank für die Vorstellung. Ja, und jetzt würde ich sagen, bevor wir dann auch wirklich ins Thema einsteigen: Vielleicht auch noch einmal für alle, die die Firmengruppe Max Bögl jetzt noch nicht so gut kennen, dass ihr uns da auch nur einen kurzen Überblick gebt, wer Max Bögl ist und in welchen Bereichen das Unternehmen tätig ist. Jasmin, magst du kurz starten?
Jasmin:
Ja, Max Bögl ist eines der größten Bauunternehmen in Deutschland. Der eine oder andere hat bestimmt schon mal auf einer Baustelle oder an einem Bauzaun das Logo gesehen. Sie haben über siebeneinhalbtausend Mitarbeitende an über vierzig Standorten weltweit und, vielleicht das Wichtigste für heute auch: Sie koordinieren über vierhundert aktive Bauprojekte und sind deswegen sehr viel unterwegs.
Jörg:
Ich glaube, das sind ganz gute Stichworte. Also, ich habe eine ungefähre Vorstellung von der Sache. Viele Baustellen, man muss reisen. Aber vielleicht kannst du noch mal ein bisschen was dazu sagen, wie es überhaupt zu dem Projekt kam. Warum ging es um das Thema Reisekosten? Was hat den Kunden angetrieben? Was waren die Ziele? Warum war das Thema wichtig?
Jasmin:
Die ganzen Baustellen bedeuten natürlich für die Mitarbeitenden, dass sie ständig hin- und herreisen müssen. Von Baustelle zu Baustelle, von dem einen Standort zum anderen. Man ist dann natürlich ständig auswärts unterwegs, manchmal nur für einen Tag, manchmal für mehrere Wochen. Das sind natürlich Dimensionen, bei denen man mit einer Excel-Liste sehr schnell an die Grenzen kommt. Und deswegen war für Max Bögl das Thema Reisekostenabrechnung kein Randthema.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kamen ständig in Kontakt damit und deswegen war eigentlich relativ klar: Die brauchen eine neue Lösung. Wir müssen weg von dem alten Prozess und eine Standardlösung reicht da auch nicht aus, weil sie sehr viele verschiedene baubranchen-spezifische Themen haben. Wenn wir hier davon mal kurz welche ansprechen: Einmal gibt es in der Baubranche sehr viele unterschiedliche Tarifverträge. Bei Max Bögl waren das fünf verschiedene, die sehr komplex waren. Es gab viele verschiedene Teams, die eben auf den verschiedenen Baustellen unterwegs sind.
Steuerliche Besonderheiten musste man auch berücksichtigen bei der Tagespauschale und allgemein sind enorm hohe Kosten bei den Reisen entstanden, sodass der Mitarbeiter hohe Kosten auslegen musste. Und das Ganze wollte er natürlich möglichst zeitnah wieder zurückbekommen. Und dann war natürlich auch noch das Thema: Es soll alles mit der SAP-Landschaft irgendwie integriert werden – mit FICO, HR und Payroll. Und das war dann der Anspruch von Max Bögl, sodass dann eben klar war: Gut, wir brauchen eine Lösung, die das Ganze abbilden kann.
Jörg:
Das war vor der Einführung von SAP Concur quasi ein Papier- oder ein Excel-Prozess mit, ja, sage ich mal, E-Mail-Unterstützung? Oder wie kann man sich das vorstellen? Also, wie konkret sah der Prozess dann davor aus?
Jasmin:
Ja, man kann es fast gar nicht glauben, aber tatsächlich sah der Prozess so aus, dass, sagen wir mal, ein Bauleiter nachmittags vor einer riesigen Excel-Tabelle saß und dann einen Stapel Papierbelege hatte. Darunter eine Tankquittung, dann noch das Parkticket, dann noch ein Beleg vom Mittagessen gestern mit dem Subunternehmen. Das lag alles neben ihm, mehr oder weniger gut lesbar. Das Ganze musste er in die Tabelle abtippen und das kostet natürlich sehr viel Zeit, die er eigentlich auch gut anders hätte nutzen können.
Und wenn er dann mit der Excel-Liste fertig war, musste er das Ganze mit den Originalbelegen abheften. Entweder schickt er es dann per Post an die Buchhaltung oder wartet darauf, dass er das nächste Mal vor Ort ist, um es denen dann auf den Stapel zu legen. Und dann ist die Mappe erst mal durch die Abteilungen gewandert. Es war nicht klar: Wer prüft sie gerade? Wo liegt sie gerade? Beim Vorgesetzten noch? Liegt sie schon in der Auszahlung? Und was der Status ist, war wirklich nicht transparent.
Und nachfragen will man natürlich auch nicht, weil man seinen Kollegen ja auch nicht auf die Nerven gehen will. Ja, und dann sind natürlich die Wochen verstrichen. Der Bauleiter hat immer noch nichts von seinem Geld gesehen und war in der Zwischenzeit auch schon weiter unterwegs, hat neues Geld ausgelegt. Und tatsächlich hat das zum Teil bis zu acht Wochen gedauert, bis er sein Geld erst mal zurückbekommen hat.
Oder manchmal denkt er, es ist endlich so weit, kriegt das Geld jetzt demnächst zurück, und dann kommt erst mal der Rückruf von der Buchhaltung, dass schon wieder irgendwas falsch ausgefüllt wurde oder irgendein Grund nicht mehr leserlich ist. Das Ganze muss zurück, eine Korrektur muss vorgenommen werden und dann beginnt der ganze Prozess von vorne. Also, so sah der Prozess tatsächlich davor aus. Man merkt schon, es war sehr zäh und sehr mühsam, vor allem für den Mitarbeitenden, der die Zeit eigentlich besser für Projekte nutzen könnte.
Jörg:
Klingt echt krass und wie aus einer anderen Zeit. Auf jeden Fall.
Sabrina:
Absolut! Jetzt würde uns natürlich auch noch die Perspektive von Ihnen, Herr Weißmann und Frau Scherer, interessieren. Können Sie uns denn noch weitere Einblicke geben, welche Herausforderungen der bisherige Reisekostenprozess, also der vorherige sozusagen, im Arbeitsalltag bei Max Bögl mit sich brachte?
Stefan:
Also, das Thema Digitalisierung der Reisekostenabrechnung war bei uns in der Buchhaltung vor mehreren Jahren schon ein größeres Thema. Unter anderem war es so: Es kamen immer wieder Beschwerden der Mitarbeiter auf, dass ihnen nicht klar war, wann die eingereichte Abrechnung bezahlt wird. Wie ist der Bearbeitungsstand? Und da waren wir natürlich oftmals überfordert, weil uns auch dieser Antrag ja nicht im Original vorlag. Also, wir mussten da auch diverse Abteilungen abtelefonieren. Wir mussten im Nachgang die ganzen Abrechnungen beziehungsweise alle unterschriebenen Abrechnungen digitalisieren, manuell einscannen, und das war natürlich auch für unsere Buchhaltung ein sehr großer Zeitaufwand. Und auch für die einzelnen Abteilungen innerhalb der Firma war es sehr, sehr undurchsichtig.
Das war immer auch einer der wesentlichen Punkte, warum wir das Ganze angehen wollten. Auch vor dem Hintergrund: Wir wachsen immer mehr, die Mitarbeiterzahlen steigen, die Anzahl der Abrechnungen nimmt zu. Und vor allem auch das Thema mit der bisher fehlenden automatischen Archivierung war für uns mit einem extremen Zeitaufwand verbunden, was natürlich jetzt durch die Einführung deutlich schlanker und einfacher für uns abzuwickeln ist. Wenn man rückblickend das Ganze betrachtet, war es halt ein sehr zeitaufwendiger Prozess. Ursprünglich mussten alle Abrechnungen auf dem Papierweg durch das Haus geschickt werden. Es mussten diverse Unterschriften eingeholt werden, was natürlich auch mit einem extremen Verwaltungsaufwand verbunden war. Dementsprechend haben wir uns darum bemüht, das Ganze eben zu digitalisieren und einfach für die komplette Firmengruppe zu vereinfachen. Und aufgrund dessen haben wir uns verschiedene Anbieter angesehen, verglichen und sind dann schlussendlich bei SAP Concur gelandet, weil wir die genannten Problemstellungen damit größtenteils oder komplett abwickeln können.
Kristina:
Also, wie Herr Weißmann ja schon gesagt hat, kam der Impuls eigentlich mehr vonseiten der Finanzbuchhaltung. Deswegen waren wir zu Beginn nicht ganz so stark in das Projekt eingebunden. Erst als verschiedene Anbieter dann eben vorgestellt haben, dass man auch Tagespauschalen umsetzen kann, wurden wir wieder aktiv in das Projekt eingebunden und haben für uns eben auch entschieden, dass wir die Umsetzung machen möchten. Im HR-Bereich lief die Auszahlung der Tagespauschalen eigentlich relativ klassisch. Also, wir haben die Tagespauschalen einen Monat zeitversetzt mit der monatlichen Entgeltabrechnung gezahlt. Grundlage dafür war ein Excel-Formular, das der Mitarbeiter ausgefüllt und der Vorgesetzte anschließend freigegeben hat. Und dann kam es zu uns. Die Auslöse wurde berechnet, in SAP erfasst und ausgezahlt. Die Berechnung war eben komplett manuell. Und natürlich auch, wie Herr Weißmann schon gesagt hat: Wir haben steigende Mitarbeiterzahlen. Das war mit sehr hohem Zeitaufwand verbunden. Und was man auch dazu sagen muss: Für die Mitarbeiter war es teilweise auch nicht sehr transparent.
Die haben den Zettel bei uns abgegeben und wir haben es berechnet. Sie wussten natürlich nicht, wie genau sich etwas beziehungsweise welche Bestandteile sich wie genau berechnen, weil sie die Info nie bekommen haben. Die hatten dann halt die fertigen Zahlen auf ihrer Entgeltabrechnung. Deswegen haben wir uns entschieden, eben auch diesen Weg mit SAP Concur zu gehen und da auch die Tagespauschalen umzusetzen. Und da war eben das Ziel für uns, den Prozess zu standardisieren und zu automatisieren. Für die Mitarbeiter sollte auch Transparenz geschaffen werden. Und was für uns eine große Herausforderung war, war sicherzustellen, dass wir natürlich die steuerlichen Anforderungen umsetzen können, aber vor allem auch unsere tariflichen Anforderungen, weil wir bei Max Bögl fünf verschiedene Tarifverträge in unserer Firmenstruktur haben. Dass wir das alles über SAP Concur abbilden können, war für uns so die größte Herausforderung am Anfang: wie man das umsetzen kann. Und das sind wir dann zusammen mit p78 angegangen.
Sabrina:
Ja, das glaube ich total. Und es ist immer total spannend, dann eben diese Perspektiven zu hören, weil man als einzelner Mitarbeiter tatsächlich denkt: Es kann doch nicht so schwer sein, so etwas zu digitalisieren. Aber dann diese Einblicke zu bekommen, die Komplexität auch zu verstehen und zu erfassen und das dann wirklich systemisch abzubilden, das ist ja die eigentliche Herausforderung. Da sind wir wieder: Da muss halt erst mal die Basis geschaffen sein, bevor man dann auch irgendwelche intelligenten Zusatzfunktionen nutzt. Aber umso schöner, dass das abgebildet werden konnte. Aber wir gucken uns jetzt gleich noch mal an, wie das ganze Projekt umgesetzt wurde. Vielleicht magst du noch ergänzen, Jasmin, und einmal kurz ein paar Einblicke in konkrete Ziele der Transformation geben und auch, welche Entscheidung letztendlich dann getroffen wurde?
Jasmin:
Ja, einerseits war natürlich die Automatisierung extrem wichtig, damit hier einfach die ganzen manuellen Schritte, die es davor gab, komplett eliminiert oder einfach weniger werden und auch die Fehler, die davor entstanden sind, schon im Vorhinein beseitigt werden können. Also auch solche Fehler, wie dass ein Grund für die Bewirtung gefehlt hat. So etwas kann einfach schon im Vorhinein getrackt beziehungsweise beseitigt werden und die Abrechnung ist einfach schon korrekt, wenn sie in der Buchhaltung landet. Auch die manuellen Schritte von Payroll sind komplett weggefallen. Das war ein Ziel, dass hier einfach nichts mehr manuell berechnet werden muss und dass alles automatisiert passiert.
Dann war natürlich die Transparenz, wie Herr Weißmann und Frau Scherer auch schon genannt haben, extrem wichtig: dass der Mitarbeiter weiß, wann und wo seine Abrechnung liegt, welchen Status sie gerade hat und wer sie gerade genehmigt. Vor allem auch: Wie viel Geld bekomme ich zurück? Dass da einfach eine durchgehende Transparenz besteht für den Mitarbeitenden, aber auch für die Führungskräfte. Dass sie auch Einblicke haben, wie viel Geld die Mitarbeiter pro Monat ausgeben und solche Themen. Dann war natürlich auch wichtig, dass das Ganze mit SAP integriert wird, mit einer nahtlosen Verbindung eben zu FI, zu HR und zu Payroll, und dass das Ganze auch noch Compliance-sicher gestaltet ist, also die ganzen steuerlichen Themen.
Und die ganzen Tarifverträge, dass sie auch korrekt sind und automatisch berechnet werden. Der Mitarbeiter soll auch darüber Transparenz haben. Wie Frau Scherer vorhin meinte, hat der Mitarbeiter vorher erst bei seiner Abrechnung gesehen, was er am Ende aufgrund des Tarifvertrags zurückerstattet bekommt. Jetzt kann er direkt schon bei der Abrechnung sehen, was sich bei den Tagespauschalen ermittelt. Das waren eigentlich so die wichtigsten Ziele. Und da wurde sich eben für SAP Concur als Cloud-Lösung entschieden und für uns, p78, als Implementierungspartner, vor allem auch bezüglich des Themas Integration zu den ganzen SAP-Tools und -Modulen.
Jörg:
Super, danke dafür! Jetzt mache ich ja eigentlich gar keine Concur-Projekte und weiß natürlich nicht, welche Schritte so ein Projekt durchläuft. Aber kannst du noch mal – oder kannst du überhaupt einmal – skizzieren, wie lange so ein Projekt dauert? Was die Phasen sind? Wie ihr vorgegangen seid, von der Entscheidung quasi für Concur und uns als Implementierungspartner bis zum Go-live und vielleicht auch darüber hinaus? Was sind so die Phasen und wie war der zeitliche Rahmen?
Jasmin:
Ja, also das Ganze hat angefangen mit einem Kick-off. Wir haben uns im Projektteam zusammengefunden und erst mal die ersten Anforderungen durchgesprochen: Was sind überhaupt die Ansprüche an Concur? Welche Themen müssen wir abbilden? Was sind denn die ganzen Tarifverträge? Das haben wir erst mal analysiert und durchgesprochen. Dann ging es weiter mit der Konzeption und Konfiguration. Das konnten wir eigentlich direkt nach der Anforderungsanalyse starten. Wir haben dann die Schnittstellen zu SAP hergestellt und die ganzen Einstellungen innerhalb von Concur gemacht. Dann haben wir ungefähr ein halbes Jahr später mit der Testphase angefangen. Wir haben einerseits technische Tests für die Schnittstelle gemacht und dann die fachlichen Anforderungen noch mal durchgeschaut und auch getestet und das Ganze iterativ gemacht. Also, wir haben dem Projektteam das System übergeben. Sie konnten das Ganze testen und uns Feedback geben. Wir haben die Feedbacks eingesammelt, noch mal im System angepasst und dann noch mal zum Testen übergeben, bis wir mit dem ganzen System so weit fertig waren.
Dann sind wir in die Pilotphase gestartet, was vielleicht hier im Projekt extrem wichtig war. Wir hatten das Ganze erst mal nur für hundertfünfzig Vielreisende ausgerollt, die die Pilotgruppe als erste Nutzergruppe gebildet haben. Die konnten uns dann auch sehr viele Einblicke in die tägliche Benutzung geben. Weil wir haben uns das ja erst mal nur als Projektteam angeschaut und dann kommen natürlich noch mal andere Themen für die Leute auf, die dann auch wirklich täglich damit unterwegs sind. Die haben uns dann sehr viel Feedback gegeben. Wir haben das Ganze auch noch einmal optimiert und verbessert. Das war dann sehr wichtig, damit wir das Ganze auch schrittweise ausrollen konnten. Wir haben es quasi sukzessive gemacht. Wir haben es für weitere Mitarbeitergruppen ausgerollt und jeweils immer Schulungen angeboten.
Ganz wichtig: Auch die Pilotgruppe hat als Multiplikator fungiert, damit das Tool dann auch wirklich aktiv und positiv im Unternehmen präsentiert wurde. Bei dem Projekt sprechen wir jetzt von knapp einem Jahr vom Start bis zum kompletten Rollout, um das vielleicht mal auf eine Zeitleiste zu packen. Vielleicht ganz wichtig hervorzuheben war bei uns eben, dass wir sehr eng mit Max Bögl selbst zusammengearbeitet haben und uns wirklich die ganzen Themen gemeinsam angeschaut haben, was wir umsetzen müssen, auch die ganzen steuerlichen Thematiken. Dass das Ganze iterativ gemacht wurde und eben diese Pilotgruppe, die dann auch als Multiplikator fungiert hat.
Jörg:
Spannend, gerade das mit der Pilotgruppe. Echt ein guter Ansatz, da auch noch mal Feedback zu bekommen und dann noch darauf reagieren zu können! Jetzt haben wir ja viel darüber gehört, was so die Ausgangssituation war und welche Ziele man dann quasi hatte, warum man das überhaupt digitalisiert hat. Aber jetzt ist es ja live. Von daher vielleicht an die Kollegen von Max Bögl mal die ganz konkrete Frage: Was hat sich denn jetzt verbessert? Also, was sind wirklich die Effekte, die jetzt durch die Digitalisierung des Reisekostenprozesses und die Einführung von SAP Concur kamen?
Stefan:
Mittlerweile haben wir seit mehr als einem Jahr SAP Concur erfolgreich im Einsatz. Was sich für uns deutlich verbessert hat, ist natürlich die schnellere, schlankere Abwicklung im Vergleich zu vorher. Es ist alles digital zur Hand, was natürlich ein wesentlicher Vorteil ist, weil jeder Mitarbeiter, jeder Antragsteller nachvollziehen kann, wo sich der Antrag gerade befindet. Wo hakt es aktuell? Muss noch mein Vorgesetzter freigeben? Also, diese ganzen Workflow-Prozesse können einfach digital nachvollzogen werden, was in der ursprünglichen Vorgehensweise überhaupt nicht nachvollziehbar war. Das ist auch ein deutlicher Mehrwert für uns, für alle in der Firma. Des Weiteren ist für unsere Buchhaltung, was besonders wichtig ist, auch die automatische Digitalisierung ein großer Vorteil.
Wir sind ja gesetzlich verpflichtet, die Belege zehn Jahre aufzubewahren. Und aufgrund dieser automatischen, revisionssicheren Archivierung fällt natürlich diese umfangreiche Papierablage weg, was auch ein großer Mehrwert ist, vor allem für die Größenordnung, die wir bei uns im Haus abwickeln. Des Weiteren ist ein großer Vorteil, dass viele automatische Auswertungen im Nachgang gefahren werden können, sei es aus HR-Sicht, aus Compliance-Sicht und aus FI-Sicht. Also, es können einfach gewisse Stichproben gezogen werden, die natürlich im Nachgang auch vor allem durch unsere Compliance noch mal in der Firmengruppe hinterfragt werden können. Das macht die Sache natürlich um einiges einfacher, vor allem wenn eventuell Betriebsprüfungen und so weiter anstehen. Wir werden transparenter, was aber natürlich auch wichtig ist, sowohl für uns als auch für externe Prüfer, die eventuell einmal etwas hinterfragen.
Vielleicht noch ein großer Punkt, auch ein Mehrwert. Das wurde ja schon mal angesprochen: Durch diese digitale Abwicklung findet auch eine schnellere Auszahlung an den Mitarbeiter statt. Also, bisher hat sich aufgrund des manuellen Weges über Papier und Postweg der Zeitpunkt der Auszahlung eben bis zu acht Wochen gezogen. Aufgrund dieser Digitalisierung findet die Auszahlung natürlich einiges schneller statt, was langfristig auch zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.
Kristina:
Ich kann die Punkte von meinem Kollegen auch so bestätigen und aufgreifen. Als Vorteil für die Mitarbeiter sehe ich auf jeden Fall eben auch die Geschwindigkeit. Bei uns war es ja doch eine größere Umstellung mit der Auszahlung, weil wir eben vorher über die monatliche Entgeltabrechnung die Auslöse gezahlt haben. Inzwischen zahlen wir das unabhängig von der Entgeltabrechnung über die Finanzbuchhaltung. Das heißt, es ist jetzt nicht mehr einen Monat zeitversetzt, sondern zum Monatsende reichen die Mitarbeiter ihre Tagespauschalen bei uns ein. Und da muss ich sagen, sind sie inzwischen teilweise auch schon sehr verwöhnt. Also, die fragen inzwischen schon nach zwei Tagen nach, warum das noch nicht freigegeben wurde und wo ihr Geld bleibt. Davor hat es eben bei uns trotzdem vier Wochen gedauert bis zur nächsten Abrechnung.
Also, dann merkt man schon, was das für ein Mehrwert für die Mitarbeiter ist und wie sie das auch annehmen, dass sie ihre Auszahlung zeitnah erhalten und nicht immer auf die Abrechnung warten müssen. Gleichzeitig sehe ich als großen Mehrwert eben die Transparenz, die wir schaffen, wie es mein Kollege auch schon angesprochen hat. Es ist ja so: Die Mitarbeiter tätigen ihre Eingaben, daraus ergeben sich die Erstattungsbeträge, die sie pro Tag erhalten, und sie sehen natürlich gleich, welche Eingaben sich auswirken. Das wurde vorher bei uns manuell im Bereich Entgelt gerechnet. Und wenn jetzt ein Mitarbeiter nicht explizit nachgefragt hat, dann wusste er natürlich auch nicht, wie wir auf welche Beträge gekommen sind. Das sehe ich als sehr großen Vorteil für die Führungskräfte, dass sie sehen: Was genau hat mein Mitarbeiter beantragt? Was steckt auch in Zahlen hinter diesem Antrag?
Und man hat da eben einfach immer sofort die Auskunft und muss nicht hinterher noch mal nachfragen, wie sich welche Zahl ergibt. Auch für uns im HR sehe ich da viele Vorteile. Und zwar zum einen die Qualität bei der Erfassung der Tagespauschalen. Also, wie bereits gesagt, bei uns war es ja vorher über Excel. Teilweise wurde diese Excel-Datei auch ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt. Also, es war manchmal einfach eben schwierig, allein schon aufgrund der Lesbarkeit. Aber oft haben auch einfach Angaben gefehlt. Das ist jetzt nicht mehr so. Wir haben in Concur Regeln hinterlegt. Viele Sachen werden abgefragt, die eben dazu führen, dass, wenn der Antrag bei uns landet, alles ausgefüllt ist, wir alle Infos haben, die wir benötigen, und wir ihn auch ohne noch einmal nachzufragen direkt bearbeiten können. Das ist natürlich auch für uns eine Arbeitserleichterung.
Viele Sachen, die wir vorher erst im Nachgang noch geklärt haben, wissen wir jetzt direkt und können sie auch direkt bearbeiten, was für uns auch sehr viele Vorteile hat. Bei uns ist es ja so, dass eine Vielzahl der Personen auswärts tätig ist. Da kommt es sehr oft vor, dass die Mitarbeiter auch Bestätigungen und Infos fürs Finanzamt brauchen. Und da haben wir jetzt einfach eine deutliche Erleichterung beim Raussuchen von den Belegen und von den Nachweisen, wo die Mitarbeiter waren, weil es eben nicht mehr alles papiergebunden ist, sondern in SAP Concur auf einen Klick angezeigt und dem Mitarbeiter dann ausgehändigt werden kann.
Jörg:
Ja, vielen Dank dafür. Und Jasmin, hast du noch irgendwas, was du ergänzen möchtest? Irgendwas, wo Concur aus deiner Sicht glänzt oder wo Concur sich besonders hervortut?
Jasmin:
Ja, vielleicht das Thema mobile App. Das hatten wir jetzt noch gar nicht angesprochen. Was natürlich auch ein enormer Vorteil ist: Ich kann das Ganze über mein Smartphone machen, kann meine ganzen Belege einscannen und abfotografieren. Und meine komplette Reisekostenabrechnung eigentlich über mein Handy machen, egal von wo aus. Ich kann im Zug sitzen und gerade nichts zu tun haben und dann mein Handy rausholen, Belege abfotografieren, meine kompletten Tagespauschalen hinzufügen und eigentlich alles vervollständigen, sodass ich im besten Fall von meiner Reise zurückkomme und meine Abrechnung fertig ist und ich sie direkt einreichen kann.
Das Ganze gilt auch für den Genehmiger. Also, der kriegt auch, wenn er möchte, eine Push-Nachricht auf sein Handy. Wenn eine neue Abrechnung reinkommt, kann er sich das Ganze anschauen, prüfen und auch direkt über das Handy genehmigen. Damit können wir die Durchlaufzeit einfach sehr gering halten. Denn sind wir mal ehrlich: Das Handy hat man eigentlich immer bei sich und da kann man eigentlich in jeder freien Minute mal kurz die Reisekostenabrechnung machen.
Jörg:
Absolut, ja, super wertvoll. Auch gut, dass du das mit der mobilen App noch mal erwähnt hast. Kann ich selbst bestätigen.
Erst letzte Woche habe ich es genauso gemacht. Realer Use Case: im Zug schnell meine Reisekostenabrechnung am Telefon.
Sabrina:
So, und jetzt sind wir fast schon am Ende unserer Podcastfolge angekommen. Bevor wir aber abschließen, vielleicht noch mal das letzte Wort an Sie, Frau Scherer. Haben Sie noch etwas oder konkrete Lessons Learned und Erfahrungswerte, die Sie unseren Zuhörern und Zuhörerinnen mitgeben möchten?
Kristina:
Was wir sowohl seitens FiBu als auch seitens HR gelernt haben – da haben wir uns auch immer eng abgestimmt – war bei der Einführung einfach, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und auch entsprechend Schulungsmaterial zur Verfügung zu stellen. Wir haben uns deswegen entschieden, eine Pilotphase mit einem gewissen Mitarbeiterkreis zu starten. Das war für uns auch sehr wertvoll. Die haben uns Feedback geliefert, was wir dann eben noch umsetzen konnten, bevor wir es für alle ausgerollt haben. Also, das war etwas, bei dem wir alle gesagt haben: Das war von Anfang an sinnvoll, das so umzusetzen und da möglichst viele ins Boot zu holen. Und ein weiterer Punkt: Eine Cloud-Lösung bringt durch ihre Standardisierung natürlich auch gewisse Grenzen mit sich. Das war auch etwas, was wir erst mal lernen mussten. Bei Bögl gibt es immer so einen Spruch: Nichts ist unmöglich.
Mit SAP Concur haben wir gelernt: Manche Sachen sind unmöglich, die wir vorher natürlich manuell einfach abbilden konnten. Aber das ist auch der Vorteil, den eine Cloud-Lösung dann mit sich bringt. Wir haben einen viel höheren Standard, wir haben inzwischen ein viel höheres Regelwerk, wodurch eben auch vieles abgefangen werden kann. Aber natürlich haben gerade unsere tariflichen Anforderungen eine individuelle Umsetzung vorausgesetzt. Und da hatten wir mit p78 eben einen Partner, der uns auch verstanden hat: Was haben wir für Herausforderungen? Warum ist es bei uns vielleicht nicht immer ganz so einfach? Und wie kann man das dann alles trotz des Standards, den eine Cloud-Lösung vorgibt, so individuell umsetzen, dass es für uns am Ende auch passt? Und das haben wir auf jeden Fall erreicht.
Ich muss sagen, ich selbst habe am Anfang bei den ersten Terminen nicht geglaubt, dass wir es wirklich so toll hinbekommen. Aber alle Punkte, die wir als Anforderungen hatten, wurden so umgesetzt oder konnten wir so umsetzen. Wenn wir irgendwann an Grenzen gestoßen sind, haben wir immer alternative Vorschläge bekommen. Eine Lösung, die wir jetzt auch schon länger nutzen und die wir, glaube ich, so auch nicht mehr hergeben würden. Oder, Stefan?
Stefan:
Ja, da sind wir uns einig. Definitiv!
Sabrina:
Wunderbar! Vielen Dank! Das sind ganz tolle und schöne Worte zum Abschluss. Wir freuen uns natürlich auch sehr, dass das Projekt so erfolgreich – abgeschlossen kann man ja nie sagen – aber letztendlich durchgeführt wurde. Und ja, dazu möchten wir jetzt gar nicht mehr viel hinzufügen. Ich möchte mich noch mal ganz herzlich bei euch dreien bedanken für euren tollen Input und all die Themen, die ihr uns heute im HR IT Talk mitgeben konntet. Wir können das Angebot von unserer Seite, p78-seitig, mitgeben. Aber ich weiß auch von Ihrer Seite, Max-Bögl-seitig, dass Sie jederzeit zum Austausch zur Verfügung stehen.
Wenn Sie vor so einem Projekt stehen oder mittendrin stecken oder einfach noch nicht wissen, wie Sie es angehen können, dann kommen Sie auf uns zu! Und wir haben Ihnen auch in den Shownotes noch eine Präsentation, die das ganze Thema des Max-Bögl-Reisekostenprozesses noch einmal darstellt. Da wir ja auch auf den DSAG-Personaltagen dieses Jahr das Projekt detailliert vorgestellt haben, hängen wir Ihnen diese hier auch gerne mit an. Wir verlinken natürlich auch noch auf die gemeinsame Success Story, die Sie auch auf der p78-Website finden.
Jörg:
Vielen Dank von meiner Seite! Das war eine ganz tolle Folge.
