Time Off, Time Sheet, Time Tracking – Begriffe, die in Projekten ständig fallen und trotzdem oft durcheinandergehen.
In dieser Folge des „p78 HR/IT Talk“ sprechen Sabrina Aschenbrenner und Jörg Ehrlich mit Christian, Senior Consultant für SAP SuccessFactors bei p78, über SAP SuccessFactors Time Management – und darüber, was hinter diesen Begriffen wirklich steckt. Es geht um die Fragen, die in der Praxis entscheidend sind: Was gehört wozu? Wo fangen Missverständnisse an? Und warum ist die saubere Abgrenzung so wichtig für Projekte? Schnell zeigt sich: Die Herausforderung liegt selten im System selbst. Vielmehr sind es gewachsene Prozesse, Sonderregelungen und fehlende Standards, die Komplexität erzeugen. Genau darin liegt aber auch die Chance, Zeitwirtschaft neu zu denken und sinnvoll zu vereinfachen. Eine Folge für alle, die sich mit moderner Zeitwirtschaft beschäftigen – und dabei nicht unnötig Zeit verlieren wollen.
Das Interview zum Nachlesen
Jörg:
Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von HR/IT Talk und heute mit einem Thema, bei dem ich direkt sagen muss: Ich bin nur so halb qualifiziert.
Sabrina:
Sehr gut! Da sind wir nämlich schon mal zu zweit.
Jörg:
Perfekt.
Sabrina:
Beste Voraussetzungen.
Jörg:
Heute geht es nämlich um das Thema SAP SuccessFactors Time Management, also Zeitwirtschaft. Und ich sage mal so: Früher war das bei uns bei p78 ein bisschen einfacher.
Sabrina:
Jetzt bin ich gespannt!
Jörg:
Ja, ganz früher, ich glaube, das war vor deiner Zeit, haben wir immer gesagt: Wir bei p78 machen alles im HR-Kontext außer Zeitwirtschaft und Payroll.
Sabrina:
Nein, das war schon während meiner Zeit. Tatsächlich war es auch noch so. Doch, schon sechs Jahre. Genau, da hieß es aber immer nur: In Verbindung mit Partnern machen wir dann Payroll und Zeitwirtschaft.
Jörg:
Und wie ist es heute? Heute machen wir natürlich alles. Auch wenn man zurückblickt, macht das keinen Sinn, das auszuklammern. Wenn es um ganzheitliche HR-Prozesse geht, gehört das Thema halt mit dazu und somit machen wir auch Zeitwirtschaft!
Sabrina:
Zeiten ändern sich. Ist auch gut so, im wahrsten Sinne des Wortes.
Jörg:
Schönes Wortspiel. Wobei, du hast gesagt, du hast da nicht so Berührungspunkte. Finde ich schon, du hast ja auch Berührungspunkte mit Zeiterfassung.
Sabrina:
Inwiefern?
Jörg:
Theoretisch musst du ja bei uns die Zeiten erfassen, aber ich habe gehört, das erfolgt eher so kreativ.
Sabrina:
Das ist eine Unverschämtheit hier! Ich würde es eher flexible Realitätserfassung nennen.
Jörg:
Ah okay, ich glaube, das ist dann quasi schon die nächste Evolution von Time Management.
Sabrina:
Das ist die nächste Ausbaustufe. Kann man so sagen! Also vielleicht sind wir doch die perfekten Hosts heute für diesen Realitätscheck vom SAP SuccessFactors Time Management. Und ja, deswegen wird es halt spannend, weil genau deshalb haben wir uns heute jemanden eingeladen, und zwar den Christian. Christian, sehr schön, dass du heute bei HR/IT Talk dabei bist und unser Gast bist. Bevor wir jetzt gleich tief ins Thema SAP SuccessFactors Time Management einsteigen, würde ich dich kurz bitten: Magst du dich einmal kurz vorstellen? Wir kennen uns schon sehr gut, aber wer bist du eigentlich, was machst du bei uns bei p78 und wie oft bist du in Projekten schon in Berührung mit SF Time Management gekommen?
Christian:
Hi Sabrina, hi Jörg. Ja, erst einmal vielen Dank an euch, dass ich heute selbst einmal Gast im p78 Podcast sein darf. Ich bin schon lange Hörer des Formats. Heute die Perspektive vom Hörer zum aktiven Teilnehmer zu wechseln und dann auch noch für mein Herzensthema SuccessFactors Time Management, das ist schon etwas ganz Besonderes für mich. Kurz zu meiner Person: Ich bin Senior Consultant für die SuccessFactors Core Module Employee Central und Time Management hier bei der p78. Zu Beginn meiner Karriere habe ich Betriebswirtschaft studiert, das war Anfang 2013, und nach dem Studium dann irgendwie den Weg in die SAP-Welt gefunden. Zunächst war ich über mehrere Jahre im HCM-On-Prem-Umfeld tätig und später kam dann SuccessFactors hinzu. Hier in meiner Rolle bei der p78 begleite ich Kunden, die sich entweder bereits für SuccessFactors entschieden haben, aber auch Kunden, die noch völlig unsicher sind, wie künftig ihre HR-IT-Landschaft ausgerichtet werden soll. Somit bewegt sich mein Aufgabenspektrum von Analysen und Machbarkeitsstudien bis hin zu Implementierungsprojekten, von den ersten Workshops bis hin zum erfolgreichen Go-Live.
Jörg:
Danke, Christian! Danke für die Vorstellung. Wir hatten ja schon das ein oder andere Projekt zusammen. Und das wäre jetzt keine Neuigkeit, wenn ich sage: Ich gebe es zu, bisher habe ich mich vor dem Thema ein bisschen gedrückt. Immer. Das heißt nicht, dass Time nicht mein absolutes Schwerpunktthema ist, aber auch verstärkt in meiner Rolle als Solution Architect habe ich mit dem Thema zu tun und wir hatten mit dem Thema auch schon gemeinsam einige Berührungspunkte. Ich kenne jetzt die klassische On-Premise-Zeitwirtschaft eigentlich gar nicht und ich merke aber in Kundengesprächen, dass es unterschiedliche Auffassungen gibt. Was ist da jetzt alles genau dabei? Was gehört dazu? Wo sind die Abgrenzungen?
Sabrina:
Voll guter Punkt, Jörg! Vielleicht starten wir wirklich genau da, dass du, Christian, uns vielleicht einmal kurz einen Abriss gibst: Wenn du jetzt SAP SuccessFactors Time in zwei bis drei Sätzen jemandem erklären müsstest, der bisher nur Berührung mit klassischer SAP-Zeitwirtschaft oder auch Excel-Listen hatte – wie würdest du es demjenigen denn beschreiben?
Christian:
Naja, als Berater sind zwei bis drei Sätze schon eine Herausforderung für mich, aber ich versuche es einfach mal. Du stellst dir vor, du bist Mitarbeiter im Unternehmen, gehst morgens zu deinem Arbeitsplatz und läufst auf dem Weg dorthin an einem Terminal vorbei. Dort erzeugst du mit deiner Karte beziehungsweise deinem Mitarbeiterausweis die klassische Kommen-Buchung. Zwischendrin hast du Mittagspause, die du ebenso über das Terminal erfasst. So kommt es im Laufe des Tages dazu, dass du das Terminal mehrfach besuchst. Doch welche Auswirkungen haben deine Buchungen auf dein Arbeitszeitkonto? Das erfährst du häufig frühestens erst am nächsten Tag über das Terminal oder sogar erst am Ende des Monats über den Zeitnachweis. Jetzt stell dir einmal vor, du würdest das Terminal gar nicht mehr benötigen, sondern nutzt stattdessen dein mobiles Endgerät, dein Smartphone, und erfasst darüber die Zeitbuchungen. Und jetzt erfährst du unmittelbar nach der Erfassung die Auswirkungen unter anderem auf dein Arbeitszeitkonto, kannst mögliche Fehlbuchungen auf gleichem Weg direkt korrigieren und sorgst damit eigenständig für die Korrektheit deiner Entgeltabrechnung. Und ich glaube – ich bin der Meinung –, genau das ist die Flexibilität und Transparenz, die ein Mitarbeiter heute als Vorteil bei der Nutzung von SuccessFactors Zeitwirtschaft spürt. Im Vergleich zur bisherigen On-Prem-Lösung bekommt der Kunde mit SuccessFactors Time Management aus meiner Sicht eine Lösung, die sich in den letzten Jahren von einer cloudoptimierten Variante für standardnahe Zeitprozesse zu einer vollwertigen Zeitwirtschaft entwickelt hat.
Sabrina:
Es waren auf jeden Fall mehr als zwei bis drei Sätze, aber sehr schön visualisiert, das ganze Beispiel. Und ich glaube, der letzte Satz ist dann auch gerade nochmal das Zusammenfassende, was man wirklich so als Kernaussage sagen kann.
Jörg:
Was würdest du denn jetzt sagen, was ist dein Eindruck aus den letzten Projekten? Das Thema wird ja immer relevanter – und warum ist es gerade jetzt bei vielen Unternehmen und Kunden plötzlich ganz oben auf der Agenda?
Christian:
Mein Eindruck aus den letzten Projekten ist: Da kommen gerade mehrere Dinge zusammen. Zum einen natürlich das Thema Compliance und Zeiterfassungspflicht. Spätestens seit den aktuellen rechtlichen Entwicklungen ist vielen Unternehmen klar geworden, dass sie handeln müssen. Zum anderen wird die Entwicklung stark durch Digitalisierung und Systemkonsolidierung vorangetrieben. Viele Unternehmen möchten sich von den Insellösungen trennen, die sie vielleicht über mehrere Jahre aufgebaut haben, Excel-Tabellen vielleicht noch pflegen oder veraltete Systeme generell ablösen, und stattdessen wollen sie auf integrierte, cloudbasierte HR-Landschaften setzen, wobei Zeitwirtschaft eine zentrale Rolle einnimmt. Nicht zuletzt verändert sich auch die Arbeitswelt selbst: mehr Flexibilität, mobiles Arbeiten, komplexe Arbeitszeitmodelle. All das erhöht natürlich den Druck, Transparenz zu schaffen, um gleichzeitig gesetzliche sowie interne Regelungen sauber einzuhalten. Ich persönlich nehme SuccessFactors Time Management als ein SAP-Modul wahr, auf dem aktuell auch ein starker Innovationsfokus liegt. Mit nahezu jedem Release sind spürbare Weiterentwicklungen und Optimierungen enthalten, sodass es sich aus meiner Sicht definitiv lohnt, regelmäßig einen Blick auf die Neuerungen zu werfen.
Jörg:
Ich habe es ja vorhin schon mal kurz gesagt: Kunden kommen schnell mit dem ganzen Wording durcheinander. So viele Begriffe, die dann immer, wenn man sich mit dem Thema beschäftigt, durch die Luft fliegen: Time Sheet, Time Off, Time Tracking – und dann kommt das alles in einen Topf, man rührt einmal kräftig und kommt dann auch schnell durcheinander, wo jetzt so die Abgrenzung ist. Vielleicht kannst du da nochmal ein bisschen Licht reinbringen. Einfach: Was ist der Unterschied? Warum ist auch die Unterscheidung in Projekten wichtig? Vielleicht kannst du noch etwas dazu sagen.
Christian:
Das stimmt natürlich, Jörg. Die Situation erlebe ich häufig auch zum Projektstart. Zugegeben, es ist nicht einfach, im SAP-Wording am Ball zu bleiben. Generell ist es aber so, dass alle drei genannten Komponenten vereint unter dem Begriff SuccessFactors Time Management zusammenspielen. Da alle drei Komponenten sich bezüglich ihrer SAP-Lizenzstruktur unterscheiden, ist es in Projekten besonders wichtig, dies nicht zu vermischen, um nachher Budget- oder Planungsfehler auszuschließen.
Jörg:
Kannst du es irgendwie noch ein bisschen konkret machen? Also: Wofür brauche ich was? Wofür brauche ich Time Off? Wann reicht ein Time Sheet aus? Wann komme ich an Time Tracking nicht mehr vorbei? Vielleicht auch mit ein paar Beispielen einfach nochmal ein bisschen konkreter draufschauen.
Christian:
Fangen wir einmal so an: Wenn ich als Unternehmen die Bearbeitung von Abwesenheiten in SuccessFactors ansiedeln möchte, benötige ich das Modul Time Off. Time Off in Verbindung mit Employee Central gab es im Übrigen auch schon länger. Das Time-Off-Modul bedeutet: Mit dem Erwerb von Lizenzen für Employee Central habe ich auch Lizenzen für Time Off erworben. Zusätzlich ein Basic Time Sheet, welches je Woche eine Übersicht beispielsweise meiner Abwesenheiten spiegelt. Sobald dann aber das Thema Anwesenheit und insbesondere die Zeitbewertung hinzukommen, wird das Modul Time Tracking benötigt, wofür nochmal gesonderte Lizenzen anfallen. In diesem Zusammenhang wird aus dem Basic Time Sheet ein Advanced Time Sheet, das für Anwesenheitsbewertungen notwendig ist.
Sabrina:
Und kannst du das einmal konkret so an typischen Unternehmenssituationen festmachen?
Christian:
Ich verstehe deine Frage, sie lässt sich aber leider aktuell nicht mehr so leicht beantworten. Früher hätte ich zu dir gesagt: Klar, für Unternehmen mit überwiegend Office-Mitarbeitenden lohnt es sich, Time Off und damit die reine Betrachtung von Abwesenheiten in SuccessFactors einzuführen. Heute, mit Blick auf die Weiterentwicklung von SuccessFactors Time Management und zusätzlich mit dem Blick auf die gesetzliche Ausrichtung, mit einer Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung, wird das Thema Anwesenheitserfassung halt auch für Office-Berufe von Bedeutung. Insofern kann ich das Thema gar nicht mehr so branchenspezifisch betrachten. Auch die Abgrenzung zu Unternehmen mit komplexen Schichtbewertungen ist nicht mehr möglich, denn auch dafür bietet SuccessFactors Time Management inzwischen eine Lösung an.
Sabrina:
Ja, macht tatsächlich total Sinn. Dass man da jetzt gar nicht mehr so konkret unterscheidet je nach Branche. Und wenn ich jetzt nochmal einmal zusammenfassen würde für unsere Zuhörerinnen: Time Off ist nicht Zeiterfassung, Time Sheet ist die Basis und Time Tracking wird dann spannend, wenn Regeln, Nachweise und Komplexität wirklich deutlich zunehmen. Könntest du das so bestätigen?
Christian:
Ja, perfekt Sabrina! Genauso könnte man das als Zusammenfassung geben.
Sabrina:
Sabrina, wir sind jetzt SF-Time-Profi.
Jörg:
Wow!
Sabrina:
Zertifizierung ist da.
Jörg:
Genau. Christian, wir haben ja die Folge genannt: SF Time Management im Realitätscheck. Wir wollen ja quasi nicht nur das, was auf den Folien steht, sondern was unsere Hörerinnen und Hörer interessiert, ist ja: Wie schaut es wirklich in der Praxis aus? Und was kann SuccessFactors Time wirklich? Du hast schon gesagt, da kamen viele Innovationen, es ist ein vollwertiges Modul, aber wo siehst du die größten Stärken in der Praxis auf Basis der Projekte, die du bisher gemacht hast?
Christian:
Gute Frage. Meiner Einschätzung nach zeigt sich der echte Mehrwert von SuccessFactors Time Management vor allem dann, wenn man es im Alltag der Mitarbeitenden und Führungskräfte betrachtet. Ich finde, eine der größten Stärken ist die Transparenz. Das heißt also: Mitarbeitende sehen jederzeit ihre Arbeitszeiten, Salden und Abwesenheiten. Führungskräfte wiederum haben ihr Team im Blick und können auf Zeitänderungsprozesse unmittelbar reagieren. Das reduziert Rückfragen und entlastet HR ganz stark. In der Praxis überzeugt das System durch seine durchgängige Integration von Zeiterfassung bis hin zur Payroll sowie durch seine Flexibilität, mit der sich verschiedenste Arbeitszeitmodelle und internationale Anforderungen konfigurieren lassen. Voraussetzung dafür ist immer, dass die zugrunde liegenden Prozesse klar definiert wurden.
Sabrina:
Danke, Christian. Und wenn du jetzt drauf schauen würdest: Klingt erstmal total logisch, aber ist es dann wirklich für jeden passend? Oder würdest du sagen, es gibt schon Unterschiede, für wen SF Time Management wirklich ein guter Fit ist? Es gibt da halt zum Beispiel bestimmte Unternehmensgrößen oder Branchen oder auch Komplexitätsstufen, bei denen du sagst: Ja, da spielt SuccessFactors Time Management seine Stärken richtig gut aus und da sollte man wirklich überlegen, es einzuführen, wenn man es nicht schon nutzt.
Christian:
Klar, ich habe eben gesagt, dass besonders Unternehmen mit einem internationalen Kontext einen großen Mehrwert haben, indem sie mit SuccessFactors Time ihre tariflichen und gesetzlichen Anforderungen im System unterschiedlich abbilden können. Generell kann ich aber auch sagen, dass es sich besonders für Unternehmen lohnt, die bisher vielleicht über die Jahre hinweg eine umfangreiche Zeitwirtschaft erarbeitet haben und davon einfach weg möchten, um wieder mehr zurück zum Standard zu kommen. Da kann ein solches Projekt unter Verwendung einer cloudbasierten Software stark dazu beitragen.
Jörg:
Jetzt würde ich gerne noch einmal mit dir draufschauen. Du hast eben auch gesagt, dass es sinnvoll ist, das Ganze nochmal neu aufzusetzen und auch die Standards zu nutzen, die dann schon in der Cloud vorhanden sind. Jetzt ist eine große Frage, die bei uns immer umherschwirrt: Was sind denn so Voraussetzungen für eine gute Implementierung? Wann würdest du vielleicht sagen: Technisch ist es ja oft meistens möglich, aber organisatorisch stehen sich Unternehmen ja manchmal noch im Wege, so eine Software einzuführen. Da sollte man ja auch bereit dazu sein. Und möchten wir mal die Frage heute stellen: Wann ist es technisch möglich, aber wann ist es organisatorisch vielleicht noch zu früh, SF Time Management einzuführen? Das ist eine gute Frage, weil ich erlebe auch immer, dass die Frage oft gar nicht die relevante ist. Also nicht: Kann das System das irgendwie kreativ und bringt es das irgendwie hin? Sondern: Ist das Unternehmen bereit dafür? Und von daher ganz konkret: Was muss ein Unternehmen mitbringen, damit SF Time gut implementiert werden kann?
Christian:
Ja, ist das Unternehmen bereit dafür? Das ist tatsächlich der entscheidende Punkt. Der Erfolg hängt weniger am System, sondern vielmehr an der Organisation selbst. Damit SuccessFactors Time gut implementiert werden kann, braucht ein Unternehmen vor allem Klarheit über die eigenen Prozesse. Viele scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass Regeln, Zuständigkeiten und Sonderfälle historisch gewachsen sind und nie wirklich sauber definiert wurden. Genauso wichtig, finde ich, ist die Bereitschaft zu standardisieren und die Komplexität, die bis dato herrschte, bewusst zu reduzieren. Wer als Unternehmen versucht, jede Ausnahme im System abzubilden, macht die Lösung unnötig kompliziert. Erfolgreiche Projekte zeichnen sich für mich eher dadurch aus, dass sie den Standard so weit wie möglich nutzen und nur dort Abweichungen schaffen, wo es tatsächlich notwendig ist. Manche Unternehmen gehen sogar einen für mich interessanten Schritt: Sie schaffen ihre bestehenden Zeitterminals ab oder reduzieren diese, stattdessen setzen sie auf moderne digitale Erfassungsmethoden wie beispielsweise direkt die SuccessFactors App auf dem mobilen Endgerät. Und somit kann die Einführung von Time Management auch recht flexibel gestaltet werden. Prinzipiell ist es so: Entweder werden Employee Central und Time gemeinsam implementiert oder Time wird als nachgelagerter Schritt eingeführt, wobei Employee Central immer die Voraussetzung bildet, da hier die organisatorischen und personellen Stammdaten verankert sind.
Sabrina:
Diese Projekte sind ja dann auch oft von großer, langer Dauer. Und dann ist ja auch mal die Frage: An welchem Punkt fängt man denn auch mit der Time-Einführung an? Genau, aber es ist ja nicht nur ein klassisches HR-Thema. Das ganze Thema Time hat ja auch immer einen Compliance-Gedanken beziehungsweise einen Compliance-Hintergrund. Magst du da vielleicht nochmal kurz einen Einblick geben, welche gesetzlichen Vorgaben man bei solchen Projekten auf jeden Fall im Blick haben sollte?
Christian:
Ist ein guter Punkt. Genau das wird im Projekt häufig unterschätzt. Im Kern geht es vor allem darum, die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, beispielsweise maximale Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen, alle zu berücksichtigen. Gerade in Deutschland spielt hier das Arbeitszeitgesetz eine durchaus zentrale Rolle, aber auch europäische Vorgaben, etwa durch Urteile zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung, müssen berücksichtigt werden. Dazu kommen Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und unternehmensspezifische Regelungen, die die Komplexität noch zusätzlich erhöhen. Wichtig ist deshalb, die Anforderungen frühzeitig sauber zu analysieren und ins Systemdesign zu übersetzen. Denn was am Anfang nicht richtig gedacht ist, wird später schnell zum Compliance-Risiko. Ein aktueller Schwachpunkt, den ich zugeben muss, von SuccessFactors Time, den wir auch häufiger erleben, liegt im Standard-Pausenmodell im Kontext zur deutschen Arbeitszeitregelung. Das bedeutet: Nach geltender Rechtslage dürfen Pausen nicht so platziert werden, dass sie faktisch am Ende eines Arbeitstages liegen. In bestimmten Konstellationen kann es jedoch vorkommen, dass das System Arbeitszeiten automatisch mit Pausen auffüllt und diese dann genau ans Ende des Tages setzt. Dadurch entsteht eine Abbildung, die in Einzelfällen nicht vollständig konform mit der gesetzlichen Interpretation ist. Wichtig dabei ist: Die Situation ist uns als p78-Implementierungspartner bekannt, aber auch der SAP, dass es derzeit im Standard nicht vollständig flexibel anpassbar oder korrigierbar ist. Unternehmen müssen da bei der Implementierung besonders sorgfältig auf die Gestaltung der Pausenlogik achten. Das empfehlen wir, um gegebenenfalls mit temporären Workarounds zu arbeiten und klare Prozessvorgaben zu geben, bis die SAP daran arbeitet und dann eine neue Lösung in einem Release ausgeliefert wird.
Jörg:
Wenn ich jetzt ein Terminal habe und so würde ich eine Gehen-Buchung machen, wenn es zu einer Pause kommt, dann habe ich ja das Problem. Das ist quasi: Ich komme in die Arbeit, mache eine Kommen-Buchung, ganz am Ende mache ich eine Gehen-Buchung, da wird mir die Pause automatisch abgezogen und die packen die halt ans Ende, was ja wirklich eigentlich auch keinen Sinn macht. Aber okay, habe ich verstanden.
Christian:
Genau, das ist halt häufig der Punkt. Wenn man beispielsweise die gesetzliche Pause anspricht, die im Arbeitszeitgesetz verankert ist, ich aber sage: Ich habe sowieso heute, weil ich noch einen Arzttermin mitten in der Arbeitszeit hatte, länger Pause gemacht als die gesetzliche Pause, dann buche ich meine Pause eh manuell und dadurch kommt es dann nicht zu der Situation. Also ist es wirklich so: Wenn ich mich, sag ich mal, zurücklehne und meine klassische Kommen-Buchung zum Arbeitsbeginn und meine Gehen-Buchung am Ende des Tages mache und dazwischen keine Pause erfasst habe, dann bucht das System automatisch die gesetzliche Pause rein und dann kann es genau zu dieser angesprochenen Konstellation kommen.
Jörg:
Bei diesen ganzen gesetzlichen Vorgaben – ich meine, das hast du ja schön gesagt – das sind gesetzliche Vorgaben auf Länderebene, also Deutschland zum Beispiel, aber auch auf EU-Ebene. Wir haben diese Betriebsvereinbarungen etc., die immer individuell sind. Wir haben Tarifverträge, wo irgendwas geregelt ist. Und bei den gesamten gesetzlichen Vorgaben, die man berücksichtigen muss, kommt man ja schnell durcheinander. Ich kann mir vorstellen, dass das ein Punkt ist, den Unternehmen in Projekten oftmals unterschätzen. Also hast du da irgendwie Beispiele? Oder ist das so, dass Unternehmen das von der Komplexität unterschätzen, die da aufeinandertrifft?
Christian:
Ja, das Thema ist durchaus umfänglich. Ich versuche es mal ein bisschen zu beschreiben. Ich sehe erstens in der Komplexität der tatsächlichen Rechtslage im Zusammenspiel von Arbeitszeitgesetz, EU-Vorgaben, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen eine Herausforderung. Viele denken, es gibt hier eine Regel, dabei ist es oft ein Geflecht aus unterschiedlichen Ebenen, das sauber interpretiert werden muss. Als Nächstes sehe ich auch die Konsequenzen aus der Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung. Spätestens seit dem entsprechenden Urteil ist klar, dass Arbeitszeiten vollständig und verlässlich erfasst werden müssen. Derzeit arbeitet der Gesetzgeber zwar noch an einer konkreten Ausgestaltung, aber die Grundpflicht, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu erfassen, gilt halt auch schon jetzt. Und das hat massive Auswirkungen auf Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten, ganz klar. Und was ich noch sagen kann: Die betriebliche Realität im Alltag wird häufig auch unterschätzt. Selbst wenn die Regeln vom Unternehmen klar formuliert sind, kommt es in der Anwendung und Umsetzung, beispielsweise in einem Unternehmen mit Schichtsystemen, immer mal zu auftretenden Abweichungen wie Personalausfällen, die plötzlich kommen. Die Anforderungen an mobile Arbeit oder internationale Unterschiede machen die ganze Situation häufig auch nochmal komplex. Und genau diese Lücke zwischen Papiergesetz und gelebter Praxis wird halt auch häufig im Projekt unterschätzt.
Sabrina:
Ja genau, das ist gerade gesagt: schon das Thema Personalausfälle oder Ausfälle von Mitarbeitenden. In dem Zusammenhang taucht ja ganz oft das Thema Workforce Scheduling auf. Viele denken dann sofort an Schichtplanung, aber wie würdest du Workforce Scheduling vom klassischen Time Tracking abgrenzen?
Christian:
SAP SuccessFactors Workforce Scheduling ist für mich eine Erweiterung im Umfeld von SuccessFactors Time, die sich auf den operativen Einsatz und die Schichtplanung konzentriert. Die Lösung befand sich bis kürzlich in der Beta-Version und sollte jetzt im ersten Halbjahr 2026 allgemein verfügbar sein. Kurz gesagt: Während sich SuccessFactors Time mit der Erfassung beschäftigt, wann jemand gearbeitet hat, plant Workforce Scheduling im Voraus, wann und wo Mitarbeitende arbeiten sollen. Es geht also um die Planung von Schichten, Personaleinsätzen und Ressourcen auf Basis von Bedarf, Qualifikationen und Verfügbarkeiten.
Jörg:
Für wen ist so etwas relevant oder sinnvoll? Ich kann mir vorstellen: produzierendes Gewerbe zum Beispiel, bei uns in der Beratung jetzt wahrscheinlich weniger. Also produzierende Firmen – oder sehe ich das falsch?
Christian:
Ja, guter Punkt! Meiner Ansicht nach ist Workforce Scheduling vor allem dann wirklich sinnvoll, wenn Unternehmen eine hohe operative Komplexität in ihrer Personaleinsatzplanung haben, also überall dort, wo nicht nur Arbeitszeiten erfasst, sondern aktiv Schichten und Besetzungen anhand von Qualifikationen geplant werden müssen. Da macht es durchaus Sinn. Das sind insbesondere Bereiche wie Produktion, Retail oder Gesundheitswesen. Dienstpläne können mit der Lösung effizient erstellt werden und gesetzliche Vorgaben, zum Beispiel Ruhezeiten, werden dann immer mit eingehalten. Planänderungen wirken sich direkt im Time Management aus. Das ist das gute Zusammenspiel zwischen den beiden Lösungen Workforce Scheduling und Time Management. Wenn die Zeitwirtschaft noch nicht sauber standardisiert ist oder keine Schichtsysteme beziehungsweise Schichtkomplexität im Unternehmen besteht, bleibt jedoch auch – das sage ich auch – SuccessFactors Time für mich die solide Basis, die zunächst stehen muss. Daher ist Workforce Scheduling für viele Unternehmen meiner Ansicht nach eher ein Reifegrad-Thema als ein Muss-Thema, das zu Beginn des Projektes bereits stehen muss.
Jörg:
Ja danke! Wir haben es auf jeden Fall besser verstanden. Jetzt kommen wir auch langsam eigentlich schon zum Ende. Lass uns nochmal drauf schauen: Wenn du jetzt auf deine verschiedenen Projekte, die du bereits bei Unternehmen gemacht hast, zurückblickst – was ist der häufigste Denkfehler, mit dem Unternehmen in so ein Time-Projekt starten?
Christian:
Der häufigste Denkfehler ist, dass Unternehmen versuchen, ihre bestehenden Anforderungen und Prozesse eins zu eins aus dem Altsystem in das neue System zu übertragen. Dadurch wird in meinen Augen die Chance verpasst, Dinge zu vereinfachen und den Standard sinnvoll zu nutzen. Stattdessen entstehen wieder unnötig komplexe Lösungen. Ein weiterer Punkt, den ich sehe, ist: SuccessFactors Time Management ist darauf ausgelegt, die arbeitsvertragliche Arbeitszeit abzubilden, nicht jedoch die klassische Projektzeiterfassung. Diese Erwartung von Unternehmen führt in Projekten immer wieder zu Missverständnissen, wenn das System für Anwendungsfälle genutzt werden soll, für die es gar nicht konzipiert ist.
Jörg:
Jetzt aber nochmal andersrum betrachtet, vielleicht im positiven Sinne: Was machen denn die Unternehmen richtig? Also wo man dann schon früh merkt im Projekt: Oh ja, das wird wahrscheinlich ein richtig gutes Projekt!
Christian:
Ein richtig gutes Projekt – beziehungsweise die Voraussetzungen dafür, auch für uns als Implementierungspartner, da macht das Arbeiten ja auch mehr Spaß. Deswegen sehe ich als Erfolgsfaktor an, wenn Unternehmen frühzeitig eng zusammenarbeiten, das heißt auch innerhalb des Unternehmens zwischen HR und IT, den Fachbereichen, dass das Thema Zeitwirtschaft intern gut platziert wird. Zeitwirtschaft betrifft meiner Ansicht nach viele Stakeholder, angefangen von der Payroll über den Betriebsrat bis hin zu Führungskräften. Daher braucht es für mich eine klare Abstimmung, um gemeinsame Entscheidungen treffen zu können.
Sabrina:
Ja, macht auf jeden Fall Sinn. Wir fragen in unserem Podcast unsere Gäste immer unsere Lieblingsfrage: Wenn du HR- und IT-Verantwortlichen eine Sache mitgeben könntest – also wirklich nur eine Sache –, was wäre das?
Christian:
Eine wichtige Sache, die ich mitgeben darf: Ich denke, nutzt das Projekt als echte Chance und nicht, um einfach eure Vergangenheit zu digitalisieren. Also fangt wirklich frühzeitig an als Unternehmen, stellt ausreichend Ressourcen bereit, plant von Anfang an Zeit, Budget und Schulungen, also Trainings, ein – für die Fachadministratoren, aber auch für die Mitarbeitenden selbst. Dann wird aus dem Einführungsprojekt nicht nur ein IT-Projekt, sondern wirklich ein Hebel, um Prozesse nachhaltig zu verbessern und auch einen echten Mehrwert für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende zu schaffen.
Sabrina:
Danke, das ist ein sehr schöner Abschluss, würde ich sagen. Christian, vielen, vielen Dank für deinen tollen Input und die ganzen Details, die wir heute zum Thema Time Management erfahren durften. Ja, vielleicht sind unseren Zuhörerinnen im Laufe unseres Gesprächs auch noch einige Fragen in den Kopf gekommen oder wir haben – natürlich, man kann in so einem Podcast immer nur Themen anreißen – natürlich, wenn es dann wirklich um ein Implementierungsprojekt geht, müssen wir natürlich nochmal viel tiefer einsteigen. Von daher: Kommt auf uns und/oder Christian zu, um mit uns da weiter ins Thema einzusteigen. Wir würden uns sehr freuen! Und ja, wenn euch die Folge gefallen hat, abonniert gerne HR/IT Talk und teilt ihn mit euren Kollegen aus HR, Marketing oder Geschäftsführung. Wie immer findet ihr alle weiteren Infos zur Folge in unseren Shownotes.
Christian:
Ja, vielen Dank Sabrina und Jörg für die Einladung, dass ich heute euer Gast sein durfte. Hat mir wirklich Spaß gemacht. Natürlich auch vielen Dank an die Zuhörer fürs Einschalten! Ich hoffe wirklich, dass für jeden etwas Wertvolles dabei war.
Jörg:
Da bin ich mir sicher. Danke auch von mir, Christian. Wir hören uns und dann alle bis zur nächsten Folge.
