Das Recruiting dauert zu lange, gute Kandidat:innen springen ab und keiner weiß so recht, warum?
Viele HR-Abteilungen kennen dieses Problem, doch die Ursachen bleiben oft im Verborgenen.
Genau hier setzt Process Mining an: Mit datenbasierten Einblicken in reale Prozessverläufe lassen sich Bottlenecks sichtbar machen, Schwachstellen im Prozess aufdecken und Optimierungspotenziale erkennen. Das hilft nicht nur dabei, schneller passende Talente zu finden, sondern auch Kosten zu senken und die Candidate Experience zu verbessern.
In dieser Folge sprechen Michael Scheffler, Managing Director bei p78, und Maja Schäfer, Solution Advisor bei SAP Signavio, über die Einsatzmöglichkeiten von Process Mining im HR – mit Fokus auf Recruiting & Talent Acquisition. Gemeinsam beleuchten sie, wie sich HR-Prozesse objektiv analysieren, nachhaltig verbessern und strategisch weiterentwickeln lassen.
Ergänzende Informationen zu dieser Episode:
- Mehr Details zu der Lösung SAP Signavio: https://www.sap.com/products/technology-platform/signavio.html
- Kontakt zu Maja Schäfer via LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/maja-sch%C3%A4fer-708919187/
Das Interview zum Nachlesen
Michael Scheffler
Das Recruiting dauert zu lange.
Gute Kandidatinnen springen ab und keiner weiß so recht, warum.Viele HR-Abteilungen kennen dieses Problem, doch die Ursachen bleiben oft im Verborgenen.Genau hier setzt Process Mining an.Mit datenbasierten Einblicken in reale Prozessabläufe lassen sich Bottlenecks sichtbar machen, Schwachstellen in Prozessen aufdecken und Optimierungspotenziale erkennen.
Das hilft nicht nur dabei, schneller passende Talente zu finden, sondern auch Kosten zu senken und die Candidate Experience zu verbessern.
In dieser Folge spreche ich mit Maja Schäfer, Solution Advisor bei SAP Signavio, über die Einsatzmöglichkeiten von Process Mining im HR.
Gemeinsam beleuchten wir, wie sich HR-Prozesse objektiv analysieren und nachhaltig verbessern lassen.
Damit herzlich willkommen zu dieser Folge von HR/IT Talk.
Mein Name ist Michael Schäfler.
Servus, Maja. Schön, dass du es heute geschafft hast.
Magst du dich unseren Hörerinnen einmal kurz vorstellen? Wie war dein Weg zur SAP und wie kam es, dass du deinen Fokus auf das Thema Process Mining und Business Transformation gelegt hast?
Maja Schäfer:
Hi, Michael.
Ja klar, sehr, sehr gerne.
Also kurz zu meiner Person: Ich bin Maja Schäfer und komme aus dem wunderschönen Heidelberg und arbeite als Solution Advisor für die SAP Signavio.
Und ich würde mal sagen, dass mein Weg, oder mein Weg zur aktuellen Rolle, recht ungewöhnlich war, beziehungsweise nicht ganz so typisch ist und ja, alles andere eigentlich als gradlinig.
Und zwar, nach meinem, ja, nach meinem Studium habe ich tatsächlich erstmal in einem Start-up in der Personalvermittlung gearbeitet als Account Manager und, sage ich mal so, habe da so meine ersten Berufserfahrungen gesammelt und bin dann anschließend aus dieser Rolle, aus dem Interesse heraus, aus dieser ganzen HR-Bubble, würde ich sagen, also zu der Stelle gekommen, dass ich dann bei SAP als Recruiter im Endeffekt eingestiegen bin.
Konnte da, sage ich jetzt auch mal so, meine HR-Kenntnisse vertiefen und das Ganze, sage ich mal, aus einer anderen Brille betrachten und da einfach noch mal viel, viel mehr Kenntnisse mitnehmen.
Da bin ich dann tatsächlich auch knapp zwei Jahre geblieben und hatte dann aber letztes Jahr die Möglichkeit, beziehungsweise die Chance, bei einem unserer Spezialisten-Programme teilzunehmen.
Es ist im Prinzip eine Art Ausbildungsprogramm für den Vertrieb.
Und da wusste ich schon, da möchte ich super gerne mich näher dem Produkt Signavio, Prozessmanagement, Process Mining, Prozessanalyse nähern, beziehungsweise den Bereich gerne besser kennenlernen, weil ich tatsächlich schon als Recruiter, während der Akquisition von Signavio zu SAP, den Bereich, sag ich mal, schon erste Berührungspunkte hatte und den Bereich einfach super spannend fand.
Und demnach führte, sag ich mal, das eine zum anderen.
Ich bin als Solution Advisor durchgestartet mit dem Hauptfokus auf Prozessmanagement, konnte aber das Ganze sehr gut mit HR-Themen verheiraten und miteinander vereinen, würde ich sagen.
Michael Scheffler:
Eine wundervolle Kombination. Also sehr schön, dass du es heute geschafft hast. Sehr cool. Maja, wir haben jetzt einen Begriff schon mehrfach gebracht, das Thema Process Mining. Ja, der eine oder andere kennt das vielleicht noch nicht.
Was genau versteht man denn unter Process Mining eigentlich? Und vor allem, für uns besonders interessant, wie lässt es sich auf HR-Prozesse übertragen?
Maja Schäfer:
Ja, super spannende Frage, Michael.
Also kurz zum Begriff oder zur Begrifflichkeit Process Mining: Also Process Mining ist im Prinzip eine datengesteuerte Art und Weise, wie man interne Prozessabläufe besser verstehen kann.
Das heißt, die einen oder anderen kennen wahrscheinlich die Prozessmodellierung aus dem Studium, wo man, ja, so Arten von Kästchen miteinander verbindet.
Michael Scheffler:
Wie BPMN und so.
Maja Schäfer:
Genau, richtig, richtig.
Wo man im Prinzip diese einzelnen Kästchen miteinander verbindet mit Pfeilen und versucht, ja, auf so eine einfache visuelle Form zurückzugreifen, um zu verstehen, welche einzelnen Prozessschritte für gewisse Abläufe getätigt werden müssen.
Ein einfaches Beispiel dafür ist jetzt auch im HR-Kontext, würde ich sagen.
Man möchte zum Beispiel eine offene Stelle besetzen. Schritt eins ist im Prinzip: Man stellt eine Anfrage, eine Genehmigung für eine Stellenanzeige aus dem Fachbereich. Zweiter Schritt wäre das Posten einer Stellenanzeige. Schritt drei ist dann die Bewerbungen sichten. Schritt vier ist dann die Bewerbungen ablehnen. Und darauf folgt dann eine Einladung zum Interview.
Das Ganze lässt sich dann im Prinzip mit Signavio oder mit Prozessmanagement, sag ich mal, skizzieren und auch dokumentieren.Und das ist dann auch im Prinzip der Punkt, wo dann tatsächlich Process Mining ins Spiel kommt.Und zwar, wenn man dieser, sag ich mal, visuellen Form eines BPMN-Modells dem Ganzen Tiefe geben möchte.
Das heißt, im Endeffekt: Was wir nicht messen, bleibt im Endeffekt auch Gefühlssache.
Das heißt, wenn man jetzt, sag ich mal, diesen Prozess sich anschaut und prüfen möchte: Okay, wie läuft dieser denn tatsächlich ab? Wie wird dieser denn tatsächlich auch im Hintergrund gelebt? Das muss dann tatsächlich auf Basis von Echtzeitdaten passieren. Und das möchten wir mit Mining im Endeffekt erreichen.
Das heißt, Signavio zieht sich alle notwendigen Informationen zur Analyse aus einem Art Quellsystem, beispielsweise einem ERP-System, einem ECC-System oder Tools wie beispielsweise SuccessFactors oder andere Recruiting-Tools und übersetzt diese Daten in eine verständliche Form, damit man dann mit der Prozessanalyse beginnen kann.
Michael Scheffler:
Jetzt hast du auch schon ein konkretes Beispiel gebracht gehabt, das Thema Stellenausschreibung.
Du kommst ja sozusagen vom Fach.
Maja Schäfer:
Richtig.
Michael Scheffler:
Welche typischen Pain Points siehst du denn in HR-Prozessen, bei denen dann dieses Process Mining besonders hilfreich sein kann?
Also jetzt Recruiting oder Onboarding – was siehst du denn da noch so?
Maja Schäfer:
Ich glaube, eines der wichtigsten oder größten Pain Points ist im Prinzip die Transparenz bei End-to-End-Prozessen.Also wirklich die ganze Kette von Ereignissen zu verstehen, von der Einstellung bis hin zum Offboarding, beispielsweise eines Mitarbeiters.
Was ich oft mitbekomme, ist: Es fehlt an übersichtlichen Strukturen, die im Prinzip aufzeigen, wer für die Ausführung von Prozessen zuständig ist. Welche Tools oder Applikationen werden denn bei der Prozessausführung genutzt? Und wo gibt es ganz konkret Guidelines oder Compliance-Themen, die auch dabei berücksichtigt werden sollen?
Was zum Beispiel auch sehr große Pain Points sind, ist, dass es oft daran scheitert, dass zwischen Abteilungen wie zum Beispiel HR, IT oder Fachbereichen die Kommunikation nicht ganz so transparent durchläuft. Das heißt, man hat oft schon das Bauchgefühl, irgendwas läuft in unseren Einstellungsprozessen beispielsweise falsch. Zum Beispiel springen super viele Kandidaten während dem Prozess ab oder die Vertragserstellung braucht super lange und Kandidaten müssen da super lange drauf warten. Und man weiß also nicht so wirklich, wie wird der jeweilige HR-Prozess denn tatsächlich gelebt?
Welche unterschiedlichen Varianten gibt es? Oder wo gibt es Lücken im Prozess, die uns aktuell bei der Ausführung zum Beispiel aufhalten?
Michael Scheffler:
Bleiben wir doch mal bei dem ganzen Thema Recruiting.
Wie kann denn Process Mining helfen, die Candidate-Experience zu verbessern? Das ist ja auch ein wichtiges Thema. Zum Beispiel durch Identifikation von Bruchstellen in der Journey, wenn ich das mal so als Beispiel nennen darf. Hast du da ein paar Tipps dafür?
Maja Schäfer:
Process Mining kommt genau dann ins Spiel, wenn es darum geht, dass man weg möchte von diesem Bauchgefühl, dass irgendetwas schlecht läuft, und man anhand echter Daten und Fakten arbeiten möchte. Das heißt, im Endeffekt, wir brauchen ein Röntgenbild, das aufzeigt, wo Bewerber aktuell stecken bleiben, wo lange Wartezeiten sind und wo sie im Endeffekt auch verloren gehen, die Bewerbungen.
Und anstatt nur auf subjektive Eindrücke zu reagieren, also Sachen oder Aussagen wie: Wir sind zu langsam, wir müssen mehr Effizienz in unsere Prozesse bringen, liefert im Prinzip Process Mining ganz konkrete, objektive, messbare Prozessdaten.
Das heißt, wir prüfen: Wie lange dauert jeder einzelne Prozessschritt wirklich? Wo entstehen die größten Wartezeiten? Oder auch: Welche Prozessvarianten führen zu der höchsten Erfolgsquote?
Das heißt, welche Arbeitsschritte tragen zur größten Effizienz bei und helfen dabei dann wirklich tatsächlich, diese Candidate Journey zu verbessern.Das heißt, im Endeffekt, wir wollen von Anfang bis Ende verstehen, wo wir aktuell im Prozess stehen, wie ist der angedacht und wie läuft der Prozess im aktuellen Ist-Zustand.
Und wir möchten auf der anderen Seite natürlich auch verstehen, was ist der Soll-Zustand, wo möchten wir uns hin verbessern, wo möchten wir uns hinbewegen, wo ist Verbesserungs- und Optimierungspotenzial.
Michael Scheffler:
Ja, ich finde, das ist ein ganz wichtiger Punkt, den du gerade gesagt hast: weg vom Bauchgefühl hin zu objektiven Daten. Sehr guter Punkt, was mich auch zur nächsten Frage bringt, und zwar: Wie läuft denn ein typisches Process-Mining-Projekt im HR ab? Also, wie kann ich mir das vorstellen? Von der Datenanbindung bis zur Auswertung – vielleicht kannst du da mal so ein bisschen durchgehen mit uns.
Maja Schäfer:
Also ein klassisches Mining-Projekt durchläuft typischerweise mehrere Schritte, aber es kommt auch immer darauf an, wie gut die Daten natürlich aufbereitet sind. Das Tolle ist, dass wir bei Signavio eine große Menge an Connectoren haben für SAP-Systeme als auch Non-SAP-Systeme, und die machen es natürlich deutlich einfacher, direkt mit der Analyse loszulegen.
Zudem haben wir auch eine Art Value Accelerator Library. Es ist im Prinzip eine Art Bibliothek oder eine Art von Wissensansammlung seitens SAP und Signavio, wo wir den Kunden vorkonfiguriertes Wissen zur Verfügung stellen, damit im Endeffekt der Einstieg erleichtert wird.
Man steht nie mit dem Thema alleine da, selbst KPIs irgendwie erstellen oder programmieren zu müssen, sondern man hat wirklich die Möglichkeit, da einfach und simpel direkt loszulegen, um mit der Analyse los starten zu können.
Um direkt loszulegen, beziehungsweise so erste Schritte vorzubereiten, würde das Ganze so aussehen: Also ganz am Anfang klärt man natürlich erstmal den Scope und das Ziel – welche Prozesse genau untersucht werden sollen, welche Fragen beantwortet werden sollen, was sind die wichtigsten Kennzahlen, wer sind die Stakeholder.
Also man braucht im Endeffekt einen klaren Projektfokus und messbare Erfolgsziele.
Der nächste Schritt wäre dann im Prinzip, dass man sagt: Okay, wir schauen uns mal die Datenanbindungen und die Extraktionsmöglichkeiten an. Das heißt im Endeffekt die Gewinnung der Event Logs aus relevanten Quellen oder auch HR-Systemen. Das heißt, man benötigt im Endeffekt gewisse Informationen. Man kann sich das Ganze wie eine Excel-Tabelle vorstellen, wo gewisse Informationen gegeben sein müssen, wie zum Beispiel eine Case ID, eine Aktion, eine Rolle, ein Timestamp, wo das Ganze dann auch wiederum in Signavio eingespielt werden kann.
Und im Endeffekt ist das Ziel, dass man saubere, strukturierte Event Logs hat, die dann den realen Prozess abbilden, sodass dieser dann auch analysiert werden kann.
Der nächste Schritt ist dann, dass es dann Richtung Prozessvisualisierung geht.
Das heißt, mit unserem Deep-Mining-Tool „Process Intelligence“ – das ist im Prinzip ein Teilmodul von Signavio – wird dann der Prozess aufgezeigt, wie er im System mit allen Varianten gelebt wird, und man bekommt einen Überblick dazu, wo auch gewisse Engpässe dann tatsächlich stattfinden im Prozess. Und darauf basierend kann man dann Analysen und Verbesserungspotenziale entdecken, also: Wo verzögern sich Prozesse? Wo gibt es zum Beispiel lange Genehmigungsschritte? Welche Varianten gibt es? Welche Prozessvarianten sind besonders effizient? Welche KPIs von Abteilungen sind großen Schwankungen unterlegen? Wo gibt es Compliance-Verstöße oder Datenlücken? Da kann man die Lupe auflegen und genauer reinschauen und ein besseres, tieferes Verständnis bekommen.
Genau, und im Endeffekt kann man anschließend daraufhin natürlich dann auch weitere Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen, wie zum Beispiel Automatisierung, das Redesign von Candidate Journeys, wenn man genau weiß, bei welchen Prozessschritten es gerade hängt oder wo es noch nicht so gut läuft.
Und man kann durchaus natürlich kontinuierliche Verbesserung durch Performance-Reviews ermöglichen, dadurch dann natürlich auch einen messbaren Impact ermöglichen.
Und das Coole dabei ist, dass Verbesserung in dem Sinne, oder dieses Tracking oder dieses Reviewing dauerhaft bleibt. Das heißt, man hat die Möglichkeit, mit Signavio regelmäßige Auswertungen zur Performance zu tätigen und hat immer die Möglichkeit zu verstehen, wie gerade die internen Strukturen performen, wie die erfasst worden sind. Und sobald wichtige Änderungen da passieren, die Ampeln auf Rot schalten und es Probleme gibt bei der Prozessausführung, dann wird man da natürlich auch in Kenntnis gesetzt und kann das direkt einsehen.
Michael Scheffler:
Wir waren gerade bei dem Thema Daten. Welche Datenquellen sind denn für HR-spezifische Process-Mining-Projekte besonders relevant? Also klar, das führende personalwirtschaftliche System, also SAP SuccessFactors oder SAP HCM. Gibt es da noch weitere Datenquellen, die so in den Projekten benötigt werden?
Maja Schäfer:
Also im Prinzip, bei Signavio haben wir zwei Mining-Tools, also einmal „Process Insights.“ Das ist tatsächlich, sag ich mal, nur für SAP-Produkte angesetzt worden.
Aber auf der anderen Seite haben wir auch „Process Intelligence“. Das ist im Prinzip unser Deep-Mining-Tool, mit dem wir die Möglichkeit haben, an allen möglichen Datenquellen anzubinden.
Das heißt SAP-Systeme als auch Nicht-SAP-Systeme. Und da ist es im Prinzip ganz egal – also es lassen sich große System-Datenquellen analysieren, Ticketsysteme anbinden oder auch die klassischen gängigen HR-Tools, würde ich sagen, die man kennt. Und da gibt es einige Konnektoren und Schnittstellen, die wir da anbieten, um dann solche Analysen zu ermöglichen.
Michael Scheffler:
Das ist super. Denn wenn man so bei den Kunden in der Praxis guckt: End-to-End sind ja regelmäßig unterschiedlichste Systeme im Einsatz, also auch Non-SAP-Software.
Man will das nicht glauben, aber die gibt es natürlich auch.
Also insofern habe ich verstanden: Wenn der Kunde da auf hybride Systemlandschaften setzt, beispielsweise also auch Mischformen – Cloud und On-Premise im Einsatz hat – dann kriegt man das alles hin und kann da über die Konnektoren die Daten zusammenführen.
Maja Schäfer:
Richtig, genau.
Was vielleicht auch noch ein spannender Side-Fact ist: Bei Signavio ist es ja so, dass wir erst seit knapp drei Jahren zur SAP dazugehören. Und davor war es ja auch ein komplett eigenständiges Unternehmen. Und deshalb haben wir auch dann den Fokus auch auf Nicht-SAP-Systeme gehabt. Also das heißt, der Connect ist auf jeden Fall gegeben, aber auch unzählige weitere Konnektoren in anderen Systemen sind natürlich auch möglich.
Michael Scheffler:
Ja, Tatsache, haben wir bei PCM auch schon mit Signavio gearbeitet, bevor es eine SAP-Tochter war, hatte ich dir im Vorgespräch ja schon gesagt. Also insofern kann ich das nur bestätigen.
Hast du denn Erfahrungswerte oder Beispiele aus der Praxis, wenn wir da schon angekommen sind, die du teilen kannst? Also: Was funktioniert gut bei solchen Process-Mining-Projekten, was vielleicht weniger gut – was du teilen kannst?
Maja Schäfer:
Also gerade in Bezug auf Process Mining ist natürlich auch super viel zu beachten.
Was zu einem gut funktioniert, ist, denke ich, die ganzheitliche Prozesssicht und Transparenz, die geschaffen wird auf Basis von Fakten.
Das ist natürlich super, super cool und hilfreich, einfach einen holistischen Überblick zu bekommen: Was passiert tatsächlich intern?
Und dann natürlich auch das Messen von entscheidenden KPIs.
Beispielsweise hatte ich da dann auch den Fall, dass mit Mining klar wurde, welche Freigabeprozesse im Recruiting deutlich länger gebraucht haben – und das Ganze auch im Standortvergleich.
Das heißt, man konnte besser nachvollziehen: Beispielsweise Standort München hat weniger gut performt wie Standort Hamburg, beispielsweise.
Und das ist natürlich super cool, wenn man das auch wirklich auf Daten- und Faktenbasis einsehen kann.
Ja, dann würde ich sagen, dass natürlich auch so Trendthemen wie zum Beispiel auch Employer Branding natürlich super wichtig sind – und vor allem auch das Standing nach außen, wenn es gerade um Effizienz und Transparenz der internen Strukturen geht.
Super spannend ist, wenn wir jetzt gerade auf das Beispiel zurückkommen mit der Candidate Journey: Das ist ja im Prinzip das, was außenstehende Kandidaten von einem Unternehmen mitbekommen.
Und wenn solche Prozesse natürlich besser und effizienter laufen, vor allem konsistent sind, hat das natürlich auch Auswirkungen auf das komplette Gesamtbild eines Unternehmens.
Also das sind Sachen, wo Process Mining natürlich sehr, sehr großen Einfluss nehmen kann, gerade auch in Bezug auf den HR-Kontext.
Wenn wir dann darauf schauen, was wichtig zu beachten ist, beziehungsweise auf was man vorbereitet sein soll oder was vielleicht auch nicht so gut funktionieren kann, dann kommt zum Beispiel auch das Thema auf, wie du es auch vorhin schon, sag ich mal, angeteasert hast, dass wir ja oft gerade im HR mit ganz unterschiedlichen Datensystemen arbeiten und diese Daten oft auch unterschiedlich verteilt sind oder eine andere Grundlage haben.
Und hier auch öfter diese Event Logs, die benötigt werden, nicht standardisiert oder verknüpft sind.
Das heißt, am wichtigsten, gerade was Mining betrifft, ist einfach, eine gute Datengrundlage zu haben und dass hier auch natürlich sauber gearbeitet wird.
Das kann natürlich zu einem großen Punkt werden, weil man braucht die richtigen Leute, die das Aufbereiten, vorbereiten und da natürlich saubere Daten liefern können.
Ein weiterer Punkt, der mir einfällt, was vielleicht auch noch ein Thema ist, was bei Kunden recht oft aufkommt, ist gerade bezüglich Kommunikation und Alignment.
Also oft haben verschiedene Abteilungen nicht das gleiche Prozessverständnis.
Das wird nämlich oft zum Diskussionsthema.
Man hat im Endeffekt die richtigen Tools, mit denen man so einen Prozess analysieren, aufbauen, dokumentieren, designen kann.
Aber ich habe auch den Eindruck, dass gerade bei diesem End-to-End-Gedanken es noch nicht so ganz etabliert ist, das Ganze, sag ich mal, holistisch zu betrachten.
Und jeder zieht da gerne immer seine eigene Brille auf und möchte da seinen eigenen Kopf durchsetzen.
In dem Zuge gibt es ja auch unglaublich viele Varianten, wie so ein Prozess gelebt werden kann, welche Einschätzung man aus der Nachbarabteilung hat und wie das Ganze im Endeffekt ablaufen soll.
Michael Scheffler:
In welchen HR-Prozessen ist denn der Einsatz von Signavio und Process Mining besonders gewinnbringend? Gibt es da irgendwelche Bereiche, wo du sagst, da kann man in der Regel mehr oder bessere Ergebnisse erzielen als in anderen?
Maja Schäfer:
Im Endeffekt kann man Signavio für alle End-to-End-Prozesse anwenden.
Also ich würde mal sagen, ganz klassisch von Recruit to Retire, Employee Management – also alles auch Richtung Stammdatenänderung, Onboarding-Prozesse, Offboarding-Prozesse – also alles lässt sich im Prinzip bei Signavio abbilden.
Das Coole ist auch, dass wir bei Signavio auch eine Art Library haben – die hatte ich vorhin auch mal kurz erwähnt – wo wir im Prinzip auch Content schon mit an die Hand geben.
Das heißt, wenn man beispielsweise den eigenen Prozessablauf mit einem Standard-SAP-Beispiel vergleichen möchte, besteht da auch die Möglichkeit, auf fünfzig Jahre altes Wissen zurückzugreifen und genau da Vergleiche zu ziehen, aber auch sich vielleicht Inspiration zu holen.
Wie kann ich meine eigenen Prozesse verbessern?
Wie kann ich mehr Geschwindigkeit reinbringen?
Was machen mögliche Standardprozesse anders, besser im Vergleich zu meinem eigenen Prozess?
Also im Endeffekt lässt sich da alles von vorne bis hinten durch analysieren und abbilden.
Michael Scheffler:
Was mir da in dem Zusammenhang gerade kommt: Wie geht ihr in solchen Projekten mit manuellen Tätigkeiten um? Oftmals in der Praxis gibt es doch nochmal manuelle Dinge, die zu erledigen sind. Fließen die denn da mit ein oder werden die sozusagen ausgeblendet?
Maja Schäfer:
Manuelle Tätigkeiten – da haben wir natürlich auch die Möglichkeit, KI-Funktionalitäten zu nutzen, was super cool ist. Ist natürlich auch ein super spannendes Gebiet, gerade wenn es darum geht...
Also ich habe oft den Eindruck, Prozessmanagement ist noch nicht für jeden oder alle ein Begriff, oder viele haben Respekt davor, weil das ein Themengebiet ist, wo man sich vielleicht nicht darauf fokussiert hat.
Aber das Coole ist, dass Prozessmanagement auch mittlerweile komplett neu gedacht werden kann.
Also im Endeffekt haben wir mittlerweile super viel KI-Unterstützung in unseren einzelnen Modulen, sei es jetzt bei den Modellen oder auch bei Themen wie Datenauswertung oder: Wie lese ich diese KPIs? Wie erstelle ich überhaupt eine KPI in Process Mining?
Und da haben wir zahlreiche Funktionalitäten, die, sag ich mal, den Einstieg ermöglichen, einfacher machen, Effizienz, Geschwindigkeit reinbringen, aber auch Mitarbeiter, die jetzt gar keine Prozessmanagement-Erfahrung haben, einen einfachen Einstieg damit haben und keine Angst davor bekommen im Endeffekt.
Michael Scheffler:
Wenn wir gerade beim Thema Erfolgsmessung und Business Value sind: Welche messbaren Effekte lassen sich durch Process Mining im HR denn erzielen? Also klar, Zeitersparnis ist da sicherlich ein guter Punkt. Man merkt, dass der eine Prozess vielleicht langsamer läuft als der andere, Kostensenkungen, in Bezug auf unser Thema heute die Time-to-Hire. Was hast du da so an Punkten?
Maja Schäfer:
Ich glaube, eines der wichtigsten oder spannendsten Punkte sind vor allem Durchlaufzeiten. Das ist immer ein sehr, sehr großes Thema – also zu verstehen, wo es aktuell im Prozess hakt und welche KPIs eigentlich tatsächlich dahinterstehen und wo lassen sich denn ganz konkret direkt Verbesserungen ablesen.
Oder wo gibt es zum Beispiel Bottlenecks oder wo laufen Prozesse abseits des Weges, würde ich sagen.
Und was ich super spannend finde: Man kann vor allem aber auch Teamressourcen effizienter nutzen.
Also wenn man versteht, wo Automatisierung sinnvoll eingesetzt werden kann, kann man natürlich auch die Außen- und Innenpräsenz deutlich verbessern, indem man mehr Transparenz und Geschwindigkeit beispielsweise einbringt.
Michael Scheffler:
Welche Argumente überzeugen HR- oder IT-Leitungen denn am meisten, wenn es um Investitionen, sag ich mal, in Process Mining geht?
Also Durchlaufzeiten, Kostensenkungen – das zieht bestimmt, aber hast du da noch andere Argumente?
Maja Schäfer:
Gerade wenn wir über IT sprechen, was natürlich die IT-Abteilung liebt oder was immer wieder für einen, sag ich mal so, Wow-Effekt sorgt, ist im Endeffekt auch die Skalierbarkeit.
Das heißt, die Anwendung für alle Fachbereiche. Das heißt, wir schauen uns nicht nur jetzt separat den HR-Bereich an, sondern das im Prinzip Signavio kann für alle Fachbereiche eingesetzt werden – sei es jetzt für den Einkauf, für die Logistik, für den Vertrieb. Also überall, wo End-to-End etwas stattfindet, das kann analysiert, dokumentiert und abgebildet werden.
Mittlerweile haben wir auch unglaublich viele Integrationsmöglichkeiten gegeben. Signavio ist unter der Business Transformation Management Suite aufgestellt. Das heißt, wir haben rechts und links in unserer Transformation Suite noch weitere Tools, wie zum Beispiel unser Enterprise-Architecture-Tool LeanIX, wo wir im Endeffekt die Möglichkeit haben, zu jedem Prozessschritt auch nachvollziehen zu können: Welche Applikationen werden im Hintergrund genutzt? Und vor allem, wie werden die Applikationen genutzt? Sind die Applikationen gut ausgewählt? Unterstützen sie beispielsweise unseren Recruiting-Prozess so, dass auch der End-to-End-Prozess vollwertig gut und effizient durchlebt werden kann?
Auf der anderen Seite haben wir zum Beispiel auch unser Tool WalkMe. Das ist jetzt recht neu dazugekommen und damit haben wir die Möglichkeit, wie mit einem zusätzlichen Layer, unsere Mitarbeiter auch ready für solche Transformationen zu machen – wenn neue Tools gesetzt werden, wenn neue Themenpunkte aufkommen oder gerade Veränderung eine große Rolle spielt, was die IT-Software betrifft.
Und WalkMe ist im Prinzip ein KI-Guide, der einem hilft, in der Software sich zurechtzufinden. Das heißt, man kommt weg von klassischen Schulungen, klassischen Enablement-Trainings und kommt eher hin zu einem On-the-Job-Support, der einen durchs System leitet.
Also das sind zum Beispiel auch so Punkte, wenn man dieses ganze Bigger Picture hinter Prozessmanagement betrachtet, dass wir da natürlich auch nochmal rechts und links viel, viel weiter aufgestellt sind, über das Analysieren und Modellieren hinaus Möglichkeiten bieten, wo die IT natürlich immer wieder von begeistert ist.
Michael Scheffler:
Maja lass uns doch nochmal kurz zur HR zurückkommen, zur Personalabteilung. Inwiefern verändert sich denn durch Process Mining deiner Meinung nach auch die Rolle von HR? Also wird HR dadurch datengetriebener, analytischer? Wie siehst du das?
Maja Schäfer:
Die Rolle von HR verschiebt sich ganz klar weg von der reinen Verwaltungs- und Servicefunktion und meiner Meinung nach hin zu einer strategischen und in eine datengetriebene Gestaltungsrolle. Und ich finde, das ist auch ein entscheidender Punkt.
Das heißt, HR kann damit im Prinzip mit der gleichen faktischen Schärfe argumentieren wie zum Beispiel ein Finance- oder ein Operationsbereich und damit auch auf Augenhöhe mit dem Management agieren. Und daraus resultieren auch komplett neue Innovationsmöglichkeiten, die Human Resources auf ein komplett neues Level bringen.
Michael Scheffler:
Guter Punkt. Welche Kompetenzen siehst du da? Also was muss auf der HR-Seite, die Verantwortlichen, an Wissen aufbauen, an Know-how aufbauen, um eben das Potenzial von Process Mining nutzen zu können?
Maja Schäfer:
Was, glaube ich, superwichtig ist, ist, dass – um HR auf eine neue Ebene zu bringen – ein gutes End-to-End-Verständnis absolut wichtig ist. Also auch wirklich verstehen, was rechts und links passiert.
Also ich kenne das selbst aus meiner Rolle als damalige Recruiterin, dass man sich immer sehr auf seinen Recruiting-Prozess fokussiert hat. Aber wie geht es beispielsweise weiter mit dem Kandidaten. Wie sieht das Onboarding aus, wie gestaltet es sich? Oder auch darüber hinaus: Wie kann sich die Person weiterentwickeln im Unternehmen?
Und das sind Themengebiete – klar, man ist nicht direkt davon betroffen jetzt als Recruiter, wenn man sich wirklich nur um die Einstellung der Mitarbeiter kümmert.
Aber darauf basierend, wenn man da ein gutes Verständnis auch zu aufbauen kann, hat man einen besseren Bezug: Wer ist denn der richtige Kandidat für meine Stelle?
Oder ist denn die Person wirklich geeignet dafür, wenn zum Beispiel – gibt es auch in manchen Unternehmen – vielleicht das Onboarding noch nicht so ausgereift ist und man jemanden braucht, der wirklich da Eigeninitiative auch mitbringt. Also da gibt es ganz, ganz unterschiedliche Use Cases, die betrachtet beziehungsweise beachtet werden müssen.
Ein weiterer Punkt ist zudem auch, dass Mining nicht nur ein Thema für die IT ist, dieses Prozessverständnis aufzubauen, sondern Signavio bietet heutzutage auch tolle Möglichkeiten, ja, selbst für uns oder für mich als ehemalige Recruiterin da auch ein gutes Verständnis aufzubauen.
Ich habe ja vorhin schon auch die KI-Möglichkeiten erwähnt, die es anbieten, ganz einfach und simpel erste Prozessmodelle zu designen, erste Prozessschritte abzubilden – ohne viel Aufwand, ohne viel Modellierungserfahrung. Und das bietet unglaubliche Möglichkeiten, auch HR aus einer anderen Brille zu betrachten.
Michael Scheffler:
Maja, wie können Unternehmen sicherstellen, dass auch Insights in wirkliche Verbesserungen führen? Wie kann ein Unternehmen sozusagen den Change annehmen und auch in die Praxis umsetzen? Wie sind deine Erfahrungen dazu?
Maja Schäfer:
Bei SAP sehen wir im Prinzip Transformation nicht nur als ein Projekt an, sondern vielmehr als eine Möglichkeit oder als eine Art Fähigkeit. Daher bilden wir Transformation bei SAP in einer Art Unendlichkeitsschleife ab. Verbesserung oder Veränderung hat damit im Endeffekt kein Start- und auch kein Endpunkt, sondern kann immer wieder neu aufgerollt und immer wieder neu durchdacht werden.
Deshalb denke ich, ist es auch superwichtig, einen Verantwortlichen zu haben – sei es ein Process Owner oder ein Projektmanager oder jemand aus der HR-Abteilung –, der sich dem Ganzen widmet und sich auch um die Umsetzung der Ergebnisse kümmert, damit da auch natürlich der Erfolg gewährleistet werden kann und auch Verbindlichkeit vorliegt.
Weil wichtig zu verstehen ist im Endeffekt: Man hat die Ergebnisse, man hat die Analysen, man hat die KPIs. Aber was tatsächlich zum Erfolg führt, ist ja, was man aus diesen KPIs macht und wie man diese denn tatsächlich in der Praxis umsetzt und welche Schritte daraus resultieren.
Michael Scheffler:
Maja, dann würde ich gerne mal einen kleinen Ausblick mit dir wagen. Du hattest auch gerade schon LeanIX und WalkMe angesprochen. Wie siehst du denn die Zukunft von Process Mining, jetzt ein bisschen im HR-Kontext betrachtet. Gibt es aktuelle Entwicklungen bei der SAP zu Signavio, die besonders spannend sind? Hast du da so ein bisschen was für uns?
Maja Schäfer:
Also im Prinzip sind es die Themengebiete Richtung künstlicher Intelligenz und Möglichkeiten, nicht mehr Tools oder unsere einzelnen Lösungen als Silos zu sehen, sondern vielmehr in einem Gesamtpaket – wie vernetzt und verbunden alles ist. Das Spannende, was ich persönlich bei Signavio sehe, ist, dass man sich, sage ich mal, nicht nur auf einen Bereich fokussieren kann, sondern alle Fachbereiche miteinander kombinieren kann und alles Wissen, was man in den unterschiedlichen Fachbereichen kann, in Signavio – also die internen Abläufe, das Prozessverständnis, die KPIs, die Analysen, die dahinter stattfinden – alles in einem Tool abbilden kann. Also dieser holistische Gedanke, denke ich, ist auch ein unglaublicher Fortschritt, der, sag ich mal, das ganze interne Prozessdenken nochmal miteinander vereint.
Dann natürlich Funktionalitäten mit der KI, die den Einstieg erleichtern, die es ermöglichen, Prozessmanagement nicht nur auf Einzelpersonen abzulegen, sondern dass es als Gesamtheit oder als gemeinschaftliches To-Do behandelt wird. Dass im Prinzip jeder die Chance bekommt, Prozesse abzubilden, zu dokumentieren, wie gewisse Abläufe in Teams durchgeführt werden.
Und natürlich auch dann der Punkt, wie ich auch vorhin schon mit LeanIX und WalkMe erwähnt habe – also das alles in einem Gesamtpaket zu betrachten. Das heißt, dass Transformation nicht nur rein auf Basis von einem Prozessmanagement-Tool gelingen kann, oder Change-Management, sondern natürlich auch andere Faktoren damit reinspielen, betrachtet werden müssen und das Bigger Picture hinter einer Transformation betrachtet werden soll.
Michael Scheffler:
Vielen Dank, Maja.
So, und um zum Abschluss zu kommen, hätte ich noch eine letzte Frage an dich.
Und zwar: Wenn du den HR-Entscheider:innen in Deutschland eine Botschaft mitgeben könntest – was ist der wichtigste erste Schritt, um mit Process Mining im HR zu starten?
Maja Schäfer:
Ja, also es gibt im Prinzip zwei Ansätze oder zwei Wege, wie man mit dem Ganzen loslegen kann. Und zwar, zum einen ist es, mit der Modellierung damit loszulegen.
Das heißt, einmal zu schauen: Okay, ich starte jetzt erstmal mit der Dokumentation – was ist mein aktueller Ist-Zustand? Welche internen HR-Prozesse liegen gerade bei mir ab? Wie werden gewisse Prozesse gelebt? Also im Prinzip, dass man sich da einmal ein Bild dazu erstellt.
Der andere Weg oder die andere Seite der Medaille ist im Prinzip, dass man direkt sich, sage ich mal, mit Mining auseinandersetzt und sagt: Okay, ich möchte tatsächlich erstmal sehen, was meine Daten denn über unsere internen Prozesse aussagen.
Das heißt, ich beispielsweise schließe Signavio mit SuccessFactors an, bekomme da einen Überblick: Welche End-to-End-Prozesse haben wir? Wie ist da der Ist-Zustand, welche Varianten haben wir?
Und wie möchten wir unsere Prozesse so verbessern, dass wir daraus resultierend dann auch natürlich einen Sollzustand ableiten können?
Und ich glaube, es macht immer Sinn, da zu starten, wo im Endeffekt Prozesse und Menschen sich am stärksten begegnen, man weg von diesem Bauchgefühl kommt und natürlich sich auf Fakten beruft, wie denn tatsächlich das ganze Prozessleben denn in der Realität aussieht.
Michael Scheffler:
Vielen, vielen Dank für diese spannenden Einblicke zum Thema Process Mining.
Sehr gut. Ich habe richtig Lust auf das Thema bekommen und werde mich da sicherlich auch nochmal ein bisschen intensiver mit beschäftigen. Ja, ich würde sagen, das letzte Wort gehört dir.
Maja Schäfer:
Vielen Dank. Vielen, vielen Dank, Michael. Ich habe mich auch sehr gefreut, hier zu sein. Was ich noch an meine Zuhörer und Zuhörerinnen mitgeben würde:
bleibt offen, seid neugierig, schreckt nicht vor neuen technischen Neuheiten ab.
Es macht immer wieder Spaß, gerade das Thema Human Resources aus ganz, ganz unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten. Ich konnte auch jetzt aus meiner damaligen Recruiter-Rolle hinaus auch nochmal unglaublich tolle Einsichten dazu gewinnen, Möglichkeiten entdecken, wie das ganze Thema nochmal neu gedacht werden kann.
