Recruiting neu gedacht: Wie cbs Prozesse mit dem Pulse Check von p78 optimiert und strategisch weiterentwickelt
Von Quick Wins bis Big Rocks – Recruiting-Transformation bei cbs
Unternehmen / Branche
cbs (Corporate Business Solutions) / Unternehmensberatung und IT-Dienstleistungen
Leistungsspektrum
Die cbs Corporate Business Solutions Unternehmensberatung GmbH (cbs) gehört zur Materna-Gruppe und entwickelt als globale Beratungsorganisation digitale End-to-End-Geschäftsprozesslösungen für ihre Kunden. Das Unternehmen beschäftigt weltweit über 1.600 Mitarbeitende an über 35 Standorten, der Hauptsitz ist in Heidelberg.
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Recruiting bleibt nicht stehen – und sollte es auch nicht. Um die besten Talente zu gewinnen, braucht es kontinuierliche Weiterentwicklung, datenbasierte Entscheidungen und eine enge Verzahnung mit den Fachbereichen. Genau aus diesem Grund entschied sich cbs für eine umfassende Analyse der bestehenden Recruiting-Prozesse. Das Ergebnis: Eine klare Strategie mit schnellen Quick Wins, langfristigen Big Rocks und neuen Ansätzen für Employer Branding und Active Sourcing.
Um sicherzustellen, dass das Recruiting auch in Zukunft effizient und strategisch ausgerichtet bleibt, ließ cbs seine Prozesse auf den Prüfstand stellen – mit Unterstützung der HR-IT-Expertinnen und -Experten von p78.
In einem strukturierten Fünf-Phasen-Modell wurden über drei Monate hinweg interne Abläufe analysiert, Interviews mit Recruiting-Stakeholdern geführt und datenbasierte Handlungsempfehlungen erarbeitet. Die Ergebnisse gaben nicht nur wertvolle Einblicke in Optimierungspotenziale, sondern lieferten auch konkrete Maßnahmen, um Recruiting als Business Partner im Unternehmen weiter zu verankern.
präsentation
Auf dem Prüfstand: Warum cbs sein Recruiting neu bewertet
Die Recruiting-Expertinnen und -Experten von cbs stellen jedes Jahr mehrere hundert neue Mitarbeitende ein. Dabei hat sich das Recruiting-Team über die Jahre hinweg immer weiterentwickelt und bereits viele Prozesse optimiert. Doch Recruiting ist kein statisches Thema – es muss sich ständig an neue Anforderungen anpassen. Mit einem wachsenden Unternehmen steigen die Herausforderungen: Prozesse, die bislang gut funktionierten, stoßen irgendwann an ihre Grenzen und müssen auf den Prüfstand gestellt werden. Gleichzeitig verändert sich der Bewerbendenmarkt. Die Erwartungen von Talenten sind heute anders als noch vor einigen Jahren, und auch die internen Anforderungen an das Recruiting sind gestiegen.
Das Recruiting-Team von cbs stellte sich demnach gezielt einige Kernfragen: Wie effizient sind die aktuellen Prozesse? Gibt es Hürden oder vermeidbare Komplexität? Sind die Recruiting-Kanäle optimal aufgestellt? Wie kann cbs datengetriebener arbeiten? Und wie kann das Recruiting-Team noch besser als strategischer Partner im Unternehmen positioniert werden?
Ein zentrales Ziel des Projekts war es, eine neutrale Bewertung der Recruiting-Prozesse zu erhalten. Nach vielen Jahren erfolgreicher Personalgewinnung bestand, wie in den meisten Unternehmen, die Gefahr einer gewissen Betriebsblindheit. Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass bewährte Prozesse weiterhin zukunftsfähig sind, und neue Impulse aus der Branche einfließen lassen. Dabei war es essenziell, dass die Recruiting-Prozesse nicht an Flexibilität verlieren, da Agilität eine zentrale Säule der Unternehmenskultur von cbs ist.
Gleichzeitig sollte das Recruiting stärker strategisch im Unternehmen verankert werden, sodass es nicht nur als operativer Dienstleister agiert, sondern aktiv zur Unternehmensentwicklung beiträgt.
Neben der Prozessoptimierung sollten auch übergeordnete strategische Fragen geklärt werden: Wie kann Employer Branding gestärkt werden? Welche Zukunftsthemen müssen frühzeitig adressiert werden? Wo steht cbs im Vergleich zu anderen Unternehmen?
Mit diesen Zielen im Blick entschied sich cbs, gemeinsam mit ihrer Tochtergesellschaft, der projekt0708 GmbH (p78), für eine systematische Analyse des Recruitings. Die Expertise von p78 im Bereich HR-IT-Transformationen machte sie zum idealen Partner für diese umfassende Bestandsaufnahme und die anschließende Entwicklung von Handlungsempfehlungen.
Strukturierte Analyse: In fünf Schritten zur Recruiting-Optimierung
Um das Recruiting von cbs gezielt weiterzuentwickeln, wurde gemeinsam mit p78 ein Recruiting und Employer Branding Pulse Check durchgeführt. Ziel war es, einen umfassenden Überblick über bestehende Prozesse, Stärken und Verbesserungspotenziale zu gewinnen. Dabei sollte nicht nur die interne Perspektive einfließen, sondern auch ein Abgleich mit Best Practices anderer Unternehmen erfolgen.
Der Lösungsansatz basierte auf einer ganzheitlichen Betrachtung aller Recruiting-relevanten Aspekte. Dazu gehörten die strategische Ausrichtung, operative Abläufe, eingesetzte Tools sowie die Candidate Experience. Zudem sollten neben dem Recruiting-Team auch verschiedene Stakeholder eingebunden werden, um ein möglichst vollständiges Bild der aktuellen Prozesse und Herausforderungen zu erhalten. Besonders wichtig war, dass das Recruiting bei cbs flexibel und agil bleibt – eine zu starke Standardisierung sollte vermieden werden.
Durch diese methodische Herangehensweise konnte sichergestellt werden, dass die Ergebnisse nicht nur auf subjektiven Sichtweisen basierten, sondern datenbasiert und Benchmark-orientiert waren. Die Projektlaufzeit umfasste insgesamt drei Monate.
1. Kick-off und Definition der Guiding Principles
Der Projektstart erfolgte mit einem Kick-off-Workshop, an dem zentrale Personen aus dem Recruiting-Team, der Geschäftsleitung und von p78 teilnahmen. Die Auftaktsitzung diente dazu, die Rahmenbedingungen des Pulse Checks abzustecken und klare Ziele zu formulieren.
Im Rahmen eines zweiten Workshops wurden die Guiding Principles festgelegt – grundlegende Leitlinien, die während der Analyse als Referenzpunkte dienten. Dabei wurden auch die größten Herausforderungen aus Sicht des Recruiting-Teams diskutiert. Dazu zählten unter anderem:
- Die Zusammenarbeit zwischen Recruiting und Fachbereichen war nicht in allen Unternehmensbereichen gleich eng verzahnt.
- In einigen Teams wurde Recruiting bereits als strategischer Partner gesehen, während es in anderen eher operativ agierte.
- Es gab keine übergreifende Recruiting-Strategie, die alle Geschäftsbereiche gleichermaßen abdeckte.
- Daten wurden noch nicht optimal genutzt, um fundierte, strategische Entscheidungen im Recruiting zu treffen.
Auf Basis dieser ersten Erkenntnisse wurde der weitere Analyseprozess geplant.
2. Ist-Analyse und Stakeholder-Interviews
Im nächsten Schritt wurden Workshops zur Analyse und Priorisierung der Handlungsfelder im Recruiting und 18 360-Grad Stakeholder Interviews mit Recruiting-Spezialistinnen und -Spezialisten, Hiring Managern, HR-Marketing, der Geschäftsleitung sowie externen Recruiting-Partnern durchgeführt. Ergänzend wurden auch neue Mitarbeitende befragt, die in den letzten zwölf Monaten zu cbs gestoßen sind, um ihre Erfahrungen aus Bewerbungsprozess und Onboarding einzubringen. Die Beteiligung der Geschäftsführung unterstrich die strategische Relevanz des Projekts und sorgte für eine hohe Akzeptanz der Ergebnisse.
3. Marktvergleich und Datenanalyse
Parallel dazu wurde eine detaillierte Datenanalyse durch p78 Analytics bei cbs durchgeführt. Diese umfasste unter anderem:
- Bewerberpipeline: Wie viele Bewerbungen gingen ein? Wie lange dauerte es, bis eine Position besetzt wurde?
- Candidate Experience: Wie bewerteten neue Mitarbeitende ihren Bewerbungsprozess? Gab es Pain Points?
- Quellenanalyse: Welche Recruiting-Kanäle brachten die besten Kandidaten? Welche Plattformen waren weniger effektiv?
- Zeitliche Engpässe: In welchen Phasen des Recruiting-Prozesses gab es Verzögerungen?
Diese analytische Betrachtung half dabei, subjektive Eindrücke aus den Interviews mit harten Fakten zu untermauern. Neben der reinen Datenanalyse wurden zudem auch aktuelle Trends und innovative Ansätze im Markt- und Wettbewerbsvergleich mitberücksichtigt.
4. Kategorisierung der Ergebnisse: Quick Wins, Big Rocks und Zukunftsthemen
Nach Abschluss der Analysephase wurden die identifizierten Handlungsfelder in drei Kategorien eingeteilt:
- Quick Wins – Sofort umsetzbare Maßnahmen mit direkter Wirkung. Dazu gehörte beispielsweise die Optimierung von Stellenanzeigen, eine noch schnellere Erstreaktion auf Bewerbungen oder eine gezieltere Ansprache von Kandidatinnen und Kandidaten.
- Big Rocks – Strategische Veränderungen mit langfristigem Impact. Hierzu zählten die Bekanntheitssteigerung der Arbeitgebermarke, Sichtbarkeitserhöhung der Stellenanzeigen und die Einführung datengetriebener Prozesse.
- Zukunftsthemen – Übergeordnete Trends, die das Recruiting langfristig beeinflussen werden. Darunter fielen Themen wie Employer Branding, Recruiting Analytics und der Einsatz von KI in der Personalgewinnung.
Diese Kategorisierung war besonders hilfreich, um Maßnahmen gezielt nach ihrer Umsetzbarkeit und ihrem strategischen Nutzen zu priorisieren.
5. Zwischen- und Ergebnispräsentation
Nach der ersten Analysephase wurde eine Zwischenpräsentation durchgeführt, um die bisherigen Erkenntnisse mit den Stakeholdern zu diskutieren und sicherzustellen, dass alle wichtigen Perspektiven berücksichtigt wurden. In dieser Sitzung wurden bereits erste Maßnahmen priorisiert und konkrete To-Dos für die nächsten Wochen festgelegt.
In der abschließenden Ergebnispräsentation wurden die finalen Handlungsempfehlungen vorgestellt und ein detaillierter Umsetzungsplan definiert. Dabei wurden alle Quick Wins mit klaren Verantwortlichkeiten versehen, während für die Big Rocks ein langfristiger Projektplan erarbeitet wurde.
Ein zentrales Learning aus dieser Phase war, dass Recruiting nicht isoliert betrachtet werden darf, sondern eng mit anderen HR-Themen wie Personalentwicklung und Unternehmenskultur verzahnt sein muss.
Von Herausforderungen zu Lösungen: Erkenntnisse aus dem Projekt
Während der Analysephase zeigte sich, dass das Projektteam mit einigen unerwarteten Herausforderungen konfrontiert war. Insbesondere die Vielfalt der Perspektiven innerhalb des Unternehmens machte deutlich, dass Recruiting nicht überall gleich funktioniert. Unterschiedliche Erwartungen, Prozesse und Anforderungen führten dazu, dass es nicht immer einfach war, eine einheitliche Linie für die Optimierung festzulegen.
1. Einheitliche Recruiting-Strategie für alle Geschäftsbereiche entwickeln
Eine der größten Herausforderungen während des Projekts war es, eine einheitliche Recruiting-Strategie zu formulieren, die für alle Unternehmensbereiche funktioniert. Schnell wurde klar, dass es nicht ausreicht, allgemeine Best Practices zu definieren – stattdessen mussten die spezifischen Anforderungen einzelner Fachbereiche gezielt berücksichtigt werden. Während einige Teams bereits eng mit dem Recruiting zusammenarbeiteten und strategisch dachten, sahen andere den Prozess eher als operativen Service.
Dies machte es erforderlich, standardisierte, aber dennoch flexible Prozesse zu definieren, die für alle Geschäftsbereiche funktionierten.
2. Einbeziehung kritischer Stimmen als Schlüssel zum Erfolg
Während der Interviews zeigte sich, dass nicht nur die positiven Rückmeldungen wertvolle Erkenntnisse lieferten, sondern insbesondere auch kritische Perspektiven aus dem Unternehmen halfen, echte Schwachstellen aufzudecken. Gerade die neuen Mitarbeitenden konnten durch eigene Erfahrungswerte im Rahmen der Candidate Experience Verbesserungspotenziale sichtbar machen.
3. Quick Wins für sofortige Verbesserungen identifizieren
Nicht alle Herausforderungen erforderten langfristige strategische Maßnahmen – einige konnten sofort mit Quick Wins verbessert werden. Dazu gehörten unter anderem:
- Optimierung der Stellenanzeigen, um sie für Bewerbende ansprechender und auffindbarer zu machen
- Kürzere Reaktionszeiten, indem interne Abstimmungsprozesse optimiert wurden
- Klarere Kommunikation im Bewerbungsprozess, um Unsicherheiten bei Kandidatinnen und Kandidaten zu vermeiden
4. Regelmäßige Überprüfung als Erfolgsfaktor
Ein zentrales Learning des Projekts war ebenso, dass Recruiting-Strategien regelmäßig überprüft werden müssen, um langfristig erfolgreich zu bleiben. Während der Analyse wurde klar, dass Marktbedingungen, Erwartungen der Bewerbenden und Technologien sich stetig verändern – und dass ein einmaliges Assessment nicht ausreicht. Deshalb wurde empfohlen, das Recruiting regelmäßig mit einem Pulse Check zu bewerten, um frühzeitig auf neue Herausforderungen reagieren zu können.
Zukunftsorientiertes Recruiting: Die nächsten Maßnahmen im Überblick
Nach Abschluss der Analyse stand fest: Die Recruiting-Prozesse von cbs sind bereits gut strukturiert, bieten aber noch Optimierungspotenzial. Mittels der Einstufung des Recruiting Reifegrads wurde der aktuelle Stand des Recruitings detailliert bewertet. Dabei erreichte cbs eine durchschnittliche Reifegradbewertung von 3 auf einer Skala von 1 bis 5, was bedeutet, dass das Recruiting insgesamt als proaktiv einzustufen ist. Während einige Bereiche bereits strategisch ausgerichtet und datengetrieben arbeiteten, zeigten andere Felder noch Entwicklungspotenzial – insbesondere in den Bereichen Recruiting, Analytics und Ausschreibungsprozesse.
Mit diesen Erkenntnissen wurden gezielte Maßnahmen abgeleitet, die das Recruiting weiter professionalisieren und zukunftsfähig machen. Dabei wurden die Ergebnisse in zwei Kategorien eingeteilt: Quick Wins, die kurzfristig umgesetzt werden konnten, und Big Rocks, die eine längerfristige strategische Weiterentwicklung erforderten.
Einige der Quick Wins wurden bereits unmittelbar nach dem Abschluss der Analyse realisiert. Dazu gehörte die Optimierung der Stellenanzeigen, um sie für Bewerbende klarer und ansprechender zu gestalten. Außerdem wurde die interne Abstimmung zwischen Recruiting und Hiring Managern verbessert, um schneller auf Bewerbungen reagieren zu können und Verzögerungen im Auswahlprozess zu vermeiden. Auch im Bereich der Vorstellungsgespräche gab es Anpassungen, um die Struktur der Interviews zu vereinheitlichen und die Candidate Experience weiter zu optimieren.
Während diese kurzfristigen Maßnahmen direkt umgesetzt werden konnten, stehen die Big Rocks als langfristige, strategische Weiterentwicklungen im Fokus. Ein zentrales Thema ist die stärkere Verzahnung des Recruitings mit den Fachbereichen, um eine noch engere Zusammenarbeit sicherzustellen. Außerdem wurde die Notwendigkeit erkannt, datenbasierte Entscheidungsprozesse weiter auszubauen und Recruiting-Kennzahlen gezielt einzusetzen.
Ein weiteres zentrales Thema, das im Rahmen des Projekts deutlich wurde, ist die Weiterentwicklung des Employer Brandings. Die Analyse ergab, dass cbs als Arbeitgebermarke noch gezielter positioniert werden kann, um sich auf dem Bewerbermarkt klarer zu präsentieren und Fachkräfte noch besser anzusprechen. Erste Maßnahmen wurden bereits angestoßen, um die Sichtbarkeit von cbs als Arbeitgeber weiter zu erhöhen. Um gezielt die passenden Talente anzusprechen, sollen im Bereich Active Sourcing zudem neue Wege der Direktansprache erprobt und der Einsatz moderner Technologien in der Kandidatensuche weiter optimiert werden.
Neben diesen konkreten Maßnahmen zeigte das Projekt auch, dass eine einmalige Analyse nicht ausreicht, um langfristig erfolgreich zu sein. Stattdessen wurde empfohlen, Recruiting regelmäßig zu überprüfen, um aktuelle Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und darauf reagieren zu können.
Mit diesen Maßnahmen stellt sich cbs zukunftssicher auf und sorgt dafür, dass das Recruiting kontinuierlich weiterentwickelt wird.
