Das Projekt "EmPower" bei cbs: Effizienzsteigerung und Mitarbeitendenzufriedenheit durch digitale Transformation
Agile Methoden und SAP SuccessFactors im Einsatz für effizientes Talent Management
Unternehmen / Branche
cbs (Corporate Business Solutions) / Unternehmensberatung und IT-Dienstleistungen
Leistungsspektrum
Die cbs Corporate Business Solutions Unternehmensberatung GmbH (cbs) gehört zur Materna-Gruppe und entwickelt als globale Beratungsorganisation digitale End-to-End-Geschäftsprozesslösungen für ihre Kunden. Das Unternehmen beschäftigt weltweit über 1.300 Mitarbeitende an über 25 Standorten, der Hauptsitz ist in Heidelberg.
Website
www.cbs-consulting.com
Karrierewebsite
www.cbs-consulting.com/arbeiten-bei-uns
Im Frühjahr 2023 startete die cbs Corporate Business Solutions Unternehmensberatung GmbH das Projekt „EmPower“, um ihre Talent-Management-Prozesse grundlegend zu erneuern. Mit der Implementierung der SAP SuccessFactors Talent Suite und unterstützt durch die Tochtergesellschaft p78, setzte cbs auf agile Methoden und schnelle, sichtbare Erfolge. Das Projekt zielte darauf ab, die Feedback- und Learning-Prozesse zu digitalisieren und die internen Strukturen an die Bedürfnisse eines global wachsenden Unternehmens anzupassen.
cbs berät seit über 25 Jahren außergewöhnlich erfolgreiche, hochinnovative Weltmarktführer. Begonnen hat das Unternehmen als unabhängige Unternehmensberatung für internationale Industrieunternehmen. Mit den Jahren ist der Beratungsdienstleister sehr stark gewachsen, neue Standorte weltweit kamen dazu. cbs entwickelte sich zur globalen Beratungsorganisation und betreut mittlerweile Kunden an über 25 Standorten, neun davon in Deutschland. Diese Transformation brachte jedoch auch Herausforderungen mit sich, für die neue Tools und Prozessen nötig waren.
Das Projekt "EmPower" wurde ins Leben gerufen, um diese Herausforderungen anzugehen. Es ging dabei nicht nur um die Implementierung der SAP SuccessFactors Talent Suite, sondern auch darum, ergänzende Komponenten und Prozesse zu entwickeln, die das Tool optimal unterstützen und erweitern. Ein besonderer Fokus lag zu Beginn auf den Bereichen Feedback sowie Learning & Development, da diese in den internen Mitarbeiterbefragungen als verbesserungswürdig identifiziert worden waren. In Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen projekt0708 GmbH (p78) und durch den Einsatz agiler Methoden konnten schnelle Erfolge erzielt und langfristige Verbesserungen angestoßen werden, die die zukunftssichere Personalentwicklung bei cbs ermöglichen.
Feedback als Treiber für strategische Veränderungen
cbs wuchs in den letzten Jahrzehnten von einem kleinen Beratungsdienstleister zu einer globalen Beratungsorganisation. Diese Expansion geht mit dem Anliegen einher, die internen Strukturen und Prozesse weiter zu verbessern. Zudem reichten die eigenentwickelten Tools zur Abdeckung interner HR/IT-Prozesse nicht mehr aus, um die steigenden Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Professionalisierung zu erfüllen.
Parallel dazu führte cbs regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durch, die sogenannten "Pulse Checks", um ein kontinuierliches Feedback von den Mitarbeitenden zu erhalten. Die Ergebnisse der Pulse Checks 2022/2023 zeigten auf, dass es in den Bereichen Feedback und Learning & Development Verbesserungspotenzial gab. Mitarbeitende äußerten den Wunsch nach klareren und transparenteren Feedbackprozessen sowie nach besseren Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.
Die Erkenntnisse aus diesen Befragungen deckten sich mit den strategischen Zielen der Unternehmensführung: Es ging nicht nur darum, weiter zu wachsen, sondern dies auf eine Weise zu tun, die weiterhin eine hohe Kundenzufriedenheit und Mitarbeitendenzufriedenheit sicherstellt. Eine professionelle und transparente Prozesslandschaft sollte geschaffen werden. Ziel war es, Mechanismen zu etablieren, die sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Führungskräfte nachvollziehbar und fair waren.
In der Anfangsphase stellte sich die Frage, wie diese Themen sowohl inhaltlich als auch prozessual gestärkt werden konnten. Es galt, effektive und nachhaltige Lösungen zu finden, die nicht nur auf die Einführung eines neuen Tools beschränkt waren, sondern einen umfassenden Talent-Management-Prozess etablierten.
Agile Transformation: von Quick Wins zu langfristigen Lösungen
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, startete cbs im Frühjahr 2023 das Projekt "EmPower" gemeinsam mit p78. Dieses ambitionierte Vorhaben zielte darauf ab, das Talent Management durch die Implementierung der SAP SuccessFactors Talent Suite zu revolutionieren und gleichzeitig die internen Prozesse und Strukturen zu optimieren sowie zu standardisieren. Die Methodik des Projekts basierte auf den bewährten Prinzipien der SAP Activate Methodologie, die durch agile Arbeitsweisen ergänzt wurden, um eine flexible und dynamische Projektumsetzung zu gewährleisten.
Der erste Schritt des Projekts war die Einführung eines globalen Learning Management Systems (LMS), das innerhalb eines erstaunlich kurzen Zeitrahmens realisiert wurde. Bereits im Juni 2023 konnte das LMS weltweit für alle Mitarbeitenden live geschaltet werden. Diese schnelle Umsetzung war das Ergebnis einer klaren Fokussierung auf sogenannte Quick Wins – schnelle, greifbare Erfolge, die die Motivation und das Engagement aller Beteiligten steigerten. Anstatt auf eine allumfassende Systemeinführung zu setzen, wurde ein Minimum Viable Product (MVP) entwickelt und kontinuierlich weiter ausgebaut. Dies ermöglichte es, das Tool sofort zu nutzen und parallel zur Implementierung weiterzuentwickeln.
Ein zentrales Element des Projekts war die enge Zusammenarbeit zwischen cbs und p78. Seit Mai 2023 ist p78 eine eigenständige Tochtergesellschaft von cbs. Im Projekt „EmPower“ agierte p78 dennoch als Dienstleister, während cbs die übergeordnete strategische Ausrichtung und Integration in die Unternehmensprozesse steuerte.
Die Einführung des LMS war jedoch nur der erste Schritt. Parallel dazu wurde intensiv an den Themen Feedback und Development gearbeitet. Die End-to-End-Prozesse dieser Bereiche wurden systematisch digitalisiert, um eine nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur zu gewährleisten. Dabei wurde besonderes Augenmerk auf die Berücksichtigung lokaler Besonderheiten gelegt. cbs ist in verschiedenen Regionen weltweit tätig, darunter EMEA, APAC und der US-Raum. Diese geografischen Unterschiede erforderten maßgeschneiderte Ansätze, um den jeweiligen kulturellen und betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden.
Um Mitarbeitende auch außerhalb des Projektteams von Anfang an einzubinden, wurde ein Sounding Board aus 25 internen Mitarbeitern ins Leben gerufen. Dieses Gremium, das Mitarbeitende aller Hierarchieebenen und Abteilungen umfasste, traf sich wöchentlich, um Feedback zu geben und in den Entscheidungsprozess einzuwirken.
Die agile Arbeitsweise spielte eine zentrale Rolle im Projektverlauf. Es wurde in Sprints von sechs bis acht Wochen gearbeitet, was eine schnelle Reaktion auf Veränderungen und stetige Verbesserungen ermöglichte. Diese kurzen, fokussierten Arbeitsphasen erhöhten die Flexibilität und sorgten dafür, dass das Projektteam auf auftretende Herausforderungen schnell und effektiv reagieren konnte.
Ein weiteres herausragendes Merkmal des Projekts war die umfassende Schulung der Mitarbeitenden. Um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das neue System effektiv nutzen konnten, wurden intensive Trainingsprogramme durchgeführt. Diese Schulungen deckten nicht nur die technische Nutzung der SAP SuccessFactors Talent Suite ab, sondern vermittelten auch die neuen Prozesse und Vorgehensweisen im Talent Management. Besonderer Wert wurde darauf gelegt, dass Mitarbeitende sich mit den neuen Feedback- und Development-Prozessen wohlfühlen und diese aktiv nutzen.
Das iterative Vorgehen des Projekts erwies sich als besonders wertvoll. Durch die ständige Anpassung und Verfeinerung der Prozesse und Tools basierend auf den Rückmeldungen aus dem Sounding Board und den Erfahrungen aus den verschiedenen Go-Lives konnte cbs kontinuierlich Optimierungen vornehmen. Dies führte dazu, dass innerhalb eines Jahres fünf erfolgreiche Go-Lives realisiert werden konnten, die jeweils weitere Verbesserungen und Anpassungen mit sich brachten.
Herausforderungen meistern: Erfahrungswerte aus dem Projekt "EmPower"
Die Umsetzung des Projekts "EmPower" brachte eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich, die jedoch wertvolle Erfahrungswerte lieferten und den Weg zum Erfolg maßgeblich beeinflussten. Eines der zentralen Themen war die Anpassung der Prozesse an kulturelle Unterschiede in den verschiedenen Regionen, in denen cbs tätig ist.
Eine weitere bedeutende Herausforderung war die Integration der neuen Prozesse und Systeme in die bestehende Infrastruktur von cbs. Insbesondere das Fehlen des Moduls Employee Central (EC) von SAP SuccessFactors stellte das Team vor kreative Aufgaben. Ohne EC mussten alternative Lösungen gefunden werden, um die erforderlichen Datenflüsse und Prozessabläufe sicherzustellen. Dies führte zu einer Reihe von innovativen Workarounds, die die Kreativität und Flexibilität des Projektteams herausforderten und förderten. Trotz dieser zusätzlichen Hürde gelang es, die Nutzerfreundlichkeit des Systems hochzuhalten und die Effizienz der Prozesse zu maximieren.
Die kontinuierliche Einbindung und Schulung der Mitarbeitenden war ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor. Von Anfang an wurde großer Wert darauf gelegt, die Mitarbeitenden intensiv in die neuen Prozesse und Systeme einzuführen. Durch regelmäßige Schulungen und Trainings wurden die Mitarbeitenden befähigt, die neuen Tools effektiv zu nutzen und die neuen Prozesse zu verstehen und anzuwenden. Dies stellte sicher, dass die Veränderungen nicht nur auf technischer Ebene, sondern auch auf der Ebene der täglichen Arbeitsabläufe verankert wurden.
Wichtig war auch die Einführung eines umfassenden Governance-Modells zur Prozess- und Inhaltssteuerung. Dieses Modell definierte klar, wer wann was zu tun hat. Es stellte sicher, dass alle Stakeholder in der Entwicklung und Implementierung von Learning-Content und anderen Prozessen eingebunden waren. Dieses strukturierte Vorgehen trug maßgeblich dazu bei, qualitative und konsistente Prozesse zu entwickeln und gleichzeitig die Effizienz der Umsetzung zu erhöhen.
Durch die frühzeitige und kontinuierliche Einbindung der Betroffenen wurden diese zu aktiven Beteiligten und Multiplikatoren des Projekts. Diese Strategie förderte nicht nur die Akzeptanz der neuen Prozesse, sondern trieb auch den Kulturwandel innerhalb von cbs voran. Die Feedbackgeber des Sounding Boards wurden zu wichtigen Change Agents, die das Projekt "EmPower" und die damit verbundenen Veränderungen in die Organisation trugen und unterstützten.
Ein weiterer entscheidender Erfolgsfaktor war die agile Methodik, die es ermöglichte, das Projekt in kurzen, fokussierten Sprints von sechs bis acht Wochen zu realisieren. Diese iterative Herangehensweise erlaubte es dem Team, schnell auf Veränderungen und neue Erkenntnisse zu reagieren und kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen. Die Flexibilität und Dynamik dieser Arbeitsweise stellten sicher, dass das Projekt auch in komplexen und sich ständig ändernden Umgebungen erfolgreich umgesetzt werden konnte.
Das Projekt "EmPower" zeigte auch, dass Feedback nicht gleich Feedback ist. Der Unterschied zwischen situativem und schriftlichem Feedback wurde während der Umsetzung deutlich. Schriftliches Feedback erfordert eine andere Herangehensweise und spezifische Schulungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden in der Lage sind, konstruktives sowie wertschätzendes Feedback zu geben und zu empfangen. Diese Erkenntnis führte zu intensiven Schulungsmaßnahmen, die den Mitarbeitenden halfen, sich in ihrer neuen Rolle wohlzufühlen und effektiv zu agieren.
Ein weiteres Learning aus dem Projekt war die Notwendigkeit, kontinuierlich an der Verbesserung und Weiterentwicklung der Systeme und Prozesse zu arbeiten. Der Slogan "Nach dem Projekt ist vor dem Projekt" trifft hier besonders zu. Auch nach dem erfolgreichen Go-Live wurden die Systeme und Prozesse fortlaufend überprüft und optimiert. Dies stellt sicher, dass cbs stets auf dem neuesten Stand bleibt und ihre Talent-Management-Prozesse an die sich verändernden Anforderungen und Bedürfnisse anpasst.
Nächste Schritte: Erweiterung des Reportings und der Onboarding-Prozesse
Der Blick in die Zukunft zeigt, dass das Projekt "EmPower" bei cbs nicht nur ein einmaliger Erfolg war, sondern den Grundstein für weitere Verbesserungen und Innovationen gelegt hat. Die nächsten Schritte umfassen die Erweiterung des Reportings und die Einführung eines umfassenden Onboarding-Prozesses. Mit dem Ziel, neue Mitarbeitende von Anfang an optimal zu integrieren und ihre Entwicklung frühzeitig zu fördern, wird ein "New Hire Dialog" implementiert. Dieser Prozess soll in der Probezeit stattfinden und die Festlegung von Zielen und Entwicklungsmöglichkeiten unterstützen.
Ein weiterer Fokus liegt auf der Optimierung der bestehenden Systeme und Prozesse. Das Learning-Management-System wird weiterentwickelt und soll künftig noch mehr Länder und regionale Administratoren einbinden. Diese Erweiterung wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die globale Konsistenz der Lernprozesse gewährleisten. Ein besonderes Augenmerk wird dabei auf die Anpassung und Lokalisierung von Inhalten gelegt, um den spezifischen Anforderungen der verschiedenen Regionen gerecht zu werden.
Ein bedeutender Schritt ist die geplante Einführung von People Analytics. Diese Technologie wird es ermöglichen, die Reporting- und Management-Dashboards zu verbessern und fundierte Entscheidungen auf Basis von Datenanalysen zu treffen. Durch die Nutzung von People Analytics können Trends sowie Muster frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
Die agile und iterative Arbeitsweise, die sich im Projekt "EmPower" bewährt hat, wird auch in Zukunft beibehalten. Durch regelmäßige Feedbackschleifen und die enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden bleibt cbs flexibel und kann schnell auf neue Herausforderungen reagieren.
Mit dem Projekt "EmPower" hat cbs eine solide Basis für die Zukunft geschaffen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Systeme, die Erweiterung des Reportings und die Einführung neuer Prozesse wie des Onboarding-Dialogs und People Analytics sind nur einige der nächsten Schritte, die cbs auf ihrem Weg zu einem noch effizienteren und effektiveren Talent Management begleiten werden.
