Das SAP HCM Veranstaltungsmanagement - kurz PE - ist seit langem fester Bestandteil der on-premise basierten Lösung und in vielen HR-Abteilungen eine tragende Säule der Personalentwicklung. Es unterstützt bei der Planung, Durchführung, Verwaltung und Auswertung von Veranstaltungen wie etwa internen Trainings. Im Zeitverlauf haben die Walldorfer sinnvolle Alternativen wie etwa die ebenfalls on-premise basierte SAP Learning Solution bzw. LSO sowie die cloudbasierte Lösung SAP SuccessFactors Learning bereitgestellt.
Da nun Handlungsbedarf für einige SAP-Anwenderunternehmen besteht (Stichwort: H4S4), unterhalten sich in dieser Folge p78 Geschäftsführer Michael Scheffler mit Christina Denk, Teamlead Talent Solutions bei p78, über mögliche Optionen und deren jeweilige Vor- und Nachteile.
Ergänzende Informationen zu dieser Episode:
- p78 Pressemitteilung „Rebranding: projekt0708 wird zu p78 und stärkt damit seine internationale Präsenz sowie die Integration innerhalb der cbs“
- „Get ready for H4S4! Ihre Optionen und ersten Schritte”, p78 OnDemand-Webinar (Aufzeichnung)
- "Das SAP Talent Intelligence Hub", HR/IT Talk Episode #28
- SAP Hinweis 3091160 “SAP HCM for SAP S/4HANA – General Approach and Strategy”: https://me.sap.com/notes/3091160
- SAP Hinweis 3224320 „S4TWL - Veranstaltungsmanagement“: https://me.sap.com/notes/3224320/D
Das Interview zum Nachlesen
Michael Scheffler:
Hallo Christina, freut mich, dass du heute hier bei mir zu Gast bist und wir gemeinsam über das spannende Thema Learning diskutieren können. Bevor wir tiefer einsteigen, kannst du dich bitte mit ein paar persönlichen Worten vorstellen? Wer bist du, was machst du und welche Funktion hast du hier bei p78?
Christina Denk:
Hallo Michi, vielen Dank für die Einladung. Ich freue mich, dass ich heute zum ersten Mal beim Podcast dabei sein darf, besonders da ich den Podcast schon lange verfolge, bevor ich bei p78 angefangen habe. Ich bin bei p78 Teamleiterin des SuccessFactors Talent Teams und berate gemeinsam mit meinen Kollegen und Kolleginnen unsere Kunden bei der Neugestaltung und Umsetzung von Talentmanagement-Prozessen mit SAP SuccessFactors.
Detaillierte Analyse und Vorteile der SAP SuccessFactors Learning Management System (LMS) Lösung
Michael Scheffler:
Danke Christina für die Vorstellung. Zu Beginn möchte ich unsere Hörerinnen und Hörer abholen. Es ist sicherlich allen bekannt, dass die alte SAP ERP Human Capital Management Lösung, besser bekannt als SAP HCM, am Ende ihres Lebenszyklus steht und damit offiziell obsolet ist. Die Nachfolgelösung SAP HCM for S/4HANA On-premise Edition, auch bekannt als H4S4, ist bereits seit Längerem verfügbar und wird von einigen unserer Kunden produktiv genutzt. Man muss wissen, dass SAP HCM Veranstaltungsmanagement, bzw. Training und Eventmanagement, unter H4S4 nicht mehr verfügbar ist. Es fällt unter die sogenannten Simplifizierungsobjekte. Nach der Aktivierung von SAP HCM for S/4HANA ist es technisch nicht mehr aufrufbar. Konkret heißt das, die bekannten Transaktionen wie PSV1, PSV2, PSV3 sind nicht mehr verfügbar. Stattdessen erhalten Anwender ein Pop-up mit der Meldung "Funktion wurde vereinfacht."
Welche Handlungsoptionen haben Unternehmen, die heute noch das SAP-Veranstaltungsmanagement einsetzen und in absehbarer Zeit auf H4S4 wechseln wollen? Was würdest du ihnen empfehlen?
Christina Denk:
Unternehmen haben die Möglichkeit, sowohl SAP- als auch non-SAP-Lösungen zu nutzen. Von SAP gibt es im On-premise Umfeld die Möglichkeit, auf die H4S4 Learning Solutions umzusteigen, allerdings ohne die Java-Komponenten. Zukunftsweisender ist jedoch der direkte Umstieg auf die Cloud-Lösung von SAP, nämlich SAP SuccessFactors Learning, auch bekannt als LMS.
Michael Scheffler:
Gut, jetzt muss man wissen, dass die SAP Learning Solutions, also PE-LSO, nicht in der Private Cloud Edition (PCE) von H4S4 verfügbar ist. Sollte ein Unternehmen mit H4S4 in die Cloud wechseln wollen, ist die LSO keine valide Option. Korrekt?
Christina Denk:
Ja, das ist richtig. Deshalb ist es umso wichtiger, sich strategisch mit der Cloud-Alternative von SAP SuccessFactors auseinanderzusetzen. Die langfristige und nachhaltigste Lösung für ein Learning Management auf Basis von SAP-Software ist die Cloud-basierte SAP SuccessFactors LMS.
Michael Scheffler:
Lass uns doch etwas allgemeiner über die SAP SuccessFactors LMS sprechen. Was ist das eigentlich und worin liegen die Stärken dieser Lösung im Vergleich zur Learning Solutions On-Premise-Variante?
Christina Denk:
Zum besseren Verständnis möchte ich zunächst auf SAP SuccessFactors im Allgemeinen eingehen. SAP SuccessFactors ist eine umfassende Cloud-basierte HCM-Lösung (Human Capital Management) von SAP. SAP SuccessFactors unterstützt die Personalmanagement-Prozesse von der Einstellung bis zum Ruhestand und deckt den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden ab. Die Learning-Lösung ist ein Modul innerhalb von SAP SuccessFactors, das sich auf das Thema Learning konzentriert. Learning ist idealerweise in mehrere Prozesse eingebunden und kein isoliertes Thema. Hier finden sich die Stärken von SAP SuccessFactors, da es eine ganzheitliche Personalmanagement-Lösung ist, die Prozesse miteinander verbindet. Zum Beispiel müssen neue Mitarbeiter in der Regel bereits während der Onboarding-Phase Schulungen absolvieren, wie die bekannten Compliance-Trainings. Gleichzeitig werden sie im Rahmen des Onboardings eingearbeitet und weitergebildet. Dieser Onboarding-Prozess ist im Learning-Modul integriert, sodass Mitarbeiter bereits während der Onboarding-Phase Trainings und Qualifizierungsmaßnahme absolvieren können. Dadurch wird den HR-Abteilungen das zeitaufwändige Durchführen von Pflicht- und Compliance-Training abgenommen. Entwicklungspläne im Talentmanagement beinhalten oft Maßnahmen zur Weiterentwicklung, die durch das Learning Management System unterstützt werden. Im Vergleich zur LSO finden in SAP SuccessFactors auch sehr viele Neuerungen statt. SAP SuccessFactors wird zweimal jährlich aktualisiert, wodurch neue Technologien und Funktionen, wie KI, kontinuierlich integriert werden.
Implementierung und Integration verschiedener Trainingsarten sowie Content-Management im SAP SuccessFactors LMS
Michael Scheffler:
Das Thema AI sollten wir gleich nochmal vertiefen. Vorab habe ich aber noch eine Frage an dich: Welche Arten von Trainings lassen sich im SAP SuccessFactors LMS abbilden?
Christina Denk
Ich arbeitet seit 2015 mit SF und bisher habe ich noch nie erlebt, dass eine gewünschte Trainingsart nicht abgebildet werden konnte. SAP SuccessFactors unterstützt eine Vielzahl von Trainingsarten, darunter klassisches Präsenztraining, Blended Learning (eine Mischung aus Präsenz- und Online-Training), klassische Online-Trainings und virtuelle Präsenzveranstaltungen. Aktuell setzen Unternehmen stark auf Lernpfade und On-the-Job-Training.
Michael Scheffler:
Wie kommen die Schulungsinhalte, wie etwa Web-Based Trainings, in die LMS? Hierfür braucht es ja eine entsprechende Autorenumgebung. Das war eine der Limitationen, die es damals im Bereich vom Veranstaltungsmanagement gab. LSO hat dann diese Lücke auch sinnvoll geschlossen. Wie sieht es denn da im Bereich der LMS aus?
Christina Denk:
Ein klassisches Autorentool im LMS gibt es tatsächlich nicht. SAP SuccessFactors LMS bietet kein klassisches Autorentool zur Content-Erstellung innerhalb des Systems. Unternehmen können jedoch Online-Trainings selbst erstellen oder von Drittanbietern zukaufen. Der Content wird auf dem sogenannten iContent-Server gespeichert, der mit der Lizenzierung bereitgestellt wird. Unternehmen haben die Möglichkeit, Content selbst zu erstellen oder zuzukaufen und diesen über den iContent-Server im LMS verfügbar zu machen. Die Open Content Network-Schnittstelle (OECN) ermöglicht es, Content von Drittanbietern direkt im System bereitzustellen, was den initialen Umsetzungsaufwand reduziert.
Gerade auch ganz bekannte Anbieter, wie LinkedIn Learning, um mal ein Beispiel zu nehmen, liefern in Kooperation mit der SAP eine Standard OECN Integration aus, sodass der initiale Umsetzungsaufwand für Unternehmen sich tatsächlich im Rahmen hält.
Michael Scheffler:
Alles klar, verstanden. Was mache ich aber als Anwender, wenn ich Content selbst erzeugen möchte?
Christina Denk:
Wenn Unternehmen Content selbst erzeugen möchten, können sie dies außerhalb von SAP SuccessFactors tun und die erstellten Inhalte dann ins LMS hochladen. Auch einfache Dateiformate wie PowerPoints oder PDFs können hochgeladen und zur Verfügung gestellt werden.
Michael Scheffler:
Wir haben jetzt viel über interne Lernende innerhalb der Organisation gesprochen, aber wie sieht es mit externen Lernenden, wie etwa Kunden, aus?
Christina Denk:
Auch externe Lernende können mit SAP SuccessFactors geschult werden. Externe Lernende können zum einen Leiharbeiter oder Mitarbeiter sein, welche auch zum Teil in die Unternehmensprozesse eingebunden sind und deswegen auch ein Personalstamm verwaltet wird. Diese können über ihre klassischen Zugänge in SAP SuccessFactors Learning eingebunden werden. Gleichzeigt gibt es eben auch Usergruppen, wie Kunden, für welche man keine Personalstämme verwalten möchte. Für diese besteht die Möglichkeit, einen eigenen Zugriff nur auf die Lernumgebung zu gestalten, sodass auch diese Nutzergruppe geschult und in das Trainingsmanagement einbezogen werden kann. Dies ist besonders relevant für Lieferanten oder externe Mitarbeiter, die im Rahmen von Pflicht- und Compliance-Trainings geschult werden müssen. Hierfür eignet sich SAP SuccessFactors Learning besonders gut.
Michael Scheffler:
Und falls das in der Praxis dann nicht ausreichen sollte, gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, die SAP SuccessFactors Work Zone anzudenken. Hier können weiterführende Inhalte, also beispielsweise Prozessdokumentation oder Schulungshandbücher innerhalb der sogenannten Learning Zone, auch extern publiziert werden. Die Work Zone ist eine Weiterentwicklung der SAP Jam, die ursprünglich auch wiederum mit SAP SuccessFactors beheiratet war, also insofern sicherlich hier und da eine sinnvolle Ergänzung.
Nochmal zurück zu dem brandaktuellem Thema der künstlichen Intelligenz. Wie steht es um die Integration von KI im LMS? Welche sinnvollen Anwendungsfälle haben wir hier bei p78 bereits identifiziert?
Zukunftsperspektiven durch Künstliche Intelligenz und erfolgreiche Migrationsstrategien für SAP SuccessFactors LMS
Christina Denk:
Wie du gesagt hast, KI erlebt gerade einen sehr großen Hype, auch im SuccessFactors-Umfeld. Ich habe letzte Woche auf einer Veranstaltung eine Übersicht der KI-Funktionalitäten in SAP-Produkten gesehen, und der Anteil im SuccessFactors-Umfeld ist tatsächlich sehr groß, was mich beeindruckt hat. Gleichzeitig ist es schön, dass im HCM-Bereich so viele Use Cases zu finden sind.
Auf der einen Seite ist KI natürlich noch sehr frisch in den Lösungen, sodass man noch nicht alle Use Cases live ausprobieren kann. Ich freue mich aber schon darauf, wenn die Funktionalitäten, die auf der Roadmap von SAP stehen, im Learning-Umfeld zur Verfügung gestellt werden. Was man heute schon nutzen kann, ist das skillbasierte Lernen. Mitarbeiter bekommen Schulungen aufgrund ihrer Skills vorgeschlagen, in denen sie sich noch weiterentwickeln können.
Gleichzeitig wird im Learning auch der Administrator eine große Vereinfachung erfahren. Auf der Roadmap stehen Punkte wie eine automatisierte Quizerstellung, was eine enorme Erleichterung darstellt, da kein Mensch mehr die Lernzielkontrollen ausdenken muss, sondern Quizze automatisch vom System vorgeschlagen werden. Die geplante Vorschaubildgenerierung sorgt dafür, dass das Tool optisch optimal befüllt wird und der Content hübsch dargestellt wird.
Michael Scheffler:
Zum Thema Talent Intelligence haben wir auch schon eine Folge aufgenommen, die ich in den Shownotes zu dieser Folge verlinken werde. Da kann man sich noch einmal über sinnvolle Use Cases informieren. Wir haben viel über die Lösung LMS gesprochen, und du hast die Stärken der Lösung super herausgearbeitet. Wie kann man eine Migration gestalten?
Christina Denk:
Im Rahmen einer Migration sollte man sich natürlich, wie bei jedem klassischen Tool-Implementierungsprojekt, im Vorfeld Gedanken über die Ziele und die Erleichterungen machen und den daraus abgeleiteten Scope festlegen. Man sollte von den neuen Möglichkeiten profitieren und sich informieren, welche neuen Möglichkeiten das Tool bietet und wie man Prozesse optimieren kann. Man sollte die Chance nutzen, die Prozesse weiterzuentwickeln.
Eine Migration ist gleichzeitig immer mit einem Toolwechsel verbunden, deshalb muss das Thema Datenmigration mit berücksichtigt werden. Es ist sinnvoll, zu Beginn genügend Zeit einzuplanen, um sich über den Umfang der zu migrierenden Daten Gedanken zu machen. Nicht mehr benötigte oder veraltete Daten sollten natürlich nicht ins neue Tool überführt werden.
Michael Scheffler:
Das wäre auch noch eine Frage gewesen. Macht es überhaupt Sinn, alte Trainings mitzuschleppen? Vor dem Hintergrund von Auswertungen vielleicht relevant, aber wie sind diesbezüglich deine Erfahrungen? Wie gehen die Unternehmen vor?
Christina Denk:
Es gibt zwei Anwendungsfälle und es kommt darauf an, wofür die Unternehmen SAP SuccessFactors Learning nutzen. Wenn im Altsystem noch Schulungen enthalten sind, die für Rezertifizierungen oder die Neuzuweisung von Trainings benötigt werden, ist eine Datenmigration sinnvoll. Die Datenbasis wird benötigt, damit das System entsprechend arbeiten kann. Wenn es jedoch keinen Nutzen gibt, die Daten im neuen System weiterzuverwenden, sollten sie nicht migriert werden.
Michael Scheffler:
Datenmigration bedeutet nicht nur die Migration der Mitarbeiterdaten, sondern auch die Trainingsdaten. Unternehmen haben oft zum Projektstart noch Trainings im Altsystem, die weiterhin genutzt werden sollen. Diese Daten müssen natürlich übernommen werden, damit sie den Mitarbeitern weiterhin zur Verfügung stehen. Das kann ein großer Aufwandstreiber sein, besonders wenn man die gesamte Historie mitnehmen möchte.
Christina Denk:
Definitiv. Es ist nicht zu unterschätzen. Gleichzeitig gibt es Migrationsmöglichkeiten, sodass nicht alles manuell gemacht werden muss, sondern man mit Automatisierung arbeiten kann. Nicht zu 100%, aber an vielen Stellen.
Michael Scheffler:
Um langsam zum Ende zu kommen, hast du noch ein paar abschließende Praxistipps für unsere Kundinnen und Kunden bei der Einführung von LMS-Lösungen?
Christina Denk:
Ein Thema beschäftigt uns regelmäßig in Projekten, weshalb ich es den Zuhörerinnen und Zuhörern heute mitgeben möchte: Eine LMS-Tool-Einführung ist keine reine Tool-Einführung. Es steht das Prozess- und Governance-Modell im Vordergrund. Ein Tool im Learning-Management ist nur so gut wie der bereitgestellte Content und die Prozesse. Unternehmen müssen darauf ausgerichtet werden, dass kontinuierliches und zielgerichtetes Lernen in der Unternehmenskultur verankert ist. Es muss lukrativer und attraktiver Content zur Verfügung stehen, sodass die Mitarbeiter Lust auf das Thema haben. Die Umgebung muss geschaffen werden, dass Mitarbeiter auch lernen dürfen, können und sollen. Deshalb ist bei einer Learning-Tool-Einführung immer auch der Prozess und die Organisation zu betrachten. Das ist ein kleiner Tipp, wie man an eine Neueinführung oder eine Migration herangehen kann, um das Tool im Unternehmen dauerhaft erfolgreich zu platzieren.
Michael Scheffler:
Vielen Dank, Christina. Das war sehr hilfreich. Ich glaube, wir können das Thema LMS zu gegebener Zeit sicherlich noch einmal vertiefen.
Christina Denk:
Sehr gerne, Michi. Vielen Dank für den spannenden Austausch und auch an die Zuhörerinnen und Zuhörer. Es hat Spaß gemacht. Bis bald.
Michael Scheffler:
Bis dann.
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