Gemeinsam mit p78 etabliert Materna eine moderne HR/IT Basis für einen durchgängig digitalen Employee Lifecycle auf Grundlage von SAP SuccessFactors
Materna schafft mit Employee Central, Time Tracking und EC Payroll die Grundlage für eine harmonisierte HR-Systemlandschaft
Unternehmen / Branche
Materna Information & Communications SE / IT-Dienstleistungen, Digitalisierung
Leistungsspektrum
Materna ist ein führender IT-Dienstleister, der Organisationen aus Verwaltung und Wirtschaft bei der Digitalisierung unterstützt – mit Leistungen in IT-Beratung, Cloud-Lösungen, SAP, Cybersecurity und branchenspezifischen Anwendungen.
Website
https://www.materna.de
Gewachsene HR-Prozesse, unterschiedliche Anforderungen über mehrere Gesellschaften hinweg und der Anspruch, den Employee Lifecycle künftig durchgängiger abzubilden: Materna stellte sich der Aufgabe, zentrale HR-Prozesse neu zu strukturieren und systemseitig in SAP SuccessFactors zu verankern.
Mit p78, der HCM practice der cbs, als Implementierungspartner führte Materna unter anderem die zentralen Lösungen SAP SuccessFactors Employee Central, SAP SuccessFactors Time Tracking und SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ein. Ziel war es, HR-Stammdaten, Zeitwirtschaft und Personalabrechnungs-Prozesse auf eine gemeinsame, zukunftsfähige System- und Prozesslandschaft auszurichten.
Der erfolgreiche Produktivstart zum 01.01.2026 markierte dabei nicht den Abschluss, sondern den Beginn einer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Nach Go-live und Hypercare stehen heute die Stabilisierung des Betriebs, laufende Change Requests sowie der gezielte Ausbau weiterer SAP SuccessFactors-Funktionalitäten im Fokus.
Ausgangssituation: Gewachsene Prozesse, neue Anforderungen
Materna verfolgt das Ziel, seine HR-Systemlandschaft langfristig tragfähiger aufzustellen. Im Mittelpunkt stand dabei nicht allein die Einführung neuer Software, sondern die Frage, wie sich bestehende HR-Prozesse über mehrere Gesellschaften hinweg vereinheitlichen und systemseitig sauber abbilden lassen.
Die Ausgangslage war entsprechend anspruchsvoll: Unterschiedliche Prozessstände, verschiedene fachliche Anforderungen und mehrere beteiligte Bereiche mussten in ein gemeinsames Zielbild überführt werden.
Ein wesentlicher Schwerpunkt lag darin, Anforderungen aus den Fachbereichen aufzunehmen, zu strukturieren und in eine umsetzbare Systemlogik zu übersetzen. Damit entwickelte sich das Projekt früh zu einem Harmonisierungsprojekt, das fachliche, technische und organisatorische Aspekte miteinander verband.
SYSTEMLANDSCHAFT
HR-PROZESSE
Die Vorstudie als gemeinsame Grundlage
Ein wichtiger Ausgangspunkt für die Implementierung war die bereits im Vorfeld durchgeführte Vorstudie. In dieser Phase wurden die Anforderungen von Materna aufgenommen, die bestehende Prozesslandschaft analysiert und erste Lücken sowie Optimierungspotenziale sichtbar gemacht. Dadurch konnte das Projektteam auf einer gemeinsamen Wissensbasis in die Umsetzung starten.
Für Materna war diese Vorarbeit besonders wertvoll, weil die eigentliche Implementierung nicht bei null beginnen musste. Anforderungen, Prozessbesonderheiten und bestehende Herausforderungen waren p78 bereits bekannt. Das erleichterte den Übergang von der Analyse in die Umsetzung und half dabei, die Projektarbeit von Beginn an gezielter auszurichten.
Die Umsetzung: Employee Central, Time Tracking und EC Payroll als Kern der neuen HR-Systemlandschaft
Im Mittelpunkt der Implementierung standen SAP SuccessFactors Employee Central, SAP SuccessFactors Time Tracking und SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Mit diesen Lösungen wurden zentrale HR-Prozesse rund um Stammdaten, Zeitwirtschaft und Personalabrechnung in der neuen Systemlandschaft abgebildet.
Employee Central bildet dabei die Grundlage für zentrale HR-Stammdatenprozesse. SAP SuccessFactors Time Tracking adressiert die zeitwirtschaftlichen Anforderungen. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ergänzt die Systemlandschaft um den abrechnungsrelevanten Teil. Zusammen bilden diese drei Komponenten das Fundament, auf dem Materna seine HR-Prozesse künftig weiterentwickelt.
Die Einführung dieser Lösungen war eng mit der fachlichen Harmonisierung der Prozesse verbunden. Bestehende Abläufe mussten aufgenommen, bewertet und auf eine gemeinsame Zielprozesslandschaft ausgerichtet werden. Anforderungen aus den Fachbereichen wurden nicht einfach in das System übertragen, sondern zunächst fachlich eingeordnet, priorisiert und anschließend in die Umsetzung überführt oder zurückgestellt.
Damit verband das Projekt technische Implementierung mit konzeptioneller Prozessarbeit. Für Materna bedeutete dies, Prozesse und Systeme parallel zu harmonisieren und eine Systemlandschaft aufzubauen, welche nicht nur den Produktivstart ermöglicht, sondern auch weitere Entwicklungsschritte vorbereitet.
Produktivstart und Hypercare: Go-live als Übergang in den Betrieb
Der Go-live erfolgte zum 01.01.2026. Mit dem Produktivstart wurde ein wichtiger Meilenstein im Projekt erreicht: Die eingeführten Systeme konnten in den Betrieb überführt werden, und die neue HR-Systemlandschaft bildete ab diesem Zeitpunkt die Grundlage für die weiteren Schritte.
Die anschließende Hypercare-Phase diente dazu, den Übergang in den laufenden Betrieb eng zu begleiten und offene Punkte strukturiert aufzunehmen. Für Materna war diese Phase ein wichtiger Bestandteil des Gesamtprojekts: Nach dem erfolgreichen Produktivstart galt es, die neue Systemlandschaft im operativen Alltag zu stabilisieren.
Darüber hinaus verlagerte sich der Fokus anschließend auf die weitere Festigung des Betriebs. Erst auf dieser stabilisierten Basis konnten weitere Anforderungen aufgenommen, priorisiert und umgesetzt werden. Damit entwickelte sich das Projekt nach dem Go-live folgerichtig weiter – von der initialen Einführung hin zur kontinuierlichen Optimierung der Lösung.
Zusammenarbeit mit p78: Langjährige Erfahrung als wichtiger Faktor
Die erfolgreiche Einführung einer neuen HR-Lösung steht und fällt mit dem richtigen Implementierungspartner. Für Materna war schnell klar, dass man sich für dieses strategische Projekt externe methodische und fachliche Exzellenz an Bord holen wollte.
p78 brachte nicht nur Implementierungserfahrung ein, sondern kannte durch die gemeinsame Vorstudie bereits die Ausgangslage bei Materna. Anforderungen, Prozesslücken und relevante Rahmenbedingungen waren dem Projektteam dadurch schon vor Beginn der Umsetzung bekannt. Diese gemeinsame Vorarbeit bildete eine wichtige Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.
Die Rollen ergänzten sich dabei klar: Materna brachte die Kenntnis der eigenen Prozesse, Anforderungen und organisatorischen Besonderheiten ein; p78 ergänzte langjährige Erfahrung in HR/IT-Projekten, zertifizierte SAP SuccessFactors-Expertise und methodisches Wissen. Gerade bei einem Vorhaben, das technische Einführung und Prozessharmonisierung miteinander verband, war diese Kombination wesentlich.
Ergebnis & Ausblick: Schritt für Schritt zum durchgängigen Recruit-to-Retire-Prozess
Die HR-Transformation bei Materna ist nicht nur auf kurzfristige Optimierungen ausgelegt, sondern folgt einer umfassenden strategischen Vision. Anstatt punktuelle Insellösungen zu schaffen, rückt eine ganzheitliche Betrachtung der Mitarbeiterreise in den Fokus.
Die Basis für diese Vision bildet eine durchgängige und saubere Datenarchitektur. Insbesondere die Zusammenführung von Informationen aus allen Tochtergesellschaften spielt hierbei eine zentrale Rolle, um langfristig die gewünschte Transparenz über die gesamte Materna Gruppe hinweg zu gewährleisten.
Die eingeführte SAP SuccessFactors-Landschaft bildet dafür die Grundlage. Employee Central, Time Tracking und EC Payroll schaffen den Ausgangspunkt, auf dem weitere Folgeprozesse und Module aufbauen können. Die nächsten Schritte orientieren sich am Bedarf des Unternehmens und an den Anforderungen, die aus den Fachbereichen, der Administration und der Belegschaft entstehen.
Der Weg zu einem möglichst durchgängigen Recruit-to-Retire-Prozess ist damit angelegt und wird in den kommenden Projektphasen weiter konkretisiert.