In der heutigen Arbeitswelt stehen HR-Abteilungen vor erheblichen Herausforderungen. Einerseits bieten moderne Technologien und digitale Lösungen die Möglichkeit, die Effizienz im HR-Bereich zu steigern. Andererseits ist die Realität in vielen Unternehmen von fragmentierten Systemen und manuellen Dateneingaben geprägt, was zu Ineffizienzen und Fehleranfälligkeit führt.
Das Softwareunternehmen aconso hat zu diesem Thema Anfang des Jahres 2025 einen umfassenden Branchenreport veröffentlich, in welchem 650 HR-Führungskräfte weltweit zur ihren aktuellen Herausforderungen befragt wurden. Welche das genau sind und welche Chancen sich daraus ergeben können, besprechen Michael Scheffler, Managing Director bei p78 und sein Gast, Dr. Martin Grentzer, CFO / CHRO der aconso AG.
Ergänzende Informationen zu dieser Episode:
- Homepage von aconso
- aconso HR Frontrunners Community für HR-Profis
- “Digitale Personalakte in SAP SuccessFactors”, aconso
- „Mut zur Transformation: Wie HR durch Digitalisierung & KI das volle Potenzial entfesselt“ / „Transformation durch Digitalisierung & KI – die neue HR-Studie!“, aconso Studie
- "Mit SAP Business AI den HR-Bereich revolutionieren", HR/IT Talk Folge #60
- „SAP Business AI für das Personalwesen“, SAP Produktseite
Das Interview zum Nachlesen
Michael Scheffler
In der heutigen Arbeitswelt stehen HR-Abteilungen vor erheblichen Herausforderungen. Einerseits bieten moderne Technologien und digitale Lösungen die Möglichkeit, die Effizienz im HR-Bereich zu steigern. Andererseits ist die Realität in vielen Unternehmen von fragmentierten Systemen und manuellen Dateneingaben geprägt, was zu Ineffizienzen und Fehler anfälligkeiten führt. Das Softwareunternehmen Aconso hat zu diesem Thema Anfang des Jahres einen umfassenden Broschenreport für öffentlich, in welchen 650 HR-Führungskräfte weltweit zu ihren aktuellen Herausforderungen befragt wurden. Welche das genau sind und welche Chancen sich daraus ergeben können, bespräche ich heute mit meinem Gast Dr. Martin Grenzer, CFO und CHO der Aconso AG. Damit herzlich willkommen zu einer neuen Folge von HIT Talk. Mein Name ist Michael Schäffler.
Hallo Martin, schön, dass du es einrichten konntest, heute hier zu Gast zu sein bei mir. Möchtest du dich einmal bitte für unsere Hörer:innen als allererstes vorstellen?
Martin Grentzer
Ja, mein Name ist Martin Grenzer. Ich bin Mitgründer der Aconso AG, die wir vor fast 25 Jahren gegründet haben und dort Vorstand in der Funktion als CFO, also Finance und als CHO, was ja heute eine Rolle spielt in unserem Podcast. Ich habe damit 25 Jahre und mehr Erfahrung im Umfeld der digitalen Personalakte, auch insgesamt über Digitalisierung von HR-Prozessen und neuerdings, was jetzt hinzukommt und Thema heute sein wird natürlich auch in KI. Darüber hinaus bin ich Ambassador der HR Frontrunners.
Michael Scheffler
Eine lange Zeit, das muss man erst mal schaffen. Dann Martin, danke für die Vorstellung. Kannst du auch noch ein paar Sätze zu Aconso bitte sagen, also zum Unternehmen selbst und natürlich auch euren Lösungen. Ich denke, viele unserer Hörerinnen und Hörer, die kennen euch bereits aus dem SAP Partner Universum, aber für den einen oder anderen Seite vielleicht noch neu. Vielleicht kannst du da noch mal ein bisschen was dazu sagen, bitte.
Martin Grentzer
Sehr gerne. Die Aconso ist groß geworden und macht die klassische Digitale Personalakte. Damit waren wir vor 25 Jahren bereits am Markt. Aber die Welt hat sich natürlich weiterentwickelt. Das heißt, heute gibt es natürlich auch die automatisierte Dokumentenerstellung und das gesamte digitale Dokumentenmanagement. Darunter verstehen wir alle Prozesse und Workflows mit Freigaben, mit Unterschriften und so weiter, aber auch das Papierscannen, weil bis heute gibt es auch in digitalen Personalabteilungen immer noch eine doch beachtliche Menge an Papier, das wir natürlich auch zu digitalisieren haben. Schließlich die neuesten Themen sind natürlich KI und das ganze System ist heute natürlich in der Cloud verfügbar, sodass es sehr einfach ist, so ein System auch zu nutzen und auch einzuführen. Letztlich, wenn man auf die Aconso schaut, haben wir heute mit mehr als 6 Millionen Beschäftigten und über eine Milliarde HR-Dokumente auf unseren Aconsosystemen. Und vielleicht noch so ein bisschen unser Credo, das wäre so zu formulieren, dass wir sagen, hier bei Aconso möchten wir es ermöglichen, dass HR-Teams weltweit sich auf das Wichtigste in ihrem Unternehmen fokussieren und das sind die Mitarbeitenden.
Michael Scheffler
Vielen Dank dafür und ich kannte euch ja natürlich schon sehr gut Aconso als Unternehmen. Wir partnern ja bereits seit einigen Jahren sehr erfolgreich, insbesondere wenn es darum geht SAP Anwenderunternehmen, eine digitale Personalakte, also eure DPA, als ich sage jetzt mal Dokumententrehsscheibe, vor allem im Bereich vom SAP Success Factor, bereitzustellen und zu implementieren. Somit können Personaldaten und HR-Dokumente, wie du auch gerade schon ausgeführt hast, in einem System gemeinsam genutzt werden. Der große Mehrwert ist dann immer, dass dokumentenbasierte HR-Prozesse wirklich end zu end unterstützt werden können und Dokumente wie etwa ein Arbeitsvertrag oder ein Arbeitszeugnis automatisch erzeugt und in Echtzeit in der digitalen Akte abgelegt werden können. Du hast es auch gerade erläutert mit dem Thema Dokumentenerzeugung. Kannst du eure Lösung und die Funktion der DPA nochmals etwas detaillierter erläutern? Also das ist ja ein sehr breites Potpourri an Möglichkeiten, die ihr da inzwischen habt.
Martin Grentzer
Ja, sehr gerne, Michael. Der Dreh- und Angelpunkt ist natürlich: Wo kommen die Informationen zu einem solchen Dokumentenworkflow, zu einem Dokumentenprozess her? Und das ist genau die Verzahnung mit SAP SuccessFactors. Dort liegen nämlich all die Informationen zu einem gewissen Prozess, die ich brauche, um dann tatsächlich auch die Dokumente dazu erstellen zu können. Und so wie du es genannt hast – das ist völlig egal, welche Dokumente das sein können im HR-Umfeld – das sind Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Gehaltserhöhungen, Teilzeitanträge, all diese Dinge, die erstellt werden müssen, brauchen Daten. Welche Person betrifft es? Welcher Name, welche Personalnummer usw. Und das ist in SuccessFactors drin. Das heißt, so können diese Personaldaten und HR-Dokumente, die durch uns wiederum erstellt werden, in einem einzigen Tool gemanagt werden. Aconso übernimmt die Informationen von SAP SuccessFactors für die Verwaltung und die Erstellung von Dokumenten.
Der Prozess geht dann weiter mit Freigaben, die gesetzt werden können von unterschiedlichen Abteilungen oder Organisationseinheiten im Haus – und schließlich bis hin zu einer digitalen Unterschrift, ob das jetzt DocuSign ist oder Adobe Sign, die dann gewährleistet, dass ein Dokument mit Unterschrift finalisiert ist. Und danach geht es in die digitale Personalakte, sodass wir – wie du es gesagt hast – einen wichtigen End-to-End-Prozess haben. Das heißt, von der digitalen Erstellung über die Abteilungen hinweg, der Bearbeitung, bis hinten hin zur vollautomatischen digitalen Ablage in der digitalen Personalakte. Und das ist eigentlich ein großer Unterschied zu vor 25 Jahren. Da haben wir alles im Papier gemacht und waren am Ende froh, wenn wir das Papier einscannen konnten und digital aufbewahren konnten. Das war sozusagen der Beginn. Da war man damals schon glücklich, aber heute möchte man natürlich nichts mehr mit Papier bearbeiten, sondern alles in einem digitalen Workflow haben.
Michael Scheffler
Ja, und welche Vorteile gehen mit einer DPA für die Personalerinnen und Personaler einher? Ich denke, das liegt auf der Hand, aber vielleicht kannst du da noch mal so ein bisschen von deiner Seite das erläutern.
Martin Grentzer
Also ich denke, die wichtigsten Vorteile sind zum einen die Standortunabhängigkeit, zum anderen, dass ich einen sicheren Zugriff auf HR-Dokumente habe – und das Ganze auch natürlich digital, ohne Schattenakten, was im Papier immer ein sehr großes Problem ist. Wir haben eine sehr große Transparenz, sowohl innerhalb der HR-Abteilung – insbesondere in großen Konzernen geht es ja dann über viele HR-Abteilungen hinweg, auch in die Fachabteilungen hinein – bis hin natürlich zu den Mitarbeitenden, die selbstverständlich auch Akteneinsicht haben können. Es gibt Untersuchungen, dass wir bis zu 90 % Produktivitätssteigerung dadurch erreichen können, insbesondere auch, wenn wir auf innovative KI-Funktionen schauen, die Automatisierungsprozesse deutlich beschleunigen. Ich denke da beispielsweise nur an so eine automatisierte, sichere Ablage, die gar nicht mehr manuell unterstützt werden muss. Zum anderen auch wichtig: Datenschutz und Datensicherheit sind DSGVO-konform garantiert. Das bekommen wir digital deutlich besser hin als in einer Papiervariante. Und damit folgt: mehr Effizienz, weniger Kosten, höhere Transparenz. Und ein letzter Punkt: Wir haben eine deutlich bessere Employee Experience, denn wir sind modern, schnell und zuverlässig.
Michael Scheffler
Das sind eine ganze Reihe von Vorteilen, sehe ich genauso. Und dann würde ich jetzt gerne die Brücke schlagen zu unserem eigentlichen Thema für heute. “Führungskräfte im HR-Bereich befinden sich nämlich in einer Zwickmühle. Sie sind leidenschaftlich bemüht, sowohl für Mitarbeitende als auch das Unternehmen mehr Wert zu schaffen, fühlen sich aber mit der Umsetzung überfordert.” Das ist ein Zitat aus eurem Aconso-Trend-Report: „Mut zur Transformation – wie HR durch Digitalisierung und KI das volle Potenzial entfesselt.“ Den Bericht habt ihr weltweit erhoben. 75 % der Befragten sagten, dass es schwierig ist, die HR-Strategie mit den sich schnell ändernden Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Gleichzeitig wird betont, dass HR immer strategischer arbeitet. Martin, wie kann dieser Spagat deiner Meinung nach gelingen? Kannst du dazu ein bisschen was sagen, bitte?
Martin Grentzer
Also, der Spagat ist tatsächlich eine sehr große Herausforderung, das hören wir allerorten, wenn wir uns mit HR-Leitungen austauschen. Und das ist auch gar nicht so ganz einfach aufzulösen. In unserer Untersuchung kam auch heraus, dass 72 % sagen, sie haben begrenzte Ressourcen, um all das bewältigen zu können, was eigentlich die Anforderungen sind. Und immerhin noch 44 % sagen, dass manuelle Prozesse kaum Zeit für wertschöpfende Aufgaben lassen. Ich denke, bei den 44 % muss man ansetzen. Denn dass wir begrenzte Ressourcen in den personalorganisationen haben – das wird immer der Kampf sein: genug Ressourcen zu haben oder mit wenigen Ressourcen irgendwie klarzukommen. Das heißt, wir müssen unbedingt schauen, dass die Personalabteilung weg vom operativen Overload kommt – raus aus dem Hamsterrad – hin zum strategischen Gestalten, das ja immer mehr und immer stärker – auch zurecht, denke ich – gefordert wird.
Für mich gibt es da im Wesentlichen drei Dinge, wie wir diesen Spagat angehen und auch ein Stück weit auflösen können:
Automatisierung von Routineaufgaben, sodass wir dafür keine Ressourcen mehr binden müssen.
Klare Priorisierung - Ich muss wissen, was wichtig ist und was ich zuerst erledigen muss.
Und insgesamt eine Modernisierung durch Digitalisierung. Denn moderne Tools motivieren die Teams –
sowohl in HR, bei den Führungskräften als auch bei den Mitarbeitenden.
Das heißt: Wir brauchen smarte, digitale Prozesse, um aus dieser Falle herauszukommen.
Michael Scheffler
Apropo Entlastung – ein Drittel der deutschen HR-Abteilungen arbeitet laut eurem Report noch immer sehr stark manuell. Das deckt sich auch mit meiner Erfahrung – ich bin ja auch viel in Kundenprojekten unterwegs. Warum tut sich deiner Meinung nach Deutschland so schwer mit der Digitalisierung? Wie siehst du das?
Martin Grentzer
Das ist eine ganz gute Frage, weil: Eigentlich ist ja Deutschland ein Technologiestandort. Aber andererseits – und das wissen wir ja auch aus vielen anderen Bereichen, nicht nur aus HR – hinken wir in der Digitalisierung, verglichen mit anderen europäischen Ländern, zum Teil deutlich hinterher. Jetzt auf HR bezogen denke ich, dass HR vielerorts im Unternehmen immer noch als Verwaltungsstelle und Kostenfaktor gesehen wird – weniger als Innovationstreiber. Investitionen werden deshalb häufig hinten angestellt – und dann fehlen die Ressourcen, um zu modernisieren, zu digitalisieren und neue Technologien einzuführen.
Auf der anderen Seite war HR – zumindest in der Vergangenheit, da tut sich ja jetzt zum Glück einiges – oft nicht besonders IT-affin. Und wir sehen auch, dass es manchmal an starken Partnern innerhalb des Unternehmens fehlt – HR braucht solche starken Partner, z. B. die IT-Abteilung oder die Geschäftsleitung. Ein weiteres Hemmnis können auch rechtliche Bedenken sein: Die Sorge, etwas zu digitalisieren, was vorher auf Papier rechtssicher funktioniert hat. Aber da setze ich schon mal mein erstes Fragezeichen. Ich denke, der Weg muss ganz klar Richtung KI und Automatisierung gehen. Denn das bringt die erhebliche Zeitersparnis, die wir dringend brauchen – und als Nebeneffekt eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
Michael Scheffler
Ein weiteres großes Thema in eurem Report ist der Einfluss von KI und Automatisierung. Laut eures Branchenreports hat ein Großteil der HR-Abteilungen bereits damit begonnen, KI in ihre Prozesse zu integrieren. Welche konkreten Einsatzbereiche siehst du denn hier?
Martin Grentzer
KI wird in jedem Fall HR verändern – und es gibt ganz viele Anwendungsfälle. Viele davon sind den Zuhörer:innen sicher schon bekannt oder haben sie zumindest schon mal gehört: beispielsweise die Vorauswahl im Recruiting, automatisierte Dokumentenerstellung, oder die automatisierte Dokumentenablage – das hatte ich ja vorhin schon angesprochen. Aber auch KI-gestützte Chatbots, People Analytics, also Analysen und Prognosen aus Daten: zum Beispiel, welcher Mitarbeitende kündigungsgefährdet ist, weil er sich vielleicht nicht mehr wohlfühlt im Unternehmen. Ich kann mir vorstellen, dass wir künftig nicht mehr tippen müssen, um etwas in der Akte zu suchen, sondern dass wir mit der Personalakte chatten können.
Auch beim Skills Management ist einiges möglich: Die KI kann auf die Datenbasis aus der digitalen Personalakte zugreifen – statt ein separates System zu nutzen, das oft schlecht gepflegt ist und nur mittelmäßige Ergebnisse liefert. Ideen gibt es viele, und ich denke: Wir stehen gerade erst am Anfang. KI kann damit Aufgaben übernehmen und auch den Workload reduzieren. Aber eines müssen wir uns trotzdem immer klar machen: Der Mensch bleibt entscheidend – aus mindestens zwei Gründen:
- Nur der Mensch kann Verantwortung tragen: KI kann unterstützen, aber nicht entscheiden oder haften.
Die persönliche Komponente: Wir sind in HR. Der persönliche Austausch bleibt trotz Technologie unersetzlich.
Michael Scheffler
Gute Punkte, die du da machst – ich stimme dir absolut zu. Und die SAP selbst ist ja auch sehr aktiv, zum Beispiel mit SAP Business AI for HR. Da werden umfassende Lösungen im SAP SuccessFactors-Standard bereitgestellt – und da kommt künftig sicher noch mehr. Ich möchte aber noch einen anderen Punkt ansprechen, den du gerade schon erwähnt hast: Datenschutz. Laut eurem Report sehen 54 % der HR-Abteilungen in der DACH-Region den Datenschutz als größtes Hindernis für den Einsatz von KI. Klar – liegt auf der Hand, es geht um sensible HR-Daten. Wie können Unternehmen hier den richtigen Weg finden? Hast du da ein paar Tipps aus deiner Praxis?
Martin Grentzer
Ja, Michael – das ist tatsächlich so. Datenschutz in der EU ist ein herausforderndes Thema, und die DSGVO stellt – wie wir alle wissen – sehr hohe Anforderungen. Aber ich denke, man kann dem begegnen, wenn man einige Punkte berücksichtigt:
- Transparenz schaffen: Offen kommunizieren, wie KI eingesetzt wird und welche Daten verarbeitet werden. Das schafft Vertrauen – bei Mitarbeitenden, beim Betriebsrat, beim Datenschutzbeauftragten und auch bei Kunden.
- Privacy by Design – also Datenschutz durch Technikgestaltung: Die KI-Systeme sollten so entwickelt werden, dass sie von Anfang an datenschutzfreundlich sind und nur die nötigsten Daten erfassen und verarbeiten.
- Technische Maßnahmen – das kennt man ja auch: Verschlüsselung, Anonymisierung, Zugriffskontrollen – all das gehört zur technischen Umsetzung einfach dazu.
- Schulungen und Sensibilisierung: Mitarbeitende müssen den richtigen Umgang mit sensiblen Daten lernen – und die Datenschutzvorgaben auch wirklich verstehen.
Der Schlüssel ist die Balance: Effizienz durch KI auf der einen Seite – Compliance auf der anderen. Die Lösung kann nicht sein, KI gar nicht erst einzusetzen – denn das würde uns im internationalen Vergleich viel zu weit zurückwerfen.
Michael Scheffler
Einen Punkt, den ich auch noch mal aus eurem Report herausgelesen habe, möchte ich mit dir ansprechen: HR-Fachkräfte sind überlastet. 41 % kämpfen mit ihrer Work-Life-Balance, und 72 % sagen, dass begrenzte Budgets sie einschränken. Auch das kann ich aus meiner Projektpraxis nur bestätigen. Wenn man sieht, wie viele Projekte gleichzeitig bei den Personalern laufen – Entgeltabrechnung, Fachkräftemangel, kranke Mitarbeitende etc. – das alles kann sehr herausfordernd sein. Hast du hier irgendwelche Handlungsempfehlungen? Gibt es aus deiner Sicht Lösungen?
Martin Grentzer
Ja, da hast du recht. Diese Überlastung ist tatsächlich real – die erleben wir auch. Die HR-Fachkräfte stecken in einem Kreislauf aus operativen Aufgaben – ich habe es vorhin „Hamsterrad“ genannt. Auch hier wieder: Die Frage ist, wie kann ich manuelle Prozesse reduzieren?
Ein paar konkrete Ansätze:
Automatisierung – das ist der erste und wichtigste Punkt. KI-Tools nutzen, um repetitive Aufgaben wie Bewerbungsmanagement, Terminplanung, Datenpflege effizient und automatisiert zu erledigen. Das spart Zeit und entlastet das Team.
Priorisierung - Wir müssen wissen, was wirklich wichtig ist – und weniger dringende Aufgaben nach hinten stellen oder delegieren. Eine klare Priorisierung hilft, Überlastung zu vermeiden.
Weiterbildung und Schulung - Investitionen in Schulungen machen HR-Fachkräfte fit im Umgang mit neuen Technologien und verbessern die Arbeitsfähigkeit enorm.
Und zuletzt – etwas allgemeiner, aber ebenso wichtig: Flexiblere Arbeitszeitmodelle und Homeoffice-Optionen - Das kann die Work-Life-Balance deutlich verbessern und die Zufriedenheit im Team steigern.
Kurz gesagt: HR kann Game Changer sein – mit den richtigen Werkzeugen und Ressourcen.
Michael Scheffler
Das waren auch sehr viele Informationen. Kannst du vielleicht noch mal für unsere Zuhörer:innen eine kleine Zusammenfassung machen?
Was sind für dich die wichtigsten Punkte?
Martin Grentzer
Ja, sehr gerne. Aus meiner Sicht sind das die folgenden Kernpunkte:
HR muss den Schritt in die Digitalisierung gehen: Daran führt kein Weg vorbei. Spätestens seit Corona ist klar: Ohne digitale Prozesse ist HR nicht zukunftsfähig.
KI und Automatisierung bieten enorme Chancen: Aber wir müssen diese Chancen auch wirklich ergreifen und praktisch umsetzen. Es reicht nicht, über KI zu reden – sie muss in die Prozesse integriert werden. Dabei gilt: KI kann unterstützen, aber der Mensch bleibt verantwortlich.
Datenschutz und Compliance sind zentrale Herausforderungen: Die DSGVO schützt uns alle – Unternehmen und Mitarbeitende. Wer hier strukturiert vorgeht, gewinnt Vertrauen und Sicherheit.
Zusammenfassend würde ich sagen: Smarte Technologien, Weiterbildung und strategische Priorisierung sind der Schlüssel für eine erfolgreiche HR-Zukunft.
Michael Scheffler
Vielen Dank, Martin, für diese Zusammenfassung. Wir sind auch schon wieder fast am Ende der Zeit. Hast du denn abschließend noch einen Gedanken, den du mit unseren Zuhörer:innen teilen möchtest?
Martin Grentzer
Ja – um HR-Führungskräfte auf ihrem Weg zu KI und digitaler Transformation zu unterstützen, haben wir vor einiger Zeit die Aconso HR Frontrunners gegründet. Das ist eine globale Community-Plattform für HR-Führungskräfte und -Fachleute. Die Mitglieder können sich dort über Trends, Technologien und Best Practices austauschen. Wir bieten exklusiven Zugang zu Veranstaltungen und Branchenforschungen, um die digitale Transformation in HR-Abteilungen zu beschleunigen.
Und auch hier gilt: HR muss mutig sein. Nur wer frühzeitig mit Automatisierung, KI und modernen Technologien beginnt, wird langfristig davon profitieren.
Michael Scheffler
Ich schlage vor, ich nehme dazu auch noch ergänzende Informationen in die Shownotes dieser Folge. Vielen Dank, dass du hier zu Gast warst – wir bleiben auf jeden Fall in Kontakt.
